Nos conseils pour dématérialiser en toute sécurité

Nos conseils pour dématérialiser en toute sécurité

Mettre en place des outils de gestion électronique des documents et dématérialiser les processus métier présentent de nombreux avantages. En effet, le traitement des informations, les échanges et l'archivage de documents ainsi que la recherche documentaire sont largement simplifiés.

QUELQUES CONSEILS POUR DEMATERIALISER SES DONNEES EN TOUTE SECURITE

  • Pour opérer une transformation digitale réussie, il est nécessaire de mettre en place certaines mesures pour assurer la protection des données. Voici les bons réflexes à avoir lors de la dématérialisation des données d'entreprise :
  • Chiffrer les documents à leur archivage avec une clef spécifique à chaque client, en utilisant le protocole AES. La clef de déchiffrement est elle-même cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur, de sorte que seul le détenteur de ce mot de passe soit capable de déchiffrer le document.
  • Utiliser un logiciel GED qui catégorise et autorise les actions possibles (consultation, modification, suppression) selon l'identité de l'employé permettant la traçabilité des actions réalisées.
  • Protéger ses données, les connexions et les ordinateurs de l'entreprise grâce à des anti-virus et des filtres anti-hameçonnage ou si possible mettre ses données dans le cloud dans une solution en saas (sécurisée), de préférence stockées en France avec une connexion TLS (HTTPS). Si votre choix s’oriente vers le cloud, il faudra vous assurer du niveau d’accès au service et de la disponibilité de vos données à tout moment : une certification Tier III vous garantit plus de 99% de disponibilité.
  • Avoir un accès sécurisé par mot de passe personnel. Afin de renforcer la sécurité, la fourniture d’un identifiant et d’un mot de passe valides sont nécessaires pour se connecter.
  • Être conforme aux exigences du RGPD. Pour dématérialiser ses documents et processus métier, la meilleure solution reste d'utiliser un logiciel GED professionnel, comme. Cela permet également de parler de son projet de dématérialisation des données avec des professionnels et de mettre en place des solutions de sécurité adaptées.

LES AVANTAGES DE LA DEMATERIALISATION

  • Le stockage et l'archivage numérique dans un système informatique sécurisé permet d'éviter de nombreuses erreurs humaines (oublis, perte d'un document papier)
  • Le flux de documents est mieux géré et même automatisé (par exemple, ventes de factures). De plus, les employés peuvent accéder aux données et documents 24 heures sur 24 pendant leur travail ou en déplacement grâce à une connexion Internet.
  • L'échange de données informatisé (EDI) entre les services d'une même entreprise ou avec des partenaires externes est grandement simplifié.
  • La dématérialisation des documents peut également éviter l'impression sur papier et l'archivage physique à une époque où le flux de documents devient de plus en plus important. Certains de nos clients ont atteint leur objectif « zéro papier » de flux de documents qu'ils ont éliminé.

 

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tagPDF : le logiciel intuitif de numérisation et de classement de documents

tagPDF : le logiciel intuitif de numérisation et de classement de documents

TagPDF numérise, nomme et classe vos documents en PDF directement dans vos répertoires ou ceux de vos collègues qui seront notifiés. TagPDF s’utilise sur tous les périphériques de numérisation (multifonctions, scanners et smartphones) et fonctionne de la même façon pour les documents numériques. Assurez la traçabilité, l’origine et l’intégrité des documents en générant des copies fidèles grâce à l’horodatage et la signature numérique. Sécurisez vos documents en les archivant dans un coffre-fort à valeur probatoire et obtenez des copies fiables considérées équivalentes aux documents papiers.

Tous périphériques et documents numériques

tagPDF : le logiciel intuitif de numérisation et de classement de documents

Fonctionnalités tagPDF

          √   Numérisation

Pour tous les périphériques vers répertoire, e-mail ou Cloud

          √   Classement et nommage

Par répertoire, hashtag, QR Code

          √   Licence pour 5 ans pour 3 appareils*

Maintenance / assistance comprise

*1 licence tagPDF installée sur 1 PC peut piloter jusqu’à 3 appareils maximum.

          √   Volume illimité

Aucune limite de nombre de documents

          √   2 licences Alerter

Notifications de documents reçus (pack de 10 licences Alerter en option)

          √   PDF Editor

Puissant éditeur de PDF avec de nombreuses fonctionnalités

          √   Fonctionnalités standards

OCR Abbyy, conversion en documents Office, formats (PDF, tiff, PDF/A), compression MRC, possibilité d’identification par mot de passe.

