Comment démarrer sa transformation numérique ?

Comment démarrer sa transformation numérique ?

La crise sanitaire a accéléré la transformation digitale pour la plupart des entreprises. Ce phénomène est aussi accentué par les nombreuses réglementations et les échéances liées telle que la loi de finances de 2020 qui annonce la facturation dématérialisée pour 2023. Toutes les factures émises entre assujettis à la TVA devront obligatoirement être émises sous la forme électronique, cela inclut donc le secteur industriel aussi. Un secteur qui a de nombreuses factures d’achat de matières premières pour sa production, mais également qui émet des factures à ses clients.

Pour une transformation réussie voici 5 bonnes pratiques

       1.  Écouter ses collaborateurs

Un jeune collaborateur se plaint de l’archaïsme supposé des processus papier. Un commercial regrette de devoir passer au bureau pour imprimer ses notes de frais. Une formatrice aimerait planifier ses prochaines sessions sur un calendrier partagé... Les demandes de ce type, probablement nombreuses et répétitives, doivent être entendues par les dirigeants pour pouvoir donner lieu à des améliorations.

Le but est de s’appuyer sur les outils numériques afin d’optimiser les tâches effectuées quotidiennement par les salariés.

       2.  Faire appel à une entreprise spécialisée dans ce domaine

Le thème de la transformation numérique est devenu incontournable, comment s’y retrouver ?

Faire appel à une entreprise spécialisée dans la transformation numérique des entreprises est indispensable pour un accompagnement personnalisé et la compréhension de vos objectifs.

Méditerranée Bureautique sera vous accompagner tout au long de votre transformation numérique.

       3.  Réagir aux évolutions du marché

Avancer avec son temps pour une entreprise est important, il faut être à jour des évolutions du marché sur lequel se trouve l’entreprise. La transformation numérique de votre entreprise vous fera gagner en agilité, en économie et temps.

      4.  Réorganisez vos processus de travail

Réussir sa transformation digitale c’est offrir de nouveaux services à ses clients, mais c’est aussi repenser le fonctionnement de l’entreprise en interne. Notre solution de dématérialisation vous permettra de réorganiser les processus interne et externe de votre entreprise.

       5.  Mesurer ses capacités et ses progrès

Pour porter ses fruits, la transformation numérique doit elle aussi être mesurée, au travers d'indicateurs calés sur les priorités stratégiques des dirigeants. La priorité peut aussi être de veiller à ce que la numérisation contribue à améliorer le pilotage à distance des machines. Pour les chefs d’entreprise, le nerf de la guerre consiste aussi à accroître la part des ventes en ligne dans le chiffre d'affaires global de l'entreprise.

 

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Signature électronique : les 5 raisons de l’adopter

Signature électronique : les 5 raisons de l’adopter

Avec la crise sanitaire de nombreuses entreprises ont accéléré leur transformation digitale pour s’adapter à de nouvelles contraintes et gagner en agilité.

La signature a notamment gagné en popularité avec la crise, elle permet d’assurer la continuité de l’activité. En effet depuis plusieurs mois les salariés doivent travailler à distance et les rendez-vous clients ne peuvent plus être honorés en présentiel, cette solution apparait comme la solution optimale pour assurer la contractualisation mais aussi la continuité de l’activité de l’entreprise.

Voici les 5 raisons qui vont définitivement vous convaincre de passer à la signature électronique :

      1. La signature électronique permet de gagner du temps

La signature électronique va permettre de réduire significativement les délais entre les différents signataires. Grâce à la signature électronique, la signature est immédiate, vous n’avez plus besoin de poster les documents, et d’attendre qu’ils soient signés.

Il est possible de contractualiser en quelques minutes. Pour les entreprises qui ont mis en place des solutions d’archivage électronique et des solutions collaboratives (comme la GED, Gestion Électronique des Documents), le fait que les documents ainsi signés soient nativement en format électronique les rend d’autant plus simples à archiver et à partager si besoin !

Cette solution permet de fluidifier et d’accélérer les échanges avec les parties prenantes en interne comme en externe : collaborateurs, fournisseurs, clients et prestataires.

      2. La signature électronique permet de réaliser des économies

Vos collaborateurs vont tout t’abord gagner du temps pour se consacrer à des tâches à valeur ajoutée. De plus, la signature électronique est une solution qui permet de réaliser des économies sur les frais liés aux consommables et matières premières tels que les frais d'impression, d'affranchissement, de déplacement, les frais d’achats de papiers, d’enveloppes, de timbres.

