La facture électronique BtoB progressivement obligatoire à partir du 1er janvier 2023.

La facture électronique BtoB progressivement obligatoire à partir du 1er janvier 2023.

Le compte à rebours est lancé !

L’obligation d’émettre des factures électroniques, déjà applicable aux fournisseurs des acteurs de la sphère publique (B2G), va être progressivement étendue aux relations interentreprises (B2B) à partir du 1er janvier 2023 et au plus tard le 1er janvier 2025, selon la taille de l’entreprise. Par ailleurs, l’obligation de recevoir des factures électroniques sera effective dès le 1er janvier 2023 pour toutes les entreprises. Cela va concerner environ 2 milliards de factures qui sont émises en France annuellement, dont approximativement 20% seulement sont aujourd’hui dématérialisées.

Une facture électronique, qu’est-ce que c’est ?

Une facture électronique est une facture qui a été émise et reçue sous une forme électronique (article 289 du CGI). Cela exclut les factures qui seraient d’abord émises au format papier puis dématérialisées.

Une facture électronique doit remplir trois critères : authenticité de l’émetteur, intégrité et lisibilité. Afin de garantir ces trois critères, l’administration fiscale autorise les méthodes suivantes :

  • EDI (échange de données informatisées), par exemple au format XML ou EDIFACT
  • Signature électronique
  • Tout autre moyen électronique accompagné d’une piste d’audit fiable (permettant de démontrer que l’entreprise a mis en place une procédure documentée qui prouve la réalité du flux de facturation et la conformité des factures)

Quel calendrier de mise en œuvre ?

La facture électronique BtoB

Quel champ d’application ?

L’obligation de facturation électronique concerne uniquement les transactions domestiques B2B entre assujettis à la TVA, excluant ainsi les relations B2C.

La mise en œuvre de la facturation électronique va s’accompagner d’une obligation de transmission des données non soumises à l’obligation de facturation électronique (relatives par exemple aux transactions B2C ou non domestiques). Cette double obligation permettra d’envisager à terme la simplification de la déclaration de TVA avec le pré-remplissage des données ainsi collectées.

Des impacts positifs sur :

  • Les coûts et délais
  • La productivité
  • La trésorerie
  • Les relations commerciales
  • La traçabilité

Comment opérer cette transformation pour en faire un levier de performance ?

La mise en œuvre de la facturation électronique dans les relations B2B à partir de 2023, au-delà de son aspect réglementaire, représente un réel levier de performance. Alors, comment mener à bien une telle transformation ? Il est essentiel de placer l’optimisation des processus et la conduite du changement au cœur de votre projet. En effet, les équipes métier devront adopter un nouvel outil et de nouveaux modes opératoires. Des changements organisationnels peuvent également être induits par cette transformation. Il convient par ailleurs de faire évoluer les pratiques en optimisant les processus de facturation. C’est à cette condition que votre projet de facturation électronique constituera un véritable vecteur de performance.

Des questions ? Besoin d’être accompagnés ? N’hésitez pas à nous contacter !

 

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Pourquoi dématérialiser la fonction RH

Pourquoi dématérialiser la fonction RH

Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

Incontournable et modernisant l’entreprise, la dématérialisation est utile tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel entre salariés et service RH, sans oublier la réduction des coûts qu’engendre un tel projet. Opter pour la dématérialisation des bulletins de paie dans votre entreprise est un choix primordial. La dématérialisation de la fonction RH : oui ! Mais pour quels bénéfices ?

3 bénéfices principaux de la transformation digitale pour les Ressources Humaines :

       -  Plus de rendement : amélioration de 76 % de l’accès à l’information

       -  Plus d’innovation : augmentation de 69 % des services apportés aux salariés Plus de motivation : hausse de 71 % des capacités de fidélisation et de recrutement du personnel

       -  Plus de motivation : hausse de 71 % des capacités de fidélisation et de recrutement du personnel

Les bénéfices au niveau de la structure

          Gain de productivité

          Réduction des couts

          Conformité à la réglementation

          Sécurité confidentialité

          Optimisez les processus RH

          Maitrisez les risques de l’activité RH (Chaque collaborateur aura des droits d’accès personnalisés). De plus en automatisant l’archivage des documents à valeur probante (contrats et avenants, bulletins de paie…) les contraintes légales en matière de conservation des documents RH seront respectées

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Pourquoi mettre en place la dématérialisation des factures clients ?

