Comment faire de la signature électronique une solution optimale ?

Comment faire de la signature électronique une solution optimale ?

La profusion et le développement de nouvelles technologies ne laissent en marge aucun secteur d’activités. Elles représentent un enjeu majeur pour l’atteinte des objectifs des entreprises. La signature électronique est un maillon clé dans le processus de digitalisation et de gestion optimale des sociétés.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est à un document au format numérique ce que la signature manuscrite est à un document papier. En d’autres termes elle permet d’authentifier votre approbation et vous engage à l’égard du document signé. La signature électronique a une véritable valeur légale, elle est admise comme preuve en cas de litige ou de contrôle dans la mesure où le document peut être conservé de manière à garantir sa sécurité et son intégrité.

Les avantages de ce processus

La signature électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d’abord elle constitue une solution économique et rentable, elle permet également de gagner du temps et d’améliorer la relation client.

De plus la signature électronique assure l’authenticité du document et limites les risques de falsification, car la signature électronique est propre à chaque signataire.

Cerise sur le gâteau, l’e-signature jouit d’une protection juridique efficace, car elle est reconnue par l’État.

Comment mettre en place le processus de signature électronique au sein d’une entreprise ?

Méditerranée Bureautique vous accompagne dans cette étape du processus de digitalisation.

Notre solution de dématérialisation inclue la signature électronique.

L'envoi

Depuis Zeendoc, sélectionnez le document, renseignez les signataires et choisissez le mode d’envoi soit simultané à l’ensemble des destinataires soit en mode séquentiel. Vous déterminez la durée de validité du document et envoyez.

La signature

Chaque signataire reçoit le contrat par email avec un lien sécurisé, Il accède alors au document et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur son mobile afin de garantir son identité et signer électroniquement le document.

Le suivi et la gestion

Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signé ou refusé) par destinataire vous permet d’être informé en temps réel de l’avancement du dossier. Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé dans Zeendoc.

La valeur légale des signatures

En France, les signatures électroniques et manuscrites ont la même valeur juridique. Elles garantissent l'intégrité d'un document et permettent aussi d'en identifier l'auteur.

  • Lancement du processus depuis Zeendoc ;
  • Une signature reconnue par Adobe® ;
  • Un certificat électronique à usage unique par signataire et signature ;
  • OTP : One Time Password (Mot de passe à usage unique) ;
  • Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » européenne ;
  • Horodatage inclus et archivage automatique du document signé dans Zeendoc ;
  • Vignette du certificat de signature à l’écran et à l’impression

 

 

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Qu’est-ce que la Facture-X, la nouvelle norme européenne

Qu’est-ce que la Facture-X, la nouvelle norme européenne

Notre solution de dématérialisation prend en compte le format FacturX, nouveau standard européen de la facture électronique.

La Factur-X est le nouveau standard européen de facture électronique répondant aux évolutions légales et techniques issues de l’électronique. Ce modèle de facture électronique dit « mixte » ou « hybride » combine obligatoirement deux types de documents :

        D’un côté, un fichier un fichier de données structurées embarqué dans un PDF/A3, qui est le format de document pour l’archivage. Ce fichier va permettre au destinataire de lire la facture comme si elle avait été émise au format papier, et va rassembler l’ensemble des informations nécessaires à un traitement manuel.

       De l’autre côté, un fichier de données XML afin d’automatiser le traitement de la facture. Ces informations sont destinées au logiciel de traitement qui va pouvoir automatiquement les récupérer, et permettre d’éviter une saisie manuelle et une perte de temps.

De nombreux enjeux juridiques interviennent dans l’apparition de la factur-X. Tout d’abord, il y a l’ordonnance du 26 Juin 2014 qui a décidé d’imposer l’usage de la facture électronique à toutes les entreprises qui travailleraient avec et dans le secteur public. Pour cela, elles doivent être envoyées avec un portail spécifique : Chorus Pro.

Il y a ensuite la loi de Finances 2020, dont son article l53 exige que toutes les entreprises soumises à la TVA soient dans l’obligation d’émettre des factures numériques entre professionnels. Les entreprises et leurs clients ont encore 2 ans pour s’y préparer car la loi n’entre définitivement en vigueur qu’en 2023.