Une fois signé électroniquement le document peut être stocké, archivé facilement selon la solution choisie par votre entreprise.

L’idéal pour ce type de prestation est d’avoir une solution qui permet les deux. Méditerranée Bureautique vous propose une Gestion Électronique de Document incluant la signature électronique.

      3. La signature électronique améliore l’expérience client

Moderne et simple à implémenter, la signature électronique offre à vos équipes une vue d’ensemble sur les workflows. En utilisant ce type de solution, vous offrez à vos clients une nouvelle expérience plus fluide et qui optimisera également leur temps, le tout de manière sécurisée.

En interne, la signature électronique saura séduire les collaborateurs en faveur d’outils non seulement modernes mais aussi plus écologiques. Ce type d’outil numérique se met aussi au service de votre marque employeur.

      4. Avec notre solution, la signature électronique c’est facile !

L'envoi :

Depuis Zeendoc, sélectionnez le document, renseignez les signataires et choisissez le mode d’envoi soit simultané à l’ensemble des destinataires soit en mode séquentiel. Vous déterminez la durée de validité du document et envoyez.

La signature :

Chaque signataire reçoit le contrat par email avec un lien sécurisé, Il accède alors au document et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur son mobile afin de garantir son identité et signer électroniquement le document.

Le suivi et la gestion :

Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signé ou refusé) par destinataire vous permet d’être informé en temps réel de l’avancement du dossier. Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé dans Zeendoc.

      5. La signature électronique est fiable et sécurise vos échanges

La signature offre des gages de sécurité. Signer électroniquement signifie aussi assurer la traçabilité des documents puisqu’une signature électronique s’accompagne d’un certificat numérique qui permet de retrouver chacune des modifications réalisées sur les documents signés et d’identifier les auteurs de ces modifications.

La valeur légale des signatures :

En France, les signatures électroniques et manuscrites ont la même valeur juridique. Elles garantissent l'intégrité d'un document et permettent aussi d'en identifier l'auteur.

         Lancement du processus depuis Zeendoc ;

         Une signature reconnue par Adobe® ;

         Un certificat électronique à usage unique par signataire et signature ;

         OTP : One Time Password (Mot de passe à usage unique) ;

         Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » européenne ;

         Horodatage inclus et archivage automatique du document signé dans Zeendoc ;

         Vignette du certificat de signature à l’écran et à l’impression.

 

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Quels sont les avantages de la factur-X ?

Quels sont les avantages de la factur-X ?

Les promesses de la Factur-X

Adapté à l'échange de factures pour tous les types de structures, la factur-x est composé d'un fichier PDF et d'un fichier de données XML. Ainsi, ce document peut être lu à la fois comme une facture traditionnelle mais peut également être traité automatiquement (RAD/LAD) par des systèmes informatiques comme une solution de gestion électronique des documents ou des logiciels comptables. La Factur-X doit répondre à 4 enjeux différents :

  1. Amélioration de la lisibilité de la facture,
  2. Automatisation de l'intégration de la facture entrante,
  3. Réduction des délais de transmission et de traitement,
  4. Amélioration des échanges entre entreprises européennes.

Quels sont les avantages du nouveau format de la facture numérique ?

Ce nouveau format de facture électronique présente certains avantages :

Le principal, et surement le plus important qui s’applique à la gestion électronique de factures d’une façon générale, est le gain de temps et d’argent car le traitement automatisé des factures nécessite moins de main d’œuvre et de ressources matérielles. Cela permet également une économie de papier et d’encre mais aussi de coûts de livraison (une facture coûte en moyenne 8,75 euros qui pourrait passer à 3,20 euros avec nos outils de dématérialisation.)

  • Ensuite, la mise en place de l’automatisation avec le logiciel pour la réception des factures permet de libérer des collaborateurs pour des missions plus importantes dans l’entreprise.
  • D’autre part, la factur-X vous permettra de gagner en productivité avec la simplification du traitement des données des factures mais aussi de faciliter la communication avec des échanges plus rapides et fluides avec les clients et fournisseurs de votre entreprise.
  • Ce format de facturation numérique n’offre pas seulement des avantages aux entreprises qui l’utilisent, elle offre également des avantages aux clients comme par exemple la possibilité de réduire les délais de paiement, ce qui n’est pas négligeable en période de crise.
  • Une organisation plus claire avec la possibilité de retrouver toutes vos factures dans votre espace partagé en ligne.
  • De meilleurs échanges commerciaux entre membres de l’Union Européenne

     

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Pourquoi digitaliser les processus RH ?

