Pourquoi digitaliser les processus RH ?

Pourquoi digitaliser les processus RH ?

Encore trop souvent remis au format papier ou envoyé par courrier, les bulletins de paie constituent un véritable défi pour les ressources humaines lorsque le travail à distance tend à devenir la norme. En effet, comment transmettre aux collaborateurs leurs fiches de salaire et leur permettre de signer leurs documents ? Heureusement, des solutions simples existent.

Indispensable à la continuité d’activité, la signature des contrats, avenants, accords, attestations et consorts, peut vite être limitée en période de crise. Chaque transaction ou relation (embauche, partenariat, etc.) nécessite en effet la signature d’un document signé, engageant les différentes parties. Ce qui peut devenir problématique en cas de sinistre ou de crise, en témoigne le confinement mis en place en France durant la pandémie de Covid-19, qui a forcé les organisations à revoir leurs processus.

La signature électronique : la solution idéale !

Les bouleversements dus à une période de tensions sont l’occasion de se tourner vers des outils qui n’étaient pas forcément envisagés jusqu’alors. Nombre d’organisations choisissent ainsi le cloud et les logiciels métiers en SaaS pour pouvoir travailler sur des documents nativement numériques, qu’il est ensuite possible d’intégrer dans un workflow de validation et sur lesquels il est possible d’ajouter une signature électronique (qui a, pour rappel, la même valeur légale que son homologue manuscrite). Pour être réalisée, elle nécessite toutefois un certificat attestant de l’identité du signataire et une solution dédiée. Par ailleurs, bien que plusieurs niveaux de signatures existent (selon les risques liés aux documents), les services RH peuvent généralement se contenter de la signature simple, plus facile à mettre en place. Le processus est finalement peu contraignant pour l’ensemble des personnes concernées par le contrat.

Bulletins de paie dématérialisés : un dispositif encadré

En matière de dématérialisation, les bulletins de salaire font, eux aussi, l’objet d’une réglementation précise. En mai 2009, la loi n° 2009-526 modifiait le Code du Travail afin que l’employeur puisse remettre ce document sous forme électronique. La procédure a ensuite été largement simplifiée par la loi Travail du 8 août 2016 qui précise que, par défaut, l’employeur peut transmettre un bulletin de paie électronique, et que c’est au salarié de se manifester s’il souhaite s’y opposer. Ces documents sont à mettre à la disposition des collaborateurs via un coffre-fort numérique personnel, garantissant leur sécurité et un accès limité au seul salarié concerné.

 

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