Enfin, la commission européenne est, elle aussi, intervenue dans ce « projet » avec la publication le 16 octobre 2017, de la Norme sémantique européenne EN 16931. Elle impose un standard européen de facturation électronique pour permettre une facilitation des échanges entre les pays de l’Union Européenne.

La factur-X est une facture électronique qui doit obligatoirement contenir deux types de documents. Elle doit être en format PDF pour que l’utilisateur ou le destinataire puisse la lire et ainsi pouvoir contrôler toutes ses informations comme un document manuel, mais elle doit aussi comporter un fichier XML. Il a pour objectif d’automatiser le traitement des données de cette facture directement via un ordinateur et le logiciel de facturation, qui offre un gain de temps car aucune intervention humaine n’a lieu.

En outre, c’est une facture avec un fichier PDF qui permet d’être lu par le destinataire mais aussi un fichier avec des données XML directement analysées par des systèmes informatiques. Il y a également la possibilité de joindre des documents annexes en plus de ces deux formats de documents.

 

 

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Les avantages de la dématérialisation du dossier fournisseurs

Méditerranée Bureautique grâce à sa solution de dématérialisation vous offre une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le circuit de traitement et de paiement, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne avec vos fournisseurs.

De l’achat au paiement, la solution de dématérialisation assure le suivi du dossier fournisseur.

Les 4 étapes de la gestion de vos fournisseurs :

  • Capture
  • Traitement
  • Validation
  • Intégration

Richesse et fiabilité

Grâce à son système unique de numérisation, classement et de recherche, Zeendoc permet un accès instantané à l’information que ce soit une série de factures électroniques sur une période donnée, un historique complet.

Liaison des documents dans un dossier unique

La solution GED Zeendoc analyse les documents, reconnait les données communes pour créer des dossiers qui regroupent l’ensemble des informations relatives à un fournisseur que vous retrouvez ainsi d’un simple clic.

Gestion accélérée

La circulation des devis, bons de commande et factures permet d’identifier clairement le rôle des différents collaborateurs et de mettre en place un circuit de validation efficace. Du contrôle jusqu’au paiement en passant par la validation, … les actions réalisées par les intervenants sont immédiatement disponibles pour fluidifier les étapes suivantes pendant que Zeendoc assure la traçabilité des opérations et vous alerte aux échéances que vous souhaitez.

Historique / Suivi Fournisseur

En quelques clics, vous avez une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis de votre fournisseur.
Vos échanges et délais de traitement avec eux s’améliorent grâce aux traitements automatisés de vos factures. Vous diminuez vos risques d’erreurs ou d’oublis.

Export Excel et production de graphiques

Le système de lecture intelligente permet d’extraire facilement les données de classement ou les propriétés de vos documents pour les utiliser dans un tableau de synthèse : évolution des dépenses, reporting mensuel… Vous choisissez les informations et déclenchez la création de votre tableau de bord en quelques clics. De plus, l'outil Zeendoc vous permet d'afficher vos différentes données sous forme de graphiques.

Passerelle et export des écritures comptables vers votre logiciel

Plus de double saisie, une imputation automatique est proposée selon votre plan comptable puis les écritures sont exportées vers votre logiciel comptable, au format adapté.
Avant l’import du fichier, Zeendoc propose automatiquement de :

  • Marquer les documents, pour éviter le risque d’exporter deux fois les mêmes écritures.
  • Contrôler l’équilibrage des affectations entre les montants en crédit et en débit et, en cas d’erreur détectée, de pouvoir accéder à la facture en un clic pour vérifier l’imputation comptable.

La solution GED Zeendoc est compatible avec 98% des logiciels comptables présents sur le marché (liste non exhaustive).

Vous souhaitez simplifier le suivi et la gestion de vos fournisseurs ?

 

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Pourquoi mettre en place une gestion documentaire

Pourquoi mettre en place une gestion documentaire

La gestion documentaire a prouvé son impact sur la productivité de ses utilisateurs, la rationalisation des processus, mais aussi sur le management et la sécurisation des données sensibles.

Un bénéfice sur l'organisation et le management au sein de la société

Grâce à la GED, la communication au sein de l'établissement est optimisée. L'accès à la documentation dans des versions électroniques devient optimal. En effet, les documents sont centralisés et structurés pour tous les services dans un espace unique et crypté.

