Dématérialisation : quels gains pour l’entreprise ?

Dématérialisation : quels gains pour l'entreprise ?

En France, les secteurs publics comme privé se lancent massivement dans des projets de dématérialisation, dans l'espoir de bénéficier des avantages des solutions électroniques. Mais quels gains peut-on attendre de la dématérialisation ? 4 points importants à retenir :

     √   Gain de temps

La dématérialisation des documents (factures, fiches de paie, contrats, tout type de documents administratifs) et des processus de traitement, validation, classement…liés à ces documents, permet un gain de temps important pour les entreprises et les collectivités. L'utilisation de solutions électroniques permet d'automatiser certaines tâches, de simplifier le travail en équipe et d'améliorer la gestion des flux de documents. La suite de l'article nous l'explique en détails.

A savoir que 95% des utilisateurs déclarent gagner du temps avec Zeendoc.

     √   Gain d'espace

L'utilisation de documents au format papier nécessite des solutions d'archivage physique et prennent de la place. Un projet de dématérialisation est une solution efficace pour gagner de l'espace et notamment du foncier au sein d'une entreprise.

84% des utilisateurs de Zeendoc déclarent un gain d’espace

       •  Plus d’archives physiques

       •  Base documentaire unique

       •  Tarification aux flux entrants

       •  Sécurité, hébergement en France

 

     √   Gain financier

Autre avantage conséquent : les gains financiers. Faire des économies est également une des motivations centrales de l'État pour le projet de dématérialisation complet des services publics, planifié pour 2022 (dématérialisation de 100% des démarches administratives) ainsi que l’obligation de passer à la facture électronique d’ici 2025 pour toutes les entreprises. En effet, l'utilisation du papier dans les différents processus métier a un coût non négligeable.

Que ce soit dans le secteur privé ou au sein des mairies et collectivités, tous les acteurs économiques tendent à limiter l'utilisation du papier pour réaliser des économies. Les dépenses sont multiples et les avantages de ce support sont limités (ex : échanges de documents fastidieux). Mais avant de mettre en marche son plan de dématérialisation, il est important de mesurer l'importance de ces coûts et leurs différentes natures. 

78% utilisent Zeendoc pour le respect de l’environnement

       •  Gain d’espace

       •  Geste écoresponsable

       •  Développement durable

     √   Gain écologique

La dématérialisation des données permet de réduire l'empreinte écologique des entreprises. Les collectivités locales, le monde de l'entreprise et tous les services publics produisent de nombreux documents papier : factures fournisseurs, factures clients, bulletins de paie, etc. 

Chaque année, en France, ce sont des centaines de milliers de tonnes de déchets de papiers qui sont jetés au bureau, souvent sans y être recyclés. La mise en place d'un plan de dématérialisation et d'une Gestion Électronique des Documents adaptés aux besoins d'une entreprise lui permet de réduire son empreinte carbone de plusieurs manières.

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