La crise sanitaire a accéléré la dématérialisation des processus

La crise sanitaire a accéléré la dématérialisation des processus

D'après une enquête réalisée par Wakefield Research pour l'éditeur ServiceNow, la pandémie a accéléré la transformation numérique de l'ensemble des secteurs, poussant les entreprises à repenser leurs méthodes de travail et à digitaliser leurs processus.

Selon celle-ci, une majorité (92%) des cadres dirigeants et presque autant d'employés (87%) reconnaissent que la pandémie a forcé leur entreprise à repenser ses façons de travailler, en adoptant de nouvelles méthodes et en dématérialisant certains processus. Les deux catégories de répondants soulignent également dans des proportions similaires l'effet accélérateur du Covid-19 sur cette transition.

Cependant, 91% des dirigeants admettent ainsi avoir encore des workflows non dématérialisés, notamment pour la validation de documents.

Et vous, avez-vous débuté la dématérialisation de vos processus ?

Voici quelques avantages de la dématérialisation :

  • Prise en main rapide
  • Automatisation des tâches répétitives
  • Diminution des coûts d’envoi et de stockage
  • Réduction des coûts de traitement manuel
  • Suppression des risques d’erreurs
  • Réduction de l’empreinte carbone, démarche Citoyenne et respectueuse de l’environnement

     

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Bulletin de paie électronique et archivage

Bulletin de paie électronique et archivage

La dématérialisation des bulletins de paie est possible depuis le 1er janvier 2017 en vertu des articles D3243-7 et suivants du code du travail. Les fiches de paie doivent être mises à disposition des salariés de façon permanente et ils doivent pouvoir les récupérer à tout moment.

Sécurité, confidentialité et facilité d'accès sont les principaux avantages de cette fiche de paie dont les conditions de remise aux salariés doivent aussi et avant tout respecter le RGPD, le fameux règlement général sur la protection des données. De nombreuses précisions ont été apportées par la CNIL sur ce point. La remise du bulletin se faisait souvent en version papier ou au format PDF et était envoyé par mail. Ce procédé qui n'est ni crypté, ni sécurisé ni signé ne répond pas aux conditions de sécurisation des données personnelles prévues par le règlement. En plus, le format PDF peut être aisément modifié pour faire une fausse fiche de paie.

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

La dématérialisation évite la remise en mains propres ou l'envoi par courrier postal. Elle permet aussi de sécuriser les échanges. En lieu et place du PDF envoyé par email, le salarié bénéficiera d'un fichier sécurisé, d'un coffre-fort numérique et d'un système d'archivage électronique.

La fiche de paie sera disponible à tout moment depuis n'importe quel terminal connecté à internet.

Les avantages de la dématérialisation du bulletin de paie :

Gain de temps pour classer, retrouver et partager vos documents.

Réduction des coûts : papiers, impression, affranchissement, stockage...

Réduction des délais de traitement et des déplacements.

Alerte si un dossier est incomplet et rappels sur la fin des périodes d’essai, CDD, arrêts…

Gain de productivité : suppression des tâches manuelles chronophages.

Sécurité et confidentialité des documents échangés et archivés.

Accès en tout lieu et à tout moment pour un nombre illimité d’utilisateurs depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Facilite le télétravail.

Diminution de l’empreinte écologique.

Conformité avec la règlementation.

 

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La dématérialisation de factures continue sa percée

La dématérialisation de factures continue sa percée

La numérisation des processus de gestion n’est plus un simple concept, mais une réalité concrète qui occupe une place centrale dans les plans de modernisation des organisations de toutes tailles. Dans ce contexte, le sujet de la dématérialisation des factures connaît une forte croissance et se démocratise à grande échelle au sein des directions financières. Cette tendance s’est notamment fortement accélérée au regard des aspects réglementaires qui imposent le recours à la facturation électronique dans certains cas d’usage (par exemple dans le secteur public avec Chorus Pro). Cette trajectoire devrait perdurer à long terme au regard notamment des nouvelles orientations réglementaires qui devraient amener toutes les entreprises à passer à la facturation électronique entre 2023 et 2025.

Un processus de gestion générateur de valeur ajoutée

Concrètement, opter pour la dématérialisation de factures consiste à transformer un document officiel en fichier numérique et à en assurer une gestion intégrale. A priori simple, une telle démarche nécessite de s’appuyer sur une approche industrielle pour se conformer à la réglementation en vigueur et accéder à des gains opérationnels. En effet, outre la dimension contraignante de la loi, la dématérialisation de factures est avant tout un projet structurant qui doit permettre aux Directions financières et équipes comptables d’être plus performantes et agiles dans la gestion de cette tâche stratégique ; et de devenir ainsi plus efficiente.

Dans ce contexte, il convient de prendre le projet dans sa globalité et de pouvoir gérer l’ensemble du cycle de vie de la facturation : définition d’une charte de fonctionnement, production des factures, politique d’archivage et de conservation, onboarding et formation des équipes… Il s’agit d’une évolution de la gouvernance traditionnelle et d’un sujet qui intègre des volets complémentaires : techniques, métier, organisationnel, etc.

Quels bénéfices peut-on attendre ?

Opter pour la dématérialisation de factures est donc une réelle opportunité de transformer son organisation financière et de doter ses équipes d’outils modernes et performants pour gérer un processus historiquement chronophage et complexe. En industrialisant cette étape au travers du digital, les départements financiers gagneront en performance et en sécurité dans leurs opérations. Mais ce n’est pas tout, opter pour la dématérialisation de factures permet également de réduire son empreinte écologique (consommables, impression, etc.), et de contenir les coûts liés à ce poste. Différentes études évoquent des économies possibles de plusieurs dizaines de milliers d’euros. Il s’agit donc d’un levier majeur. Nous pourrions aussi évoquer les notions de traçabilité, de gestion plus rapide des factures, etc. Tous ces éléments contribuent activement à accroître la qualité de la relation avec les clients.

La dématérialisation de factures est donc un sujet clé pour toutes les entreprises. Au regard de l’évolution des usages et des dispositions réglementaires existantes et à venir, il est donc important de positionner ce sujet comme une priorité et une opportunité.

 

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Transformation digitale des PME : Entre résistance et résilience !

Transformation digitale des PME : Entre résistance et résilience !

Nous l’entendons depuis maintenant plus d’un an : « La crise sanitaire a été source d’accélération pour la transformation digitale ».

En effet le contexte sanitaire a amené les petites et moyennes entreprises à repenser entièrement leurs méthodes de travail et leur transformation digitale pour assurer la continuité de leur activité. Adoption du télétravail, digitalisation des interactions, migration vers le Cloud, la transformation s’est indéniablement accélérée. Le numérique s’est clairement imposé comme un allié indispensable et ce, quel que soit le secteur d’activité.

« Grâce » ou à cause du COVID les entreprises ont appris et comprises qu’il fallait exploiter l’intelligence et les compétences humaines en les soulageant de tout ce qui peut être fait par le numérique. Le digital permet de concilier impératifs de rentabilité, exigence de résultats, bien-être au travail et rétention des collaborateurs.

Cependant, face à toute transformation, il y a un phénomène de résistance au changement. Certaines personnes ont peur. Peur de s’adapter, peur de perdre leur emploi… En expliquant, en formant, il est possible de lever ces freins. Mais le numérique oblige certains métiers à se repenser. C’est le cas du comptable fournisseur par exemple qui est devenu un gestionnaire de flux d’informations. L’enjeu pour l’entreprise c’est de faire admettre ces mutations en démontrant les atouts, les aspects positifs. En 2020, la grande difficulté pour le responsable financier que je suis, c’est le relatif manque d’outils de prévisions. Face aux incertitudes que nous avons traversées… et celles qui nous attendent malheureusement, prévoir et réagir est au cœur des enjeux.

Certaines PME résiste encore au digital mais plus pour très longtemps…

Méditerranée Bureautique prestataire d’une solution de dématérialisation souhaite accompagner tout au long du processus, de transformation digitale, les entreprises qui le souhaitent.

Vous souhaitez une présentation de notre solution de dématérialisation ?

 

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