Pourquoi digitaliser les processus RH ?

Encore trop souvent remis au format papier ou envoyé par courrier, les bulletins de paie constituent un véritable défi pour les ressources humaines lorsque le travail à distance tend à devenir la norme. En effet, comment transmettre aux collaborateurs leurs fiches de salaire et leur permettre de signer leurs documents ? Heureusement, des solutions simples existent.

Indispensable à la continuité d’activité, la signature des contrats, avenants, accords, attestations et consorts, peut vite être limitée en période de crise. Chaque transaction ou relation (embauche, partenariat, etc.) nécessite en effet la signature d’un document signé, engageant les différentes parties. Ce qui peut devenir problématique en cas de sinistre ou de crise, en témoigne le confinement mis en place en France durant la pandémie de Covid-19, qui a forcé les organisations à revoir leurs processus.

La signature électronique : la solution idéale !

Les bouleversements dus à une période de tensions sont l’occasion de se tourner vers des outils qui n’étaient pas forcément envisagés jusqu’alors. Nombre d’organisations choisissent ainsi le cloud et les logiciels métiers en SaaS pour pouvoir travailler sur des documents nativement numériques, qu’il est ensuite possible d’intégrer dans un workflow de validation et sur lesquels il est possible d’ajouter une signature électronique (qui a, pour rappel, la même valeur légale que son homologue manuscrite). Pour être réalisée, elle nécessite toutefois un certificat attestant de l’identité du signataire et une solution dédiée. Par ailleurs, bien que plusieurs niveaux de signatures existent (selon les risques liés aux documents), les services RH peuvent généralement se contenter de la signature simple, plus facile à mettre en place. Le processus est finalement peu contraignant pour l’ensemble des personnes concernées par le contrat.

Bulletins de paie dématérialisés : un dispositif encadré

En matière de dématérialisation, les bulletins de salaire font, eux aussi, l’objet d’une réglementation précise. En mai 2009, la loi n° 2009-526 modifiait le Code du Travail afin que l’employeur puisse remettre ce document sous forme électronique. La procédure a ensuite été largement simplifiée par la loi Travail du 8 août 2016 qui précise que, par défaut, l’employeur peut transmettre un bulletin de paie électronique, et que c’est au salarié de se manifester s’il souhaite s’y opposer. Ces documents sont à mettre à la disposition des collaborateurs via un coffre-fort numérique personnel, garantissant leur sécurité et un accès limité au seul salarié concerné.

 

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Qui peut utiliser la facture mixte ?

Qui peut utiliser la facture mixte ?

Ce nouvel outil est destiné à toutes les entreprises souhaitant automatiser leur processus. Cependant, ces mêmes entreprises ne sont pas toutes équipées de la même manière ou n’ont tout simplement pas le même logiciel. Plusieurs profils ont donc été créés pour permettre l’accès à la factur-X à toutes les entreprises :

       •  Profil Minimum : données de base exigée par la plateforme Chorus Pro

       •  Profil Basic : avec ou sans ligne de facture

       •  Profil EN16931 : intégralité des données prévues dans la norme sémantique européenne

Ces modèles permettent de pouvoir adapter les documents de chacun afin d’éviter de se retrouver face à des textes non adaptés, qui ne seront donc pas valides pour le traitement automatique.

Ces trois profils permettent également aux entreprises de pouvoir choisir celui qui leur correspond le mieux dans le cadre de leur facturation numérique hybride. C’est une méthode très pratique pour les TPE/PME car elles peuvent garder leurs processus de travail, en ayant accès à la factur-X et sans avoir besoin d’installer de nouveaux logiciels pour traiter le profil EN16931 qui configure les formats de factures électroniques mixtes.

La factur-X s’adapte aux nouveaux enjeux de la dématérialisation pour votre entreprise avec un partage rapide des informations et vos données sécurisées. La mise en application du format factur-X n’est pas obligatoire, l’essentiel est aujourd’hui de pouvoir accepter les factures fournisseurs dans ce format, de pouvoir les traiter et les archiver. Nos experts 5D Normandie vous accompagne dans la façon de gérer ce nouveau dispositif et souhaite vous offrir ses meilleurs services avec notre solution Zeendoc.

La Factur-X répond donc parfaitement à cette norme.

Ainsi dans la continuité de la transition numérique, l’article 153 de la Loi de Finances 2020 oblige toutes les entreprises à envoyer des factures électroniques dans le cadre de ses relations professionnelles. Ces entreprises doivent cependant être assujetties à la TVA.

