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Digitalisation ou dématérialisation ?

Digitalisation ou dématérialisation ?

De nos jours la digitalisation pour une entreprise est un passage obligatoire, en effet nous faisons face à une hyperdigitalisation des offres et services. Afin garder un avantage concurrentiel les entreprises se doivent d’être à la page.

La digitalisation va permettre une transmission d’information plus rapide est donc va être un facteur de fidélisation et satisfaction client, mais aussi sur toute la chaine que ce soit les collaborateurs, fournisseurs et partenaires. Cette digitalisation passe par la mise en place d’outils et de solutions digitales afin dématérialiser et automatiser les données.

Afin de préparer au mieux la digitalisation il est important d’impliquer les collaborateurs, digitaliser l’entreprise dans sa globalité mais petit à petit. Il est nécessaire de bénéficier d’un soutien extérieur : c’est-à-dire des prestataires qui vont permettre la mise en place du projet de digitalisation. Cependant la digitalisation ne se fait pas sans la dématérialisation, celle-ci va permettre de numériser les documents papiers et donc d’accroitre la traçabilité et d’optimiser l’archivage papier. La dématérialisation n’a donc que des avantages : gain de temps, de coûts et d’espace. Un projet de digitalisation et donc de dématérialisation est un réel avantage concurrentiel pour les entreprises et leurs collaborateurs

 

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Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

Indispensable à la modernisation de l'entreprise, la dématérialisation est utile au niveau de l'organisation et de la relation entre les salariés et la direction des ressources humaines, et la réduction des coûts apportée par de tels projets ne sera pas oubliée.

QUELS SONT LES BESOINS D’UN SERVICE RH ?

  • Gérer les dossiers salariés rapidement
  • Classer simplement et retrouver instantanément les documents
  • Distribuer et archiver les bulletins de salaire électroniques de manière sécurisée
  • Gérer tous les rappels de dates liés aux obligations légales du service RH
  • Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier
  • Constituer un patrimoine documentaire (RGPD, litige…)
  • Créer une CVthèque

Méditerranée Bureautique vous propose une solution complète et réglementaire pour la dématérialisation de vos tâches RH

       -  Mise en place du télétravail et de la mobilité

       -  Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique

       -  Reconnaissance des documents pour un classement automatique

       -  Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié, grâce au moteur de recherche multicritères et aux facilités de partage et d’envoi

       -  Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel

       -  Signature électronique des documents

       -  Formulaire et workflow de demandes de congés, de formations

       -  Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés

       -  Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents

       -  Communication facilitée même à distance ou en mobilité

Au-delà de la numérisation et de l’archivage numérique la dématérialisation des RH permet également d’automatiser certains processus tout en simplifiant les relations avec les collaborateurs.

 

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La crise sanitaire a accéléré la dématérialisation des processus

La crise sanitaire a accéléré la dématérialisation des processus

D'après une enquête réalisée par Wakefield Research pour l'éditeur ServiceNow, la pandémie a accéléré la transformation numérique de l'ensemble des secteurs, poussant les entreprises à repenser leurs méthodes de travail et à digitaliser leurs processus.

Selon celle-ci, une majorité (92%) des cadres dirigeants et presque autant d'employés (87%) reconnaissent que la pandémie a forcé leur entreprise à repenser ses façons de travailler, en adoptant de nouvelles méthodes et en dématérialisant certains processus. Les deux catégories de répondants soulignent également dans des proportions similaires l'effet accélérateur du Covid-19 sur cette transition.

Cependant, 91% des dirigeants admettent ainsi avoir encore des workflows non dématérialisés, notamment pour la validation de documents.

Et vous, avez-vous débuté la dématérialisation de vos processus ?

Voici quelques avantages de la dématérialisation :

  • Prise en main rapide
  • Automatisation des tâches répétitives
  • Diminution des coûts d’envoi et de stockage
  • Réduction des coûts de traitement manuel
  • Suppression des risques d’erreurs
  • Réduction de l’empreinte carbone, démarche Citoyenne et respectueuse de l’environnement

     

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Bulletin de paie électronique et archivage

Bulletin de paie électronique et archivage

La dématérialisation des bulletins de paie est possible depuis le 1er janvier 2017 en vertu des articles D3243-7 et suivants du code du travail. Les fiches de paie doivent être mises à disposition des salariés de façon permanente et ils doivent pouvoir les récupérer à tout moment.

