Pourquoi mettre en place une gestion documentaire

Pourquoi mettre en place une gestion documentaire

La gestion documentaire a prouvé son impact sur la productivité de ses utilisateurs, la rationalisation des processus, mais aussi sur le management et la sécurisation des données sensibles.

Un bénéfice sur l'organisation et le management au sein de la société

Grâce à la GED, la communication au sein de l'établissement est optimisée. L'accès à la documentation dans des versions électroniques devient optimal. En effet, les documents sont centralisés et structurés pour tous les services dans un espace unique et crypté.

Toutes les informations sont transmises aux personnes concernées et restent accessibles grâce à leur dématérialisation. La base documentaire est consultable sur plusieurs appareils comme l'ordinateur, la tablette ou le smartphone. La continuité de l'activité est donc assurée, en toutes circonstances.

Un gain en productivité

La GED contribue à la dématérialisation des processus internes. Chaque utilisateur a accès aux services dont il a besoin.

Lors du dépôt et de l’archivage d’un document dans votre GED, il sera pré-indexé automatiquement et sera contrôlé (Les éléments constituant un même dossier seront automatiquement rapprochés). Vous garderez le contrôle sur vos informations en gérant les droits d’accès de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.…) dès le dépôt du document.

Le temps de saisie est réduit et les risques d'erreurs sont limités. Il s'agit d'un réel gain de temps qui permet à l'utilisateur de se recentrer sur le cœur de son activité.

Le circuit de validation d'un document est paramétrable dans l'outil et peut être limité à certaines personnes.

Un accès à l'information performant

Les échanges d'informations sont en effet plus fluides aussi bien en interne que vis-à-vis de l'extérieur, avec les clients, fournisseurs ou partenaires, par exemple.

Le partage sera sécurisé puisqu'il est possible de limiter l'accès à un document spécifique ou de réaliser un partage par lien sécurisé.

Une dématérialisation favorisée par la loi

  • La loi El Komhri concernant le bulletin de paie électronique ;
  •  La loi Lemaire qui permet à l'État de favoriser son développement numérique ;
  • L’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 qui rend obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs via Chorus Pro ;
  • La signature électronique qui a été autorisée par la loi du 13 mars 2000.

La gestion documentaire est un réel outil performant, intuitif, sécurisé et utilisant les technologies actuelles.

Une base documentaire unique accessible à tous ou limitée par un accès sécurisé vous permet, entre autres, de gagner du temps et d'améliorer la communication entre les différents collaborateurs. Le contexte actuel de développement du télétravail et d’accès à distance aux informations est propice à la mise en place d'un tel outil.

 

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