Pourquoi dématérialiser les factures clients ?

Pourquoi dématérialiser les factures clients ?

Tout le monde parle de dématérialisation des factures, mais peu de gens la mettent en œuvre. Dans le monde de l'entreprise, les factures sans papier sont une exception, pas une règle. Selon les données de la FNFE, seuls 15% des 2,5 milliards de factures échangées chaque année sont électroniques. De nombreuses entreprises utilisent encore des factures papier par habitude ou par peur de recourir à un système de facturation sans papier.

À l'ère du numérique, la concurrence est féroce et l'inefficacité des documents papier est difficile à ignorer. Voici quelques points sur l'importance d'adopter des factures numériques pour votre entreprise et de numériser l'ensemble du processus.

La dématérialisation des factures pour réaliser des économies financières

La gestion manuelle est longue et fastidieuse, et surtout coûteuse. Le coût du traitement des factures papier est estimé à 22 euros pour l'association Apeca, qui s'engage dans la dématérialisation des finances publiques. En fait, ils estiment également qu'une fois la gestion automatisée réalisée via les médias numériques, l'entreprise peut économiser de 25% à 50% sur les factures.

D'autant qu'il faut en moyenne 10 jours pour traiter les factures, le temps consacré à l'acquisition de nouveaux clients est le même. Lorsque vous calculez le temps, la main-d'œuvre et les consommables associés à l'impression et à la gestion manuelle des factures, les coûts financiers impliqués peuvent en fait tuer votre entreprise. Cela nous amène naturellement au deuxième point.

Dématérialiser pour gagner du temps

La numérisation des factures papier en factures électroniques au moyen d'outils numériques vous fera gagner du temps et réduira les erreurs associées à la saisie manuelle. Un exemple spécifique, l'adresse de facturation. Cela peut être faux, dans ce cas, tout le processus de paiement sera retardé. Par conséquent, l'OCR peut éviter de saisir les données comptables de la facture pendant une longue période, réduisant ainsi considérablement les erreurs.

La digitalisation des factures pour ne plus perdre de documents

Points clés lors de la réalisation d'un audit comptable ou fiscal. Ensuite, de nombreux TPE et PME sont confrontés au même problème : la perte de fichiers. Bien qu'il ne soit pas légalement tenu de conserver les documents comptables, les autorités fiscales vous demanderont de fournir des documents comptables ou toute autre information nécessaire lors de la réalisation des contrôles fiscaux, sinon vous serez condamné à une amende.

Autrement dit, votre entreprise a un fort intérêt à mettre en place une solution d'archivage de factures électroniques. Stocker des factures électroniques (PDF, EDI ou autres formats) est bien moins que conserver des cartons, et c’est plus efficace !

Désormais, avec la technologie "cloud", vous n'obtenez finalement aucun papier. La dématérialisation des factures permet de centraliser les documents électroniques sur une seule plateforme, de les archiver facilement à vie, et de les retrouver en quelques clics. C'est l'un des principaux avantages de la dématérialisation.

Vous souhaitez accélérer la dématérialisation des factures clients ?

 

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