Dorénavant, et ce, depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, peu importe leur taille, sont tenues à cette obligation.

Quel est l’intérêt majeur de la Factur-X ?

La Factur-X est donc la nouvelle norme pour passer à un système de facturation 100 % dématérialisé. Une fois injectée dans notre logiciel de traitement des factures, celle-ci suit un processus de contrôle, de rapprochement, d’intégration comptable, et de validation des paiements. Ceci facilite grandement le quotidien des entrepreneurs. Le tout en respectant les critères techniques imposés par les directives européennes et l’administration fiscale.

 

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Comment faire de la signature électronique une solution optimale ?

Comment faire de la signature électronique une solution optimale ?

La profusion et le développement de nouvelles technologies ne laissent en marge aucun secteur d’activités. Elles représentent un enjeu majeur pour l’atteinte des objectifs des entreprises. La signature électronique est un maillon clé dans le processus de digitalisation et de gestion optimale des sociétés.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est à un document au format numérique ce que la signature manuscrite est à un document papier. En d’autres termes elle permet d’authentifier votre approbation et vous engage à l’égard du document signé. La signature électronique a une véritable valeur légale, elle est admise comme preuve en cas de litige ou de contrôle dans la mesure où le document peut être conservé de manière à garantir sa sécurité et son intégrité.

Les avantages de ce processus

La signature électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d’abord elle constitue une solution économique et rentable, elle permet également de gagner du temps et d’améliorer la relation client.

De plus la signature électronique assure l’authenticité du document et limites les risques de falsification, car la signature électronique est propre à chaque signataire.

Cerise sur le gâteau, l’e-signature jouit d’une protection juridique efficace, car elle est reconnue par l’État.

Comment mettre en place le processus de signature électronique au sein d’une entreprise ?

Méditerranée Bureautique vous accompagne dans cette étape du processus de digitalisation.

Notre solution de dématérialisation inclue la signature électronique.

L'envoi

Depuis Zeendoc, sélectionnez le document, renseignez les signataires et choisissez le mode d’envoi soit simultané à l’ensemble des destinataires soit en mode séquentiel. Vous déterminez la durée de validité du document et envoyez.

La signature

Chaque signataire reçoit le contrat par email avec un lien sécurisé, Il accède alors au document et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur son mobile afin de garantir son identité et signer électroniquement le document.

Le suivi et la gestion

Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signé ou refusé) par destinataire vous permet d’être informé en temps réel de l’avancement du dossier. Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé dans Zeendoc.

La valeur légale des signatures

En France, les signatures électroniques et manuscrites ont la même valeur juridique. Elles garantissent l'intégrité d'un document et permettent aussi d'en identifier l'auteur.

  • Lancement du processus depuis Zeendoc ;
  • Une signature reconnue par Adobe® ;
  • Un certificat électronique à usage unique par signataire et signature ;
  • OTP : One Time Password (Mot de passe à usage unique) ;
  • Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » européenne ;
  • Horodatage inclus et archivage automatique du document signé dans Zeendoc ;
  • Vignette du certificat de signature à l’écran et à l’impression

 

 

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Qu’est-ce que la Facture-X, la nouvelle norme européenne

Qu’est-ce que la Facture-X, la nouvelle norme européenne

Notre solution de dématérialisation prend en compte le format FacturX, nouveau standard européen de la facture électronique.

La Factur-X est le nouveau standard européen de facture électronique répondant aux évolutions légales et techniques issues de l’électronique. Ce modèle de facture électronique dit « mixte » ou « hybride » combine obligatoirement deux types de documents :

        D’un côté, un fichier un fichier de données structurées embarqué dans un PDF/A3, qui est le format de document pour l’archivage. Ce fichier va permettre au destinataire de lire la facture comme si elle avait été émise au format papier, et va rassembler l’ensemble des informations nécessaires à un traitement manuel.

       De l’autre côté, un fichier de données XML afin d’automatiser le traitement de la facture. Ces informations sont destinées au logiciel de traitement qui va pouvoir automatiquement les récupérer, et permettre d’éviter une saisie manuelle et une perte de temps.

De nombreux enjeux juridiques interviennent dans l’apparition de la factur-X. Tout d’abord, il y a l’ordonnance du 26 Juin 2014 qui a décidé d’imposer l’usage de la facture électronique à toutes les entreprises qui travailleraient avec et dans le secteur public. Pour cela, elles doivent être envoyées avec un portail spécifique : Chorus Pro.

