Pourquoi mettre en place une gestion électronique des documents

Pourquoi mettre en place une gestion électronique des documents

La gestion électronique de documents appelée aussi GED est un système électronique de gestion de documents.  

Comment mettre en place cette GED ? Quels sont ses avantages ?

Le fonctionnement de la GED

Un système GED permet de rationaliser le cycle de vie et de traitement d'un document via un logiciel. Le processus peut être légèrement différent suivant la version.

Les différentes étapes d'un document passent par son dépôt, son classement, sa validation et sa diffusion aux utilisateurs ou aux clients. Le document dans la GED suit un workflow (circuit de validation) bien précis.

La numérisation des documents

Tous les logiciels permettent de stocker les documents au format numérique. Votre projet doit évaluer le besoin de stockage de toute la documentation.  

La gestion du document numérique peut se faire directement via le logiciel (si celui-ci est déjà dématérialisé) ou bien peut se faire par la numérisation des documents papier. Dans ce dernier cas, il sera nécessaire de gérer l'organisation pour obtenir une numérisation de qualité et garantir l'exploitation du document.  

À savoir qu’une GED vous permet l'intégration de documents venant de plusieurs sources (mails, imprimantes, scanners, smartphones, etc.).

Le traitement des documents

Le travail de traitement consiste à indexer et classer la documentation. La GED doit être un véritable outil au service de ses utilisateurs.  

Dans ce cadre, il s'agit également de gérer les droits d'accès et la diffusion, mais aussi la sécurité. Ces solutions doivent améliorer l'information tout en préservant le contenu des documents.

Le stockage des données documentaires

C'est une étape essentielle de la gestion documentaire. Chaque document et les informations qu'il contient doivent être préservés tout au long de leur cycle de vie.  

La solution de GED doit prendre en compte plusieurs éléments comme les types de supports pour archiver, la durée de conservation pour être en conformité avec la législation, Le RGPD, le lieu de stockage et la périodicité des sauvegardes.

La diffusion de la documentation

Votre GED doit permettre la consultation des documents. Il peut s'agir d'une diffusion restreinte limitée à certains utilisateurs en fonction du poste, du domaine d’activité ou élargie aux clients de la société, par exemple.

Vous souhaitez accélérer la dématérialisation de vos documents ?

 

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