Toutes les informations sont transmises aux personnes concernées et restent accessibles grâce à leur dématérialisation. La base documentaire est consultable sur plusieurs appareils comme l'ordinateur, la tablette ou le smartphone. La continuité de l'activité est donc assurée, en toutes circonstances.

Un gain en productivité

La GED contribue à la dématérialisation des processus internes. Chaque utilisateur a accès aux services dont il a besoin.

Lors du dépôt et de l’archivage d’un document dans votre GED, il sera pré-indexé automatiquement et sera contrôlé (Les éléments constituant un même dossier seront automatiquement rapprochés). Vous garderez le contrôle sur vos informations en gérant les droits d’accès de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.…) dès le dépôt du document.

Le temps de saisie est réduit et les risques d'erreurs sont limités. Il s'agit d'un réel gain de temps qui permet à l'utilisateur de se recentrer sur le cœur de son activité.

Le circuit de validation d'un document est paramétrable dans l'outil et peut être limité à certaines personnes.

Un accès à l'information performant

Les échanges d'informations sont en effet plus fluides aussi bien en interne que vis-à-vis de l'extérieur, avec les clients, fournisseurs ou partenaires, par exemple.

Le partage sera sécurisé puisqu'il est possible de limiter l'accès à un document spécifique ou de réaliser un partage par lien sécurisé.

Une dématérialisation favorisée par la loi

  • La loi El Komhri concernant le bulletin de paie électronique ;
  •  La loi Lemaire qui permet à l'État de favoriser son développement numérique ;
  • L’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 qui rend obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs via Chorus Pro ;
  • La signature électronique qui a été autorisée par la loi du 13 mars 2000.

La gestion documentaire est un réel outil performant, intuitif, sécurisé et utilisant les technologies actuelles.

Une base documentaire unique accessible à tous ou limitée par un accès sécurisé vous permet, entre autres, de gagner du temps et d'améliorer la communication entre les différents collaborateurs. Le contexte actuel de développement du télétravail et d’accès à distance aux informations est propice à la mise en place d'un tel outil.

 

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Pourquoi mettre en place une gestion électronique des documents

Pourquoi mettre en place une gestion électronique des documents

La gestion électronique de documents appelée aussi GED est un système électronique de gestion de documents.  

Comment mettre en place cette GED ? Quels sont ses avantages ?

Le fonctionnement de la GED

Un système GED permet de rationaliser le cycle de vie et de traitement d'un document via un logiciel. Le processus peut être légèrement différent suivant la version.

Les différentes étapes d'un document passent par son dépôt, son classement, sa validation et sa diffusion aux utilisateurs ou aux clients. Le document dans la GED suit un workflow (circuit de validation) bien précis.

La numérisation des documents

Tous les logiciels permettent de stocker les documents au format numérique. Votre projet doit évaluer le besoin de stockage de toute la documentation.  

La gestion du document numérique peut se faire directement via le logiciel (si celui-ci est déjà dématérialisé) ou bien peut se faire par la numérisation des documents papier. Dans ce dernier cas, il sera nécessaire de gérer l'organisation pour obtenir une numérisation de qualité et garantir l'exploitation du document.  

À savoir qu’une GED vous permet l'intégration de documents venant de plusieurs sources (mails, imprimantes, scanners, smartphones, etc.).

Le traitement des documents

Le travail de traitement consiste à indexer et classer la documentation. La GED doit être un véritable outil au service de ses utilisateurs.  

Dans ce cadre, il s'agit également de gérer les droits d'accès et la diffusion, mais aussi la sécurité. Ces solutions doivent améliorer l'information tout en préservant le contenu des documents.

Le stockage des données documentaires

C'est une étape essentielle de la gestion documentaire. Chaque document et les informations qu'il contient doivent être préservés tout au long de leur cycle de vie.  

La solution de GED doit prendre en compte plusieurs éléments comme les types de supports pour archiver, la durée de conservation pour être en conformité avec la législation, Le RGPD, le lieu de stockage et la périodicité des sauvegardes.

La diffusion de la documentation

Votre GED doit permettre la consultation des documents. Il peut s'agir d'une diffusion restreinte limitée à certains utilisateurs en fonction du poste, du domaine d’activité ou élargie aux clients de la société, par exemple.

Vous souhaitez accélérer la dématérialisation de vos documents ?

 

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