Il y a ensuite la loi de Finances 2020, dont son article l53 exige que toutes les entreprises soumises à la TVA soient dans l’obligation d’émettre des factures numériques entre professionnels. Les entreprises et leurs clients ont encore 2 ans pour s’y préparer car la loi n’entre définitivement en vigueur qu’en 2023.

Enfin, la commission européenne est, elle aussi, intervenue dans ce « projet » avec la publication le 16 octobre 2017, de la Norme sémantique européenne EN 16931. Elle impose un standard européen de facturation électronique pour permettre une facilitation des échanges entre les pays de l’Union Européenne.

La factur-X est une facture électronique qui doit obligatoirement contenir deux types de documents. Elle doit être en format PDF pour que l’utilisateur ou le destinataire puisse la lire et ainsi pouvoir contrôler toutes ses informations comme un document manuel, mais elle doit aussi comporter un fichier XML. Il a pour objectif d’automatiser le traitement des données de cette facture directement via un ordinateur et le logiciel de facturation, qui offre un gain de temps car aucune intervention humaine n’a lieu.

En outre, c’est une facture avec un fichier PDF qui permet d’être lu par le destinataire mais aussi un fichier avec des données XML directement analysées par des systèmes informatiques. Il y a également la possibilité de joindre des documents annexes en plus de ces deux formats de documents.

 

 

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Les avantages de la dématérialisation du dossier fournisseurs

Méditerranée Bureautique grâce à sa solution de dématérialisation vous offre une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le circuit de traitement et de paiement, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne avec vos fournisseurs.

De l’achat au paiement, la solution de dématérialisation assure le suivi du dossier fournisseur.

Les 4 étapes de la gestion de vos fournisseurs :

  • Capture
  • Traitement
  • Validation
  • Intégration

Richesse et fiabilité

Grâce à son système unique de numérisation, classement et de recherche, Zeendoc permet un accès instantané à l’information que ce soit une série de factures électroniques sur une période donnée, un historique complet.

Liaison des documents dans un dossier unique

La solution GED Zeendoc analyse les documents, reconnait les données communes pour créer des dossiers qui regroupent l’ensemble des informations relatives à un fournisseur que vous retrouvez ainsi d’un simple clic.

Gestion accélérée

La circulation des devis, bons de commande et factures permet d’identifier clairement le rôle des différents collaborateurs et de mettre en place un circuit de validation efficace. Du contrôle jusqu’au paiement en passant par la validation, … les actions réalisées par les intervenants sont immédiatement disponibles pour fluidifier les étapes suivantes pendant que Zeendoc assure la traçabilité des opérations et vous alerte aux échéances que vous souhaitez.

Historique / Suivi Fournisseur

En quelques clics, vous avez une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis de votre fournisseur.
Vos échanges et délais de traitement avec eux s’améliorent grâce aux traitements automatisés de vos factures. Vous diminuez vos risques d’erreurs ou d’oublis.

Export Excel et production de graphiques

Le système de lecture intelligente permet d’extraire facilement les données de classement ou les propriétés de vos documents pour les utiliser dans un tableau de synthèse : évolution des dépenses, reporting mensuel… Vous choisissez les informations et déclenchez la création de votre tableau de bord en quelques clics. De plus, l'outil Zeendoc vous permet d'afficher vos différentes données sous forme de graphiques.

Passerelle et export des écritures comptables vers votre logiciel

Plus de double saisie, une imputation automatique est proposée selon votre plan comptable puis les écritures sont exportées vers votre logiciel comptable, au format adapté.
Avant l’import du fichier, Zeendoc propose automatiquement de :

  • Marquer les documents, pour éviter le risque d’exporter deux fois les mêmes écritures.
  • Contrôler l’équilibrage des affectations entre les montants en crédit et en débit et, en cas d’erreur détectée, de pouvoir accéder à la facture en un clic pour vérifier l’imputation comptable.

La solution GED Zeendoc est compatible avec 98% des logiciels comptables présents sur le marché (liste non exhaustive).

Vous souhaitez simplifier le suivi et la gestion de vos fournisseurs ?

 

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Pourquoi mettre en place une gestion documentaire

Pourquoi mettre en place une gestion documentaire

La gestion documentaire a prouvé son impact sur la productivité de ses utilisateurs, la rationalisation des processus, mais aussi sur le management et la sécurisation des données sensibles.

