Transformation digitale des entreprises

2020 rimes avec transformation digitale des entreprises : la transformation digitale, que l’on appelle parfois aussi transformation numérique, désigne le processus qui permet aux entreprises d’intégrer toutes les technologies digitales disponibles au sein de leurs activités.

Méditerranée Bureautique vous accompagne dans cette transformation numérique via votre imprimante et vos périphériques d’impression, mais également avec notre solution de dématérialisation, un lien peut être établi entre vos périphériques d’impression et notre solution d’impression ce qui facilité d’avantage la transformation digitale de votre entreprise.

Méditerranée Bureautique vous propose des imprimantes multifonctions connectées disposant d’une tablette interactive, ces appareils peuvent imprimer, copier, numériser, numériser et faxer. Il se connecte également très facilement au cloud. Son panneau de commande (tablette interactive) dispose d’un ensemble d’applications intelligentes préinstallées qui facilitent son utilisation.La transformation digitale de votre entreprise passe aussi la dématérialisation de vos documents, nous sommes aussi distributeur d’une solution de dématérialisation, qui permet de bénéficier d’avantages considérables tels que des économies de coût et gain de temps.

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Dématérialisation note de frais

Dématérialisation note de frais

A l'heure du tout numérique et de la simplification, il est devenu évident pour les entreprises d'appliquer ce principe à la gestion des notes de frais. La numérisation de vos justificatifs de dépenses et l'archivage électronique de ces derniers vous permet de mettre en place une gestion 100% digitale des notes de frais. Même si la dématérialisation des notes de frais induit une remise en question de la méthodologie, des process et de l'organisation d'une entreprise, elle est également à l'origine de nombreux avantages pour tous les profils.

Pour les collaborateurs, c'est la fin du travail de fourmi au retour d'un déplacement, les notes de frais peuvent se faire sur le tas, et qui dit soumission des dépenses plus rapide dit remboursement plus rapide ! Du côté des comptables et des financiers, cela permet d'alléger les tâches administratives chronophages, supprimer le coût et le volume de l'archivage papier, réduire les risques de perte ou de dégradation du support papier. Les économies sont substantielles, directes et mesurables, mais ce sont bien ici les gains de temps et de productivité qui sont les plus appréciés. L'ensemble du processus de gestion des notes de frais gagne en efficacité.

Explication en vidéo ici

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ZOOM SUR L’EXPORT COMPTABLE

exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Notre solution de dématérialisation classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

La dématérialisation des factures fournisseurs et client qui sont d’autres solutions présentes dans le logiciel permettent de faire circuler les documents et de les traiter plus efficacement.

La saisie des factures est souvent une tâche fastidieuse et chronophage et peut être parfois sujet à des erreurs. Avec notre solution de gestion électronique des documents vous aurez la possibilité d’archiver vos factures et faciliter leur saisie grâce à une passerelle vers votre logiciel comptable (Sage, Ebp, Cegid, Quadratus, Ciel).

Notre solution vous permettra de :

√ Réduire très fortement le temps et l’effort de saisie

√ Limiter les risques d’erreurs

√ Classer directement la facture dans le bon dossier

√ Faciliter le traitement et la recherche

√ Lier les factures avec les documents justificatifs

√ Tenir votre comptabilité à jour

√ Réaliser des gains de productivité

 

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Spécialiste dématérialisation Marseille

Spécialiste dématérialisation Marseille

Un logiciel pour archiver gérer et partager ses documents numériques partout tout le temps ? Nous avons le logiciel pour votre demande, une solution de dématérialisation qui permet de gérer efficacement l’ensemble de vos documents depuis votre tablette, téléphone ou ordinateur.

Notre solution de dématérialisation va valoriser les informations de vos documents, vos informations prennent vie et se relient entre elles, elles circulent entre collègues ou au-delà des frontières de l’entreprise, vous renforcez le travail collaboratif entre les différents services tout en maitrisant le flux des données. La rapidité d’accès offerte par l'archivage électronique des documents accroit votre productivité et renforce votre efficacité.

 

 

Présentation de la solution en vidéo ici !

