Comment faire de la signature électronique une solution optimale ?

Comment faire de la signature électronique une solution optimale ?

La profusion et le développement de nouvelles technologies ne laissent en marge aucun secteur d’activités. Elles représentent un enjeu majeur pour l’atteinte des objectifs des entreprises. La signature électronique est un maillon clé dans le processus de digitalisation et de gestion optimale des sociétés.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est à un document au format numérique ce que la signature manuscrite est à un document papier. En d’autres termes elle permet d’authentifier votre approbation et vous engage à l’égard du document signé. La signature électronique a une véritable valeur légale, elle est admise comme preuve en cas de litige ou de contrôle dans la mesure où le document peut être conservé de manière à garantir sa sécurité et son intégrité.

Les avantages de ce processus

La signature électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d’abord elle constitue une solution économique et rentable, elle permet également de gagner du temps et d’améliorer la relation client.

De plus la signature électronique assure l’authenticité du document et limites les risques de falsification, car la signature électronique est propre à chaque signataire.

Cerise sur le gâteau, l’e-signature jouit d’une protection juridique efficace, car elle est reconnue par l’État.

Comment mettre en place le processus de signature électronique au sein d’une entreprise ?

Méditerranée Bureautique vous accompagne dans cette étape du processus de digitalisation.

Notre solution de dématérialisation inclue la signature électronique.

L'envoi

Depuis Zeendoc, sélectionnez le document, renseignez les signataires et choisissez le mode d’envoi soit simultané à l’ensemble des destinataires soit en mode séquentiel. Vous déterminez la durée de validité du document et envoyez.

La signature

Chaque signataire reçoit le contrat par email avec un lien sécurisé, Il accède alors au document et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur son mobile afin de garantir son identité et signer électroniquement le document.

Le suivi et la gestion

Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signé ou refusé) par destinataire vous permet d’être informé en temps réel de l’avancement du dossier. Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé dans Zeendoc.

La valeur légale des signatures

En France, les signatures électroniques et manuscrites ont la même valeur juridique. Elles garantissent l'intégrité d'un document et permettent aussi d'en identifier l'auteur.

  • Lancement du processus depuis Zeendoc ;
  • Une signature reconnue par Adobe® ;
  • Un certificat électronique à usage unique par signataire et signature ;
  • OTP : One Time Password (Mot de passe à usage unique) ;
  • Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » européenne ;
  • Horodatage inclus et archivage automatique du document signé dans Zeendoc ;
  • Vignette du certificat de signature à l’écran et à l’impression

 

 

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