Sécurité, confidentialité et facilité d'accès sont les principaux avantages de cette fiche de paie dont les conditions de remise aux salariés doivent aussi et avant tout respecter le RGPD, le fameux règlement général sur la protection des données. De nombreuses précisions ont été apportées par la CNIL sur ce point. La remise du bulletin se faisait souvent en version papier ou au format PDF et était envoyé par mail. Ce procédé qui n'est ni crypté, ni sécurisé ni signé ne répond pas aux conditions de sécurisation des données personnelles prévues par le règlement. En plus, le format PDF peut être aisément modifié pour faire une fausse fiche de paie.

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

La dématérialisation évite la remise en mains propres ou l'envoi par courrier postal. Elle permet aussi de sécuriser les échanges. En lieu et place du PDF envoyé par email, le salarié bénéficiera d'un fichier sécurisé, d'un coffre-fort numérique et d'un système d'archivage électronique.

La fiche de paie sera disponible à tout moment depuis n'importe quel terminal connecté à internet.

Les avantages de la dématérialisation du bulletin de paie :

Gain de temps pour classer, retrouver et partager vos documents.

Réduction des coûts : papiers, impression, affranchissement, stockage...

Réduction des délais de traitement et des déplacements.

Alerte si un dossier est incomplet et rappels sur la fin des périodes d’essai, CDD, arrêts…

Gain de productivité : suppression des tâches manuelles chronophages.

Sécurité et confidentialité des documents échangés et archivés.

Accès en tout lieu et à tout moment pour un nombre illimité d’utilisateurs depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Facilite le télétravail.

Diminution de l’empreinte écologique.

Conformité avec la règlementation.

 

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La dématérialisation de factures continue sa percée

La dématérialisation de factures continue sa percée

La numérisation des processus de gestion n’est plus un simple concept, mais une réalité concrète qui occupe une place centrale dans les plans de modernisation des organisations de toutes tailles. Dans ce contexte, le sujet de la dématérialisation des factures connaît une forte croissance et se démocratise à grande échelle au sein des directions financières. Cette tendance s’est notamment fortement accélérée au regard des aspects réglementaires qui imposent le recours à la facturation électronique dans certains cas d’usage (par exemple dans le secteur public avec Chorus Pro). Cette trajectoire devrait perdurer à long terme au regard notamment des nouvelles orientations réglementaires qui devraient amener toutes les entreprises à passer à la facturation électronique entre 2023 et 2025.

Un processus de gestion générateur de valeur ajoutée

Concrètement, opter pour la dématérialisation de factures consiste à transformer un document officiel en fichier numérique et à en assurer une gestion intégrale. A priori simple, une telle démarche nécessite de s’appuyer sur une approche industrielle pour se conformer à la réglementation en vigueur et accéder à des gains opérationnels. En effet, outre la dimension contraignante de la loi, la dématérialisation de factures est avant tout un projet structurant qui doit permettre aux Directions financières et équipes comptables d’être plus performantes et agiles dans la gestion de cette tâche stratégique ; et de devenir ainsi plus efficiente.

Dans ce contexte, il convient de prendre le projet dans sa globalité et de pouvoir gérer l’ensemble du cycle de vie de la facturation : définition d’une charte de fonctionnement, production des factures, politique d’archivage et de conservation, onboarding et formation des équipes… Il s’agit d’une évolution de la gouvernance traditionnelle et d’un sujet qui intègre des volets complémentaires : techniques, métier, organisationnel, etc.

Quels bénéfices peut-on attendre ?

Opter pour la dématérialisation de factures est donc une réelle opportunité de transformer son organisation financière et de doter ses équipes d’outils modernes et performants pour gérer un processus historiquement chronophage et complexe. En industrialisant cette étape au travers du digital, les départements financiers gagneront en performance et en sécurité dans leurs opérations. Mais ce n’est pas tout, opter pour la dématérialisation de factures permet également de réduire son empreinte écologique (consommables, impression, etc.), et de contenir les coûts liés à ce poste. Différentes études évoquent des économies possibles de plusieurs dizaines de milliers d’euros. Il s’agit donc d’un levier majeur. Nous pourrions aussi évoquer les notions de traçabilité, de gestion plus rapide des factures, etc. Tous ces éléments contribuent activement à accroître la qualité de la relation avec les clients.

La dématérialisation de factures est donc un sujet clé pour toutes les entreprises. Au regard de l’évolution des usages et des dispositions réglementaires existantes et à venir, il est donc important de positionner ce sujet comme une priorité et une opportunité.

 

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Transformation digitale des PME : Entre résistance et résilience !