                Voir la vidéo

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C’est la rentrée, imprimez, numérisez, dématérialisez !

C’est la rentrée, imprimez, numérisez, dématérialisez !

L’heure de la rentrée a sonné pour les grands comme les petits ! C’est l’occasion de tout remettre à neuf et d’investir dans de nouvelles solutions de travail.

Le groupe Méditerranée Bureautique grâce à ses compétences et celles de ses filiales Digit Office et MBI-MEDEX vous accompagnera pour l’informatique, les systèmes d’impression et la dématérialisation des documents.

Dématérialisation, infrastructures informatiques, et services d’assistance, systèmes d’impression, logiciels de gestion : le groupe Méditerranée Bureautique et ses filiales couvrent l’ensemble de ces métiers convergents. Fort d’un savoir-faire datant de plus de 50 ans pour certaines de ces spécialités, le groupe Méditerranée Bureautique s’est construit pour accompagner ses clients dans leur transition numérique, en intégrant les process métiers de chacun.

Partenaire de proximité allié à la puissance de son réseau national, le groupe Méditerranée Bureautique s’est taillé localement une réputation de partenaire fiable, proche de ses clients et attentif à leurs intérêts.

Notre démarche pour la rentrée sera toujours la même, nos maîtres mots sont la réactivité à tous les niveaux de l’organisation (accueil, technique, commercial et gestion) et la relation client qui est au cœur de notre organisation, mais également la satisfaction de nos clients qui est une priorité.

 

 

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Prestataire dématérialisation

Prestataire dématérialisation

Méditerranée Bureautique vous guidera pas à pas dans l’installation, le développement et la pratique de votre armoire numérique et sera l’interlocuteur privilégié de votre entreprise. Nous formons et guidons l’ensemble des utilisateurs.

La dématérialisation de vos documents à court ET à long terme vous apportera de nombreux avantages (gain de temps, économies de traitement administratif, support multi-interface, travail en extérieur).

Pour dématérialiser vos documents de manière simple et intuitive Méditerranée Bureautique est la solution qu’il vous faut !

Pour un renseignement ou un devis pour le logiciel de dématérialisation CONTACTEZ-NOUS !

Chorus Pro obligatoire pour les TPE et fournisseurs du secteur public

La dernière étape au 1er janvier 2020 pour les petites entreprises.

Changement en vue pour les très petites entreprises, les micros-entreprises qui fournissent des prestations ou vendent des biens à destination du secteur public (État, collectivités locales, hôpitaux, établissements publics). À compter du 1er janvier 2020, la transmission des factures sous forme dématérialisée sur le portail Chorus Pro devient obligatoire pour les petites structures de moins de 10 salariés, une disposition qui s’applique depuis janvier dernier pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés), depuis 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5.000 salariés) et depuis 2017 pour celles de plus de 5.000 salariés. À compter de 2020 toutes les entreprises seront dans l’obligation de le faire, même celles avec moins de 10 salariés.

Notre solution de dématérialisation permet de faciliter l’envoi des factures électroniques via Chorus Pro de façon automatique.

Avec cette solution vous pourrez gérer la dématérialisation et l’envoi de vos factures sur une seule interface.

√   Lecture et classement automatique des documents

√  Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures

√  Extraction automatique des données de facturation obligatoire dans Chorus Pro

√  Signature électronique des factures avec un certificat RGS

√  Transmission sécurisée et preuve de dépôt

√  Archivage à valeur probante

Au plus tard au 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises.

Si vous n’utilisez pas encore la facturation électronique cette étape vous permettra d’accéléré votre transformation digitale et ce en respectant les restrictions légales. Cela permettra aussi d’améliorer votre productivité en fluidifiant vos processus de distribution des factures clients.

Selon le magazine le Monde il faut savoir « que le 6 juin dernier la France, parmi douze États membres de l’union européenne ont reçu une lettre de mise en demeure pour non-conformité envers la directive relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. »

C’est l’occasion de moderniser vos processus !

Il n'y a que des avantages à utiliser la facturation électronique notre solution de dématérialisation.

√  Les échanges simplifiés

√  Des meilleurs délais de traitement et de paiement

√  Une conformité aux contraintes fiscales

√  Un suivi de la réception du document par le destinataire

Prenez 30 secondes pour découvrir l’interfaçage de Zeendoc vers Chorus Pro.       

Dématérialisation RH

Dématérialisation RH

Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