Bulletin de paie électronique et archivage

Bulletin de paie électronique et archivage

La dématérialisation des bulletins de paie est possible depuis le 1er janvier 2017 en vertu des articles D3243-7 et suivants du code du travail. Les fiches de paie doivent être mises à disposition des salariés de façon permanente et ils doivent pouvoir les récupérer à tout moment.

Sécurité, confidentialité et facilité d'accès sont les principaux avantages de cette fiche de paie dont les conditions de remise aux salariés doivent aussi et avant tout respecter le RGPD, le fameux règlement général sur la protection des données. De nombreuses précisions ont été apportées par la CNIL sur ce point. La remise du bulletin se faisait souvent en version papier ou au format PDF et était envoyé par mail. Ce procédé qui n'est ni crypté, ni sécurisé ni signé ne répond pas aux conditions de sécurisation des données personnelles prévues par le règlement. En plus, le format PDF peut être aisément modifié pour faire une fausse fiche de paie.

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

La dématérialisation évite la remise en mains propres ou l'envoi par courrier postal. Elle permet aussi de sécuriser les échanges. En lieu et place du PDF envoyé par email, le salarié bénéficiera d'un fichier sécurisé, d'un coffre-fort numérique et d'un système d'archivage électronique.

La fiche de paie sera disponible à tout moment depuis n'importe quel terminal connecté à internet.

Les avantages de la dématérialisation du bulletin de paie :

Gain de temps pour classer, retrouver et partager vos documents.

Réduction des coûts : papiers, impression, affranchissement, stockage...

Réduction des délais de traitement et des déplacements.

Alerte si un dossier est incomplet et rappels sur la fin des périodes d’essai, CDD, arrêts…

Gain de productivité : suppression des tâches manuelles chronophages.

Sécurité et confidentialité des documents échangés et archivés.

Accès en tout lieu et à tout moment pour un nombre illimité d’utilisateurs depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Facilite le télétravail.

Diminution de l’empreinte écologique.

Conformité avec la règlementation.

 

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