Transformation digitale des PME : Entre résistance et résilience !

Nous l’entendons depuis maintenant plus d’un an : « La crise sanitaire a été source d’accélération pour la transformation digitale ».

En effet le contexte sanitaire a amené les petites et moyennes entreprises à repenser entièrement leurs méthodes de travail et leur transformation digitale pour assurer la continuité de leur activité. Adoption du télétravail, digitalisation des interactions, migration vers le Cloud, la transformation s’est indéniablement accélérée. Le numérique s’est clairement imposé comme un allié indispensable et ce, quel que soit le secteur d’activité.

« Grâce » ou à cause du COVID les entreprises ont appris et comprises qu’il fallait exploiter l’intelligence et les compétences humaines en les soulageant de tout ce qui peut être fait par le numérique. Le digital permet de concilier impératifs de rentabilité, exigence de résultats, bien-être au travail et rétention des collaborateurs.

Cependant, face à toute transformation, il y a un phénomène de résistance au changement. Certaines personnes ont peur. Peur de s’adapter, peur de perdre leur emploi… En expliquant, en formant, il est possible de lever ces freins. Mais le numérique oblige certains métiers à se repenser. C’est le cas du comptable fournisseur par exemple qui est devenu un gestionnaire de flux d’informations. L’enjeu pour l’entreprise c’est de faire admettre ces mutations en démontrant les atouts, les aspects positifs. En 2020, la grande difficulté pour le responsable financier que je suis, c’est le relatif manque d’outils de prévisions. Face aux incertitudes que nous avons traversées… et celles qui nous attendent malheureusement, prévoir et réagir est au cœur des enjeux.

Certaines PME résiste encore au digital mais plus pour très longtemps…

Méditerranée Bureautique prestataire d’une solution de dématérialisation souhaite accompagner tout au long du processus, de transformation digitale, les entreprises qui le souhaitent.

Vous souhaitez une présentation de notre solution de dématérialisation ?

 

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Comment démarrer sa transformation numérique ?

Comment démarrer sa transformation numérique ?

La crise sanitaire a accéléré la transformation digitale pour la plupart des entreprises. Ce phénomène est aussi accentué par les nombreuses réglementations et les échéances liées telle que la loi de finances de 2020 qui annonce la facturation dématérialisée pour 2023. Toutes les factures émises entre assujettis à la TVA devront obligatoirement être émises sous la forme électronique, cela inclut donc le secteur industriel aussi. Un secteur qui a de nombreuses factures d’achat de matières premières pour sa production, mais également qui émet des factures à ses clients.

Pour une transformation réussie voici 5 bonnes pratiques

       1.  Écouter ses collaborateurs

Un jeune collaborateur se plaint de l’archaïsme supposé des processus papier. Un commercial regrette de devoir passer au bureau pour imprimer ses notes de frais. Une formatrice aimerait planifier ses prochaines sessions sur un calendrier partagé... Les demandes de ce type, probablement nombreuses et répétitives, doivent être entendues par les dirigeants pour pouvoir donner lieu à des améliorations.

Le but est de s’appuyer sur les outils numériques afin d’optimiser les tâches effectuées quotidiennement par les salariés.

       2.  Faire appel à une entreprise spécialisée dans ce domaine

Le thème de la transformation numérique est devenu incontournable, comment s’y retrouver ?

Faire appel à une entreprise spécialisée dans la transformation numérique des entreprises est indispensable pour un accompagnement personnalisé et la compréhension de vos objectifs.

Méditerranée Bureautique sera vous accompagner tout au long de votre transformation numérique.

       3.  Réagir aux évolutions du marché

Avancer avec son temps pour une entreprise est important, il faut être à jour des évolutions du marché sur lequel se trouve l’entreprise. La transformation numérique de votre entreprise vous fera gagner en agilité, en économie et temps.

      4.  Réorganisez vos processus de travail

Réussir sa transformation digitale c’est offrir de nouveaux services à ses clients, mais c’est aussi repenser le fonctionnement de l’entreprise en interne. Notre solution de dématérialisation vous permettra de réorganiser les processus interne et externe de votre entreprise.

       5.  Mesurer ses capacités et ses progrès

Pour porter ses fruits, la transformation numérique doit elle aussi être mesurée, au travers d'indicateurs calés sur les priorités stratégiques des dirigeants. La priorité peut aussi être de veiller à ce que la numérisation contribue à améliorer le pilotage à distance des machines. Pour les chefs d’entreprise, le nerf de la guerre consiste aussi à accroître la part des ventes en ligne dans le chiffre d'affaires global de l'entreprise.