Dématérialisation des factures fournisseurs

Méditerranée Bureautique vous apporte une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le traitement des factures, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne et avec les fournisseurs.

Grâce à notre solution de dématérialisation qui permet la numérisation le classement et la recherche de vos documents, vous aurez un accès immédiat à l’information.

La solution analyse les documents et reconnait les données communes pour créer des dossiers qui regroupent l’ensemble des informations relatives à un fournisseur que vous retrouvez ainsi d’un simple clic.

Avec notre solution de dématérialisation la gestion sera accélérée, vous aurez une vue d’ensemble sur la contribution de chacune des parties prenantes sur le document et de ce fait vous pourrez mettre en place un workflow efficace.

De plus notre solution offre la possibilité après la dématérialisation des documents et leur indexation de créer votre tableau de bord et d’avoir une meilleure anticipation et maitrise de votre budget.

 

https://www.youtube.com/watch?v=VFMmhzrre-s

 

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RGPD qu’est-ce que c’est ?

RGPD qu’est-ce que c’est

Depuis le 25 mai 2018 le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) s’est imposé à tous les États membre de l’Union Européenne.

L’acronyme RGPD signifie « Règlement général sur la Protection des Données », il encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne. Ce nouveau règlement européen s’inscrit dans la continuité de la Loi française Informatique et Libertés de 1978 et renforce le contrôle par les citoyens de l’utilisation qui peut être faite des données les concernant.

Il est donc nécessaire et important de comprendre cette réglementation et de s’y conformer, sous peine de sanctions.

Comment se mettre en conformité au RGPD ?

D’après la CNIL il faut :

  • Désigner un pilote
  • Cartographier ses traitements de données personnelles
  • Prioriser les actions
  • Gérer les risques
  • Organiser les processus internes
  • Documenter la conformité

Pour plus de détails consultez : (https://www.cnil.fr/fr/principes-cles/rgpd-se-preparer-en-6-etapes)

Comment Méditerranée Bureautique peut-il vous aider ?

Avec notre solution de gestion électronique de document et de dématérialisation qui répond à vos besoins en gestion documentaire et votre demande de conformité avec le RGPD.

Les mesures techniques et organisationnelles que nous mettons en place permettent de garantir la disponibilité, l'intégrité, la confidentialité des données personnelles en conformité avec le RGPD.

 

Un renseignement ? Un devis ? Une démo ?

Contactez-nous :

 

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Archivage électronique et dématérialisation : nous avons la solution !

Archivage électronique et dématérialisation : nous avons la solution !

Passez à l’archivage électronique et à la dématérialisation de vos documents d’entreprise avec notre solution de dématérialisation pour les TPE/PME.

La solution de dématérialisation disponible en mode SaaS (Software as a Service en français logiciel en tant que service), concept reposant sur le cloud, valorise les informations qui se trouvent sur vos documents. La solution est disponible depuis votre ordinateur, tablette et smartphone vous pourrez donc exploiter et consulter vos documents ou que vous soyez.

Méditerranée Bureautique rend votre bureau mobile !

Diffusez, partagez vos documents en quelques clics à vos collaborateurs ou vos partenaires professionnels.

Gagnez en productivité, avec notre solution de dématérialisation et d’archivage documentaire le travail en équipe prend une autre dimension : plus fluide, plus simple et plus efficace.

Les bénéfices sont concrets et mesurables :

√  Diminution des coûts d’envoi

√  Réduction des coûts de traitement manuel

√  Diminution des coûts de stockage

√  Suppression des risques d’erreurs

√  Réduction de l’empreinte carbone, démarche Citoyenne et respectueuse de l’environnement

Du 26 janvier au 2 février c’est la Semaine Green pensez à la planète avec notre solution !

Pas le temps de lire ? Regardez ça en vidéo !

Vous souhaitez un renseignement, un devis, une démo ?

La dématérialisation des notes de frais, comment faire ?

Depuis mars 2017, les salariés ne sont plus tenus de conserver un reçu papier pour se faire rembourser leurs notes de frais. Mais alors comment faire ?

Pour la plupart des entreprises, la gestion traditionnelle des notes de frais est jugée trop chronophage, en effet selon le magazine Forbes 58% des entreprises mettent en effet plus de 10 jours après l’envoi des justificatifs à rembourser les salariés. Ce phénomène pousse 63% des entreprises françaises à s’engager dans la digitalisation des notes de frais. Alors pourquoi pas vous ?

Dématérialisation des justificatifs de notes de frais

Méditerranée Bureautique dispose d’une solution facile et intuitive pour la gestion des notes de frais : ZEENDOC. La dématérialisation de vos notes de frais sera disponible sur toutes les interfaces (ordinateur, tablette, mobile). Grâce à cet outil vous ne perdrez plus de temps avec la saisie et vous consacrerez donc du temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous gagnerez en productivité avec le classement et le traitement automatisé des notes de frais.

La pratique est aussi simple que la théorie, avec cet outil multi-interfaces, photographiez les justificatifs avec votre téléphone, envoyez automatiquement les documents dans l’application Zeendoc.

Une question, un renseignement, une démo ? Contactez-nous !

Chorus Pro obligatoire pour toutes les entreprises

Chorus Pro obligatoire pour toutes les entreprises

Chorus Pro, le portail de la facture dématérialisée.

La dernière étape du 1er janvier 2020 pour les petites entreprises est arrivée, désormais l’ensemble des entreprises doivent se soumettre à la facture dématérialisée dans le cadre des marchés publics.

Depuis le 1er janvier 2020, les TPE doivent elle aussi dématérialiser leurs factures lorsqu’elles fournissent un bien ou une prestation à une entité de l’État (commune, département, établissement public…).

Nous vous rappelons donc que notre solution de dématérialisation permet de faciliter l’envoi des factures électroniques via Chorus Pro de façon automatique.

Avec cette solution vous pourrez gérer la dématérialisation et l’envoi de vos factures sur une seule interface.

Lecture et classement automatique des documents

√ Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures

√ Extraction automatique des données de facturation obligatoire dans Chorus Pro

√ Signature électronique des factures avec un certificat RGS

√ Transmission sécurisée et preuve de dépôt

√ Archivage à valeur probante

C’est l’occasion de moderniser vos processus !

Il n'y a que des avantages à utiliser la facturation électronique notre solution de dématérialisation.

√ Les échanges simplifiés

√ Des meilleurs délais de traitement et de paiement

√ Une conformité aux contraintes fiscales

√ Un suivi de la réception du document par le destinataire

Dématérialisation bulletin de paie

La dématérialisation touche tous les métiers, dans cet article nous allons nous intéresser à la fonction RH. Cette fonction est en effet en pleine évolution que ce soit pour le recrutement avec ce que l’on appelle le recrutement 3.0 ou la dématérialisation des processus et documents RH.

Avec la loi de simplification du droit du Travail « décret n°2016-1762 du 16 Décembre 2016 »

« L’employeur peut désormais procéder à la remise du bulletin de salaire sous forme électronique, sauf opposition du salarié, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au CPA »

Grâce à notre solution de dématérialisation, vous gérez la distribution et l’archivage des bulletins de paie électroniques en quelques clics, vous optimiserez la traçabilité et la confidentialité de vos documents.

LES BENEFICES

  • ENTREPRISE

> Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage

> Diminution de l’empreinte écologique

Recentrage de l’entreprise sur des activités à plus forte valeur ajoutée

  • SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES

> Solution conforme à la loi El Khomri (archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage)

> Suppression des tâches chronophages

> Traçabilité et sécurisation des échanges

Recherche simplifiée et accès permanent dans un espace unique et sécurisé

  • COLLABORATEUR

> Accès sécurisé et personnel à ses bulletins de paie à tout moment et avec toutes les interfaces

> Archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique personnel

>Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisse retraite, établissements bancaires et financiers)

> Assure un lien avec le Compte Personnel d’Activité (CPA)

 

Vous souhaitez faire évoluer la fonction RH de votre entreprise CONATCTEZ-NOUS !