Signature électronique : les 5 raisons de l’adopter

Signature électronique : les 5 raisons de l’adopter

Avec la crise sanitaire de nombreuses entreprises ont accéléré leur transformation digitale pour s’adapter à de nouvelles contraintes et gagner en agilité.

La signature a notamment gagné en popularité avec la crise, elle permet d’assurer la continuité de l’activité. En effet depuis plusieurs mois les salariés doivent travailler à distance et les rendez-vous clients ne peuvent plus être honorés en présentiel, cette solution apparait comme la solution optimale pour assurer la contractualisation mais aussi la continuité de l’activité de l’entreprise.

Voici les 5 raisons qui vont définitivement vous convaincre de passer à la signature électronique :

      1. La signature électronique permet de gagner du temps

La signature électronique va permettre de réduire significativement les délais entre les différents signataires. Grâce à la signature électronique, la signature est immédiate, vous n’avez plus besoin de poster les documents, et d’attendre qu’ils soient signés.

Il est possible de contractualiser en quelques minutes. Pour les entreprises qui ont mis en place des solutions d’archivage électronique et des solutions collaboratives (comme la GED, Gestion Électronique des Documents), le fait que les documents ainsi signés soient nativement en format électronique les rend d’autant plus simples à archiver et à partager si besoin !

Cette solution permet de fluidifier et d’accélérer les échanges avec les parties prenantes en interne comme en externe : collaborateurs, fournisseurs, clients et prestataires.

      2. La signature électronique permet de réaliser des économies

Vos collaborateurs vont tout t’abord gagner du temps pour se consacrer à des tâches à valeur ajoutée. De plus, la signature électronique est une solution qui permet de réaliser des économies sur les frais liés aux consommables et matières premières tels que les frais d'impression, d'affranchissement, de déplacement, les frais d’achats de papiers, d’enveloppes, de timbres.

Une fois signé électroniquement le document peut être stocké, archivé facilement selon la solution choisie par votre entreprise.

L’idéal pour ce type de prestation est d’avoir une solution qui permet les deux. Méditerranée Bureautique vous propose une Gestion Électronique de Document incluant la signature électronique.

      3. La signature électronique améliore l’expérience client

Moderne et simple à implémenter, la signature électronique offre à vos équipes une vue d’ensemble sur les workflows. En utilisant ce type de solution, vous offrez à vos clients une nouvelle expérience plus fluide et qui optimisera également leur temps, le tout de manière sécurisée.

En interne, la signature électronique saura séduire les collaborateurs en faveur d’outils non seulement modernes mais aussi plus écologiques. Ce type d’outil numérique se met aussi au service de votre marque employeur.

      4. Avec notre solution, la signature électronique c’est facile !

L'envoi :

Depuis Zeendoc, sélectionnez le document, renseignez les signataires et choisissez le mode d’envoi soit simultané à l’ensemble des destinataires soit en mode séquentiel. Vous déterminez la durée de validité du document et envoyez.

La signature :

Chaque signataire reçoit le contrat par email avec un lien sécurisé, Il accède alors au document et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur son mobile afin de garantir son identité et signer électroniquement le document.

Le suivi et la gestion :

Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signé ou refusé) par destinataire vous permet d’être informé en temps réel de l’avancement du dossier. Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé dans Zeendoc.

      5. La signature électronique est fiable et sécurise vos échanges

La signature offre des gages de sécurité. Signer électroniquement signifie aussi assurer la traçabilité des documents puisqu’une signature électronique s’accompagne d’un certificat numérique qui permet de retrouver chacune des modifications réalisées sur les documents signés et d’identifier les auteurs de ces modifications.

La valeur légale des signatures :

En France, les signatures électroniques et manuscrites ont la même valeur juridique. Elles garantissent l'intégrité d'un document et permettent aussi d'en identifier l'auteur.

         Lancement du processus depuis Zeendoc ;

         Une signature reconnue par Adobe® ;

         Un certificat électronique à usage unique par signataire et signature ;

         OTP : One Time Password (Mot de passe à usage unique) ;

         Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » européenne ;

         Horodatage inclus et archivage automatique du document signé dans Zeendoc ;

         Vignette du certificat de signature à l’écran et à l’impression.

 

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