 

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Signature électronique : les 5 raisons de l’adopter

Signature électronique : les 5 raisons de l’adopter

Avec la crise sanitaire de nombreuses entreprises ont accéléré leur transformation digitale pour s’adapter à de nouvelles contraintes et gagner en agilité.

La signature a notamment gagné en popularité avec la crise, elle permet d’assurer la continuité de l’activité. En effet depuis plusieurs mois les salariés doivent travailler à distance et les rendez-vous clients ne peuvent plus être honorés en présentiel, cette solution apparait comme la solution optimale pour assurer la contractualisation mais aussi la continuité de l’activité de l’entreprise.

Voici les 5 raisons qui vont définitivement vous convaincre de passer à la signature électronique :

      1. La signature électronique permet de gagner du temps

La signature électronique va permettre de réduire significativement les délais entre les différents signataires. Grâce à la signature électronique, la signature est immédiate, vous n’avez plus besoin de poster les documents, et d’attendre qu’ils soient signés.

Il est possible de contractualiser en quelques minutes. Pour les entreprises qui ont mis en place des solutions d’archivage électronique et des solutions collaboratives (comme la GED, Gestion Électronique des Documents), le fait que les documents ainsi signés soient nativement en format électronique les rend d’autant plus simples à archiver et à partager si besoin !

Cette solution permet de fluidifier et d’accélérer les échanges avec les parties prenantes en interne comme en externe : collaborateurs, fournisseurs, clients et prestataires.

      2. La signature électronique permet de réaliser des économies

Vos collaborateurs vont tout t’abord gagner du temps pour se consacrer à des tâches à valeur ajoutée. De plus, la signature électronique est une solution qui permet de réaliser des économies sur les frais liés aux consommables et matières premières tels que les frais d'impression, d'affranchissement, de déplacement, les frais d’achats de papiers, d’enveloppes, de timbres.

Une fois signé électroniquement le document peut être stocké, archivé facilement selon la solution choisie par votre entreprise.

L’idéal pour ce type de prestation est d’avoir une solution qui permet les deux. Méditerranée Bureautique vous propose une Gestion Électronique de Document incluant la signature électronique.

      3. La signature électronique améliore l’expérience client

Moderne et simple à implémenter, la signature électronique offre à vos équipes une vue d’ensemble sur les workflows. En utilisant ce type de solution, vous offrez à vos clients une nouvelle expérience plus fluide et qui optimisera également leur temps, le tout de manière sécurisée.

En interne, la signature électronique saura séduire les collaborateurs en faveur d’outils non seulement modernes mais aussi plus écologiques. Ce type d’outil numérique se met aussi au service de votre marque employeur.

      4. Avec notre solution, la signature électronique c’est facile !

L'envoi :

Depuis Zeendoc, sélectionnez le document, renseignez les signataires et choisissez le mode d’envoi soit simultané à l’ensemble des destinataires soit en mode séquentiel. Vous déterminez la durée de validité du document et envoyez.

La signature :

Chaque signataire reçoit le contrat par email avec un lien sécurisé, Il accède alors au document et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur son mobile afin de garantir son identité et signer électroniquement le document.

Le suivi et la gestion :

Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signé ou refusé) par destinataire vous permet d’être informé en temps réel de l’avancement du dossier. Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé dans Zeendoc.

      5. La signature électronique est fiable et sécurise vos échanges

La signature offre des gages de sécurité. Signer électroniquement signifie aussi assurer la traçabilité des documents puisqu’une signature électronique s’accompagne d’un certificat numérique qui permet de retrouver chacune des modifications réalisées sur les documents signés et d’identifier les auteurs de ces modifications.

La valeur légale des signatures :

En France, les signatures électroniques et manuscrites ont la même valeur juridique. Elles garantissent l'intégrité d'un document et permettent aussi d'en identifier l'auteur.

         Lancement du processus depuis Zeendoc ;

         Une signature reconnue par Adobe® ;

         Un certificat électronique à usage unique par signataire et signature ;

         OTP : One Time Password (Mot de passe à usage unique) ;

         Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » européenne ;

         Horodatage inclus et archivage automatique du document signé dans Zeendoc ;

         Vignette du certificat de signature à l’écran et à l’impression.

 

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Quels sont les avantages de la factur-X ?

Quels sont les avantages de la factur-X ?

Les promesses de la Factur-X

Adapté à l'échange de factures pour tous les types de structures, la factur-x est composé d'un fichier PDF et d'un fichier de données XML. Ainsi, ce document peut être lu à la fois comme une facture traditionnelle mais peut également être traité automatiquement (RAD/LAD) par des systèmes informatiques comme une solution de gestion électronique des documents ou des logiciels comptables. La Factur-X doit répondre à 4 enjeux différents :

  1. Amélioration de la lisibilité de la facture,
  2. Automatisation de l'intégration de la facture entrante,
  3. Réduction des délais de transmission et de traitement,
  4. Amélioration des échanges entre entreprises européennes.

Quels sont les avantages du nouveau format de la facture numérique ?

Ce nouveau format de facture électronique présente certains avantages :

Le principal, et surement le plus important qui s’applique à la gestion électronique de factures d’une façon générale, est le gain de temps et d’argent car le traitement automatisé des factures nécessite moins de main d’œuvre et de ressources matérielles. Cela permet également une économie de papier et d’encre mais aussi de coûts de livraison (une facture coûte en moyenne 8,75 euros qui pourrait passer à 3,20 euros avec nos outils de dématérialisation.)

  • Ensuite, la mise en place de l’automatisation avec le logiciel pour la réception des factures permet de libérer des collaborateurs pour des missions plus importantes dans l’entreprise.
  • D’autre part, la factur-X vous permettra de gagner en productivité avec la simplification du traitement des données des factures mais aussi de faciliter la communication avec des échanges plus rapides et fluides avec les clients et fournisseurs de votre entreprise.
  • Ce format de facturation numérique n’offre pas seulement des avantages aux entreprises qui l’utilisent, elle offre également des avantages aux clients comme par exemple la possibilité de réduire les délais de paiement, ce qui n’est pas négligeable en période de crise.
  • Une organisation plus claire avec la possibilité de retrouver toutes vos factures dans votre espace partagé en ligne.
  • De meilleurs échanges commerciaux entre membres de l’Union Européenne

     

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Pourquoi digitaliser les processus RH ?

Pourquoi digitaliser les processus RH ?

Encore trop souvent remis au format papier ou envoyé par courrier, les bulletins de paie constituent un véritable défi pour les ressources humaines lorsque le travail à distance tend à devenir la norme. En effet, comment transmettre aux collaborateurs leurs fiches de salaire et leur permettre de signer leurs documents ? Heureusement, des solutions simples existent.

Indispensable à la continuité d’activité, la signature des contrats, avenants, accords, attestations et consorts, peut vite être limitée en période de crise. Chaque transaction ou relation (embauche, partenariat, etc.) nécessite en effet la signature d’un document signé, engageant les différentes parties. Ce qui peut devenir problématique en cas de sinistre ou de crise, en témoigne le confinement mis en place en France durant la pandémie de Covid-19, qui a forcé les organisations à revoir leurs processus.

La signature électronique : la solution idéale !

Les bouleversements dus à une période de tensions sont l’occasion de se tourner vers des outils qui n’étaient pas forcément envisagés jusqu’alors. Nombre d’organisations choisissent ainsi le cloud et les logiciels métiers en SaaS pour pouvoir travailler sur des documents nativement numériques, qu’il est ensuite possible d’intégrer dans un workflow de validation et sur lesquels il est possible d’ajouter une signature électronique (qui a, pour rappel, la même valeur légale que son homologue manuscrite). Pour être réalisée, elle nécessite toutefois un certificat attestant de l’identité du signataire et une solution dédiée. Par ailleurs, bien que plusieurs niveaux de signatures existent (selon les risques liés aux documents), les services RH peuvent généralement se contenter de la signature simple, plus facile à mettre en place. Le processus est finalement peu contraignant pour l’ensemble des personnes concernées par le contrat.

Bulletins de paie dématérialisés : un dispositif encadré

En matière de dématérialisation, les bulletins de salaire font, eux aussi, l’objet d’une réglementation précise. En mai 2009, la loi n° 2009-526 modifiait le Code du Travail afin que l’employeur puisse remettre ce document sous forme électronique. La procédure a ensuite été largement simplifiée par la loi Travail du 8 août 2016 qui précise que, par défaut, l’employeur peut transmettre un bulletin de paie électronique, et que c’est au salarié de se manifester s’il souhaite s’y opposer. Ces documents sont à mettre à la disposition des collaborateurs via un coffre-fort numérique personnel, garantissant leur sécurité et un accès limité au seul salarié concerné.

 

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