Un bénéfice sur l'organisation et le management au sein de la société

Grâce à la GED, la communication au sein de l'établissement est optimisée. L'accès à la documentation dans des versions électroniques devient optimal. En effet, les documents sont centralisés et structurés pour tous les services dans un espace unique et crypté.

Toutes les informations sont transmises aux personnes concernées et restent accessibles grâce à leur dématérialisation. La base documentaire est consultable sur plusieurs appareils comme l'ordinateur, la tablette ou le smartphone. La continuité de l'activité est donc assurée, en toutes circonstances.

Un gain en productivité

La GED contribue à la dématérialisation des processus internes. Chaque utilisateur a accès aux services dont il a besoin.

Lors du dépôt et de l’archivage d’un document dans votre GED, il sera pré-indexé automatiquement et sera contrôlé (Les éléments constituant un même dossier seront automatiquement rapprochés). Vous garderez le contrôle sur vos informations en gérant les droits d’accès de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.…) dès le dépôt du document.

Le temps de saisie est réduit et les risques d'erreurs sont limités. Il s'agit d'un réel gain de temps qui permet à l'utilisateur de se recentrer sur le cœur de son activité.

Le circuit de validation d'un document est paramétrable dans l'outil et peut être limité à certaines personnes.

Un accès à l'information performant

Les échanges d'informations sont en effet plus fluides aussi bien en interne que vis-à-vis de l'extérieur, avec les clients, fournisseurs ou partenaires, par exemple.

Le partage sera sécurisé puisqu'il est possible de limiter l'accès à un document spécifique ou de réaliser un partage par lien sécurisé.

Une dématérialisation favorisée par la loi

  • La loi El Komhri concernant le bulletin de paie électronique ;
  •  La loi Lemaire qui permet à l'État de favoriser son développement numérique ;
  • L’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 qui rend obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs via Chorus Pro ;
  • La signature électronique qui a été autorisée par la loi du 13 mars 2000.

La gestion documentaire est un réel outil performant, intuitif, sécurisé et utilisant les technologies actuelles.

Une base documentaire unique accessible à tous ou limitée par un accès sécurisé vous permet, entre autres, de gagner du temps et d'améliorer la communication entre les différents collaborateurs. Le contexte actuel de développement du télétravail et d’accès à distance aux informations est propice à la mise en place d'un tel outil.

 

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Pourquoi mettre en place une gestion électronique des documents

Pourquoi mettre en place une gestion électronique des documents

La gestion électronique de documents appelée aussi GED est un système électronique de gestion de documents.  

Comment mettre en place cette GED ? Quels sont ses avantages ?

Le fonctionnement de la GED

Un système GED permet de rationaliser le cycle de vie et de traitement d'un document via un logiciel. Le processus peut être légèrement différent suivant la version.

Les différentes étapes d'un document passent par son dépôt, son classement, sa validation et sa diffusion aux utilisateurs ou aux clients. Le document dans la GED suit un workflow (circuit de validation) bien précis.

La numérisation des documents

Tous les logiciels permettent de stocker les documents au format numérique. Votre projet doit évaluer le besoin de stockage de toute la documentation.  

La gestion du document numérique peut se faire directement via le logiciel (si celui-ci est déjà dématérialisé) ou bien peut se faire par la numérisation des documents papier. Dans ce dernier cas, il sera nécessaire de gérer l'organisation pour obtenir une numérisation de qualité et garantir l'exploitation du document.  

À savoir qu’une GED vous permet l'intégration de documents venant de plusieurs sources (mails, imprimantes, scanners, smartphones, etc.).

Le traitement des documents

Le travail de traitement consiste à indexer et classer la documentation. La GED doit être un véritable outil au service de ses utilisateurs.  

Dans ce cadre, il s'agit également de gérer les droits d'accès et la diffusion, mais aussi la sécurité. Ces solutions doivent améliorer l'information tout en préservant le contenu des documents.

Le stockage des données documentaires

C'est une étape essentielle de la gestion documentaire. Chaque document et les informations qu'il contient doivent être préservés tout au long de leur cycle de vie.  

La solution de GED doit prendre en compte plusieurs éléments comme les types de supports pour archiver, la durée de conservation pour être en conformité avec la législation, Le RGPD, le lieu de stockage et la périodicité des sauvegardes.

La diffusion de la documentation

Votre GED doit permettre la consultation des documents. Il peut s'agir d'une diffusion restreinte limitée à certains utilisateurs en fonction du poste, du domaine d’activité ou élargie aux clients de la société, par exemple.

Vous souhaitez accélérer la dématérialisation de vos documents ?

 

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