Pourquoi mettre en place la dématérialisation des factures clients ?

La situation inédite de ces derniers mois à mener les entreprises à se réinventer et changer leur méthode de travail. La digitalisation de l’entreprise est aujourd’hui un chantier incontournable pour améliorer les processus et assurer la pérennité des activités.

Dans le contexte actuel la nécessité de passer à la facture électronique devient une évidence.

Quels sont les avantages à choisir de dématérialiser ses factures clients ?

       1.  Traçabilité et fiabilité

Les entreprises n’ayant pas encore sauté le pas vers la digitalisation de leurs processus, disposent de deux méthodes pour envoyer leurs factures :

       •  La facture papier par courrier postal

       •  Une pièce jointe à un courrier électronique

Ces procédures combinent plusieurs désavantages dont le coût financier pour la première citée, le temps de réalisation, le manque de fiabilité et les difficultés de traçabilité.

Comme l’année 2020 l’a démontré, le format postal fait face à de sérieux obstacles, s’ajoutant à la potentielle absence des clients. Comment être certain que votre facture a bien été reçue ? Comment peut-elle être réglée le plus rapidement possible par votre clientèle ?

La dématérialisation des factures permet de s'assurer :

       •  Une traçabilité fine depuis la génération de la facture jusqu’à son règlement,

       •  Une fiabilité à 100% des envois aux destinataires quels que soient les obstacles physiques (grève, confinement, absences).

        2.  Optimisation des coûts de traitement

Le passage à la facture électronique permet également de réduire le coût de gestion. D’une part, se séparer du format papier entraîne d’immédiates économies de matériels et de frais postaux. D’autre part, l’automatisation libère les collaborateurs de tâches fastidieuses et chronophages, leur permettant de se consacrer à d’autres problématiques.

       3.  Strict respect de la réglementation

La dématérialisation des factures clients respecte également les réglementations RGPD. Les factures clients sont au format PDFA, elles ont donc une valeur probante et sont reconnues comme telles.

       4.  Obligation légale de dépôt de facture sur Chorus Pro

Tous les fournisseurs du service public, quelle que soit leur taille, sont désormais soumis à l'obligation légale de dépôt de facture en version dématérialisée sur le portail Chorus pro. Si vous avez un contrat en cours avec une entité publique ou si vous envisagez d’en obtenir un prochainement, il est indispensable d’être à même de respecter cette obligation.

Ainsi, le passage à la facture électronique est sans conteste une avancée à envisager sans tarder. Quelle que soit l’entreprise, la dématérialisation de la facture client permet de s’affranchir de contraintes physiques, de réduire ses coûts de traitement, de rationaliser et d’automatiser ses processus

 

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Dématérialisation rime avec bonne résolution. Alors sautez le pas !

Dématérialisation rime avec bonne résolution. Alors sautez le pas !

La dématérialisation est LA bonne résolution que vous pouvez prendre pour cette année 2021. Nous l’avons constaté l’année 2020 aura été une année digitale dû à la crise sanitaire que nous avons traversé.

La tendance du digital ne cesse de s’accroitre et les entreprises sont en constante transformation digitale. De nos jours la dématérialisation et l’accès instantané à l’information est primordial.

Pour cette nouvelle année Méditerranée Bureautique vous accompagne dans vos projets de dématérialisation.

Notre démarche restera inchangée pour cette nouvelle année, nos maîtres mots sont la réactivité à tous les niveaux de l’organisation (accueil, technique, commercial et gestion) et la relation client qui est au cœur de notre organisation, mais également la satisfaction de nos clients qui est une priorité.

Contactez-nous pour tout renseignement d’informations ou prenez rendez-vous, nous serons ravis de commencer l’année avec vous !

 

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La solution de dématérialisation, un procédé essentiel à l’heure du digital !

La solution de dématérialisation, un procédé essentiel à l’heure du digital !

De plus en plus utilisée au sein des entreprises, la solution de dématérialisation permet d’optimiser le stockage, l’archivage et la consultation de documents.

Le stockage et l’indexation

Une solution de dématérialisation consiste grâce à un logiciel de numériser, stocker de manière sécurisée, les papiers d’une entreprise et de faciliter leur accès ainsi que leur consultation.

 

Recherche et consultation

Une fois les éléments répertoriés dans le système d’information, les documents peuvent être consultés et partagés au sein de l’entreprise.

Retrouvez vos documents en quelques clics !

Grâce à un mode de classement unique, fini les longues recherches dans des dossiers et sous-dossiers lorsque vous ne vous souvenez plus de l’emplacement d’un document.

Équiper votre entreprise d'un logiciel GED (gestion électronique des documents), c'est assurer la pérennité de conservation des documents et des courriers. En véritable tiers de confiance, la solution d'archivage assure l'intégrité de vos documents dématérialisés pour une transformation numérique réussie.

Grâce à notre solution de dématérialisation gagnez en productivité !

 

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La signature électronique, outil majeur de la transformation numérique

La signature électronique, outil majeur de la transformation numérique

Longtemps boudée par les entreprises, la signature électronique constitue désormais un axe majeur de la dématérialisation des processus. Une solution sécurisée et écolo qui permet un gain de temps et d’argent pour ses usagers.

Pas de processus chronophages

En effet, la signature électronique permet un gain de temps substantiel. Un commercial pourra par exemple, en quelques secondes, envoyer un contrat à signer. Et ce même depuis son téléphone. Il en va de même pour le client qui pourra le renvoyer signer sans contraintes d’impression ou de numérisation. Un parcours de contractualisation simple et sans rupture. Par ailleurs, pour des contrats demandant la signature de plusieurs personnes, situées dans différents lieux, le processus peut désormais être clôturé en quelques minutes seulement, quand cela pouvait prendre plusieurs jours voire des semaines avec les signatures manuscrites. Ainsi les contraintes comme la distance, l’impression de documents ou encore la présence au bureau peuvent être écartées. Idéal en cette période de confinement !

De la sécurité

Pour les documents qui présentent une valeur et un risque élevé, la signature électronique constitue aussi une alternative plus sûre.

Un acte éco-responsable

La signature électronique s’inscrit également dans l’engagement des entreprises envers l’environnement. Fini la consommation et le stockage de documents, parfois imprimés en double ou triple exemplaires, ces derniers sont même archivés plus efficacement. De plus, dans un contexte marqué par la perte substantielle de revenus, le gain financier n’est pas négligeable. Frais d’impressions, achat de papier et stylos, l’impact sur les budgets annuels peut être significatif.

Zeendoc : une solution made in France !

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Solution de dématérialisation : LA solution idéale pour le confinement !

Solution de dématérialisation : LA solution idéale pour le confinement !

Nous avons la solution pour vous aider durant ce 2ème confinement : une Gestion Électronique de Document.

Une GED, sécurisée et hébergée dans le cloud permet des flux documentaires entrants et sortants pour différents dossiers et donc des relations et transactions professionnelles à distance :

      •  Les dossiers clients

Réconciliation des devis, des commandes et des factures, envoi de factures électroniques et suivi des paiements, signature électronique de contrats commerciaux, rappel des échéances de contrats.

      •  Les dossiers Fournisseurs

Dépôt ou collecte automatique de factures et alertes sur les échéances, aide à la décision, liaison des bons de commandes et des bons de livraisons pour vérifier prix et quantités…

      •  Les dossiers Ressources Humaines

Signature électronique des contrats de travail, dépôt et circuit de validation des notes de frais, formulaires de demandes de congés, d’arrêts de travail ou de formation, complétude des dossiers des salariés, EAE….

Un outil de GED intègre aussi plusieurs options de diffusion automatique et traçable de documents à des tiers (piste d’audit fiable) :

      •  Partage de documents numériques par mail (par lien sécurisé) ;

      •  Partage de fichiers via un espace en ligne sécurisé ;

      •  Envoi de documents papier par la poste (éditique) ;

      •  Envoi des factures vers Chorus Pro pour les collectivités ;

      •  Signatures électronique personnelle ou de l’entreprise selon la typologie des documents.

Toutes ces solutions de diffusion des documents fluidifient la communication interne et externe, tout en garantissant la sécurité des données. Le niveau de satisfaction des clients augmente, les relations avec les collaborateurs s’améliorent et la lourdeur des tâches répétitives s’amenuise, la relation avec les fournisseurs s’allège, chacun y gagne du temps.

Il est donc possible de continuer des relations et transactions professionnelles à distance avec ses clients, ses fournisseurs, tout en ayant ses employés en télétravail et de surcroit en gagnant un temps précieux

Le travail d’équipe est également favorisé et raccourci les processus en améliorant la qualité de l’information :

      •  Partage d’informations en temps réel ;

      •  Un accès aux collaborateurs internes et aux partenaires externes à l’entreprise tout en gérant les droits d’accès par profil d’utilisateurs et par document ;

      •  Un système de notification sur tous types de documents ;

                 º  Notification de nouveaux documents déposés

                 º  Notification de validation à effectuer

                 º  Notification d’erreur ou doublons…

 

      •  Commenter un document : annotation, pense-bête ;

      •  Créer un processus de validation ;

      •  Avoir une base documentaire unique

Les 10 critères que doit remplir une GED pour ne pas se tromper ?

      •  Une structure légère de type cloud qui permet d’économiser serveur et support informatique

      •  Un accès simple, à partir d’un simple navigateur sur tous supports ;

      •  Une solution ne nécessitant pas l’installation d’un logiciel et de mise à jour de celle-ci ;

      •  Les usages administratifs clé d’une entreprise dématérialisée dans une base unique, et évolutive ;

      •  Une solution ergonomique afin d’optimiser une prise en main rapide qui assure l’adoption par ses utilisateurs ;

      •  Un accès à vos données même lors de multiples connexions ;

      •  Une solution sécurisée, données cryptées, une conformité RGPD… ;

      •  Une connexion avec d’autres plateformes (ERP ou métier) ;

      •  Un tarif et une facturation adaptée à une PME ; basée sur vos flux de documents annuels sans considération de stockage ;

      • Tout ceci dans la plus grande sécurité d’accès sur des serveurs situés en France chez des prestataires français, si possible non soumis au cloud act.

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Dématérialisation : quels gains pour l’entreprise ?

Dématérialisation : quels gains pour l'entreprise ?

En France, les secteurs publics comme privé se lancent massivement dans des projets de dématérialisation, dans l'espoir de bénéficier des avantages des solutions électroniques. Mais quels gains peut-on attendre de la dématérialisation ? 4 points importants à retenir :

     √   Gain de temps

La dématérialisation des documents (factures, fiches de paie, contrats, tout type de documents administratifs) et des processus de traitement, validation, classement…liés à ces documents, permet un gain de temps important pour les entreprises et les collectivités. L'utilisation de solutions électroniques permet d'automatiser certaines tâches, de simplifier le travail en équipe et d'améliorer la gestion des flux de documents. La suite de l'article nous l'explique en détails.

A savoir que 95% des utilisateurs déclarent gagner du temps avec Zeendoc.

     √   Gain d'espace

L'utilisation de documents au format papier nécessite des solutions d'archivage physique et prennent de la place. Un projet de dématérialisation est une solution efficace pour gagner de l'espace et notamment du foncier au sein d'une entreprise.

84% des utilisateurs de Zeendoc déclarent un gain d’espace

       •  Plus d’archives physiques

       •  Base documentaire unique

       •  Tarification aux flux entrants

       •  Sécurité, hébergement en France

 

     √   Gain financier

Autre avantage conséquent : les gains financiers. Faire des économies est également une des motivations centrales de l'État pour le projet de dématérialisation complet des services publics, planifié pour 2022 (dématérialisation de 100% des démarches administratives) ainsi que l’obligation de passer à la facture électronique d’ici 2025 pour toutes les entreprises. En effet, l'utilisation du papier dans les différents processus métier a un coût non négligeable.

Que ce soit dans le secteur privé ou au sein des mairies et collectivités, tous les acteurs économiques tendent à limiter l'utilisation du papier pour réaliser des économies. Les dépenses sont multiples et les avantages de ce support sont limités (ex : échanges de documents fastidieux). Mais avant de mettre en marche son plan de dématérialisation, il est important de mesurer l'importance de ces coûts et leurs différentes natures. 

78% utilisent Zeendoc pour le respect de l’environnement

       •  Gain d’espace

       •  Geste écoresponsable

       •  Développement durable

     √   Gain écologique

La dématérialisation des données permet de réduire l'empreinte écologique des entreprises. Les collectivités locales, le monde de l'entreprise et tous les services publics produisent de nombreux documents papier : factures fournisseurs, factures clients, bulletins de paie, etc. 

Chaque année, en France, ce sont des centaines de milliers de tonnes de déchets de papiers qui sont jetés au bureau, souvent sans y être recyclés. La mise en place d'un plan de dématérialisation et d'une Gestion Électronique des Documents adaptés aux besoins d'une entreprise lui permet de réduire son empreinte carbone de plusieurs manières.

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Dématérialisation du secteur pharmaceutique

Dématérialisation du secteur pharmaceutique

De nos jours pratiquement tous les secteurs d’activité sont touchés par la dématérialisation de leur processus.

Le secteur pharmaceutique n’est pas sans reste et lui aussi engage son processus de dématérialisation. De nombreuses pharmacies ont déjà sauté le pas de la dématérialisation.

Notre solution de dématérialisation facilite le traitement des factures fournisseurs de l’entreprise et permis un gain de temps, d’espace et des économies tangibles.

La dématérialisation des factures fournisseurs va permettre à l’entreprise d’avoir :

        √   Une reconnaissance des factures

        √   L’indexation des factures automatique

        √   La recherche experte pour du pointage de factures

La simplification des vos processus représentera un véritable gain de temps pour votre entreprise. La mise en place de notre solution de dématérialisation vous permettra un gain de temps, d’espace de stockage, des économies et d’optimiser des processus de travail afin d’éviter la perte de temps sur les tâches n’ayant aucune valeur ajoutée.

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Comment mettre en place le télétravail en entreprise ?

Comment mettre en place le télétravail en entreprise ?

Ces derniers mois nous ont amenés à repenser notre manière de travailler. La crise sanitaire nous a contraints à travailler de chez nous, loin de nos collaborateurs. De nombreux moyens existent pour faciliter le travail à distance tout en conservant le lien avec ses collaborateurs.

Comment mettre en place le télétravail de manière efficace et sécurisée ?

       1.   Les outils de gestion documentaires

Notre solution :

Outil de dématérialisation innovant simple et performant de classement, recherche et partage dynamique des documents adaptés à vos besoins.

Disposez de l’information recherchée en quelques secondes seulement, diffusez et partagez avec vos collaborateurs ou partenaires. Grâce à notre solution de dématérialisation simplifiez votre travail au quotidien et gagnez en productivité.

Avec notre outil de dématérialisation vous bénéficiez :

        -   D’un triple hébergement des données sur des zones géographiques distantes

        -   D’une double version de vos documents : original et PDF/A

        -   D’une gestion et mise à jour régulière des outils de cryptage et protection des documents avec des outils professionnels

      2.   Sécuriser votre patrimoine informatique contre les cyberattaques

Depuis le début de la crise et du confinement, le nombre d'attaques malveillantes a bondi en très peu de temps. À travers les tentatives de phishing, spams, ou malwares, vos données informatiques sont devenues de plus en plus sensibles, alors que les télétravailleurs ont besoin de continuer leur activité dans un environnement sécurisé.

Notre filiale Digit Office spécialisée dans les services informatiques sera vous accompagner pour la sécurité de votre patrimoine informatique.

      3.   Imprimer en mobilité

Aujourd'hui, il existe des solutions simples mais peu connues pour l'impression à partir d'appareils mobiles. En simplifiant l'impression lors de vos déplacements, améliorez la vitesse de réponse et augmentez la productivité des employés.  

Lire nos conseils pour imprimer en mobilité.

      4.   Prenez des nouvelles de vos collègues

Le télétravail ne doit pas mener à l'isolement et à l'exclusion, au contraire.
Bien que les contacts ne soient pas aussi réguliers qu'au bureau, il est important de bien communiquer régulièrement avec son équipe et de rester en lien. Qu'ils soient dans votre service ou non, prenez le temps de parler avec vos collègues, que ce soit par le biais d'un mail, ou d'un appel.

 

Pour en savoir plus sur la mise en place de ces outils dans votre environnement de travail, contactez nos équipes !

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