Pourquoi mettre en place la dématérialisation des factures clients ?

Pourquoi mettre en place la dématérialisation des factures clients ?

La situation inédite de ces derniers mois à mener les entreprises à se réinventer et changer leur méthode de travail. La digitalisation de l’entreprise est aujourd’hui un chantier incontournable pour améliorer les processus et assurer la pérennité des activités.

Dans le contexte actuel la nécessité de passer à la facture électronique devient une évidence.

Quels sont les avantages à choisir de dématérialiser ses factures clients ?

       1.  Traçabilité et fiabilité

Les entreprises n’ayant pas encore sauté le pas vers la digitalisation de leurs processus, disposent de deux méthodes pour envoyer leurs factures :

       •  La facture papier par courrier postal

       •  Une pièce jointe à un courrier électronique

Ces procédures combinent plusieurs désavantages dont le coût financier pour la première citée, le temps de réalisation, le manque de fiabilité et les difficultés de traçabilité.

Comme l’année 2020 l’a démontré, le format postal fait face à de sérieux obstacles, s’ajoutant à la potentielle absence des clients. Comment être certain que votre facture a bien été reçue ? Comment peut-elle être réglée le plus rapidement possible par votre clientèle ?

La dématérialisation des factures permet de s'assurer :

       •  Une traçabilité fine depuis la génération de la facture jusqu’à son règlement,

       •  Une fiabilité à 100% des envois aux destinataires quels que soient les obstacles physiques (grève, confinement, absences).

        2.  Optimisation des coûts de traitement

Le passage à la facture électronique permet également de réduire le coût de gestion. D’une part, se séparer du format papier entraîne d’immédiates économies de matériels et de frais postaux. D’autre part, l’automatisation libère les collaborateurs de tâches fastidieuses et chronophages, leur permettant de se consacrer à d’autres problématiques.

       3.  Strict respect de la réglementation

La dématérialisation des factures clients respecte également les réglementations RGPD. Les factures clients sont au format PDFA, elles ont donc une valeur probante et sont reconnues comme telles.

       4.  Obligation légale de dépôt de facture sur Chorus Pro

Tous les fournisseurs du service public, quelle que soit leur taille, sont désormais soumis à l'obligation légale de dépôt de facture en version dématérialisée sur le portail Chorus pro. Si vous avez un contrat en cours avec une entité publique ou si vous envisagez d’en obtenir un prochainement, il est indispensable d’être à même de respecter cette obligation.

Ainsi, le passage à la facture électronique est sans conteste une avancée à envisager sans tarder. Quelle que soit l’entreprise, la dématérialisation de la facture client permet de s’affranchir de contraintes physiques, de réduire ses coûts de traitement, de rationaliser et d’automatiser ses processus

 

Contactez-nous pour découvrir notre solution de dématérialisation !

 

Retrouvez-nous sur Linkedin   

Retrouvez-nous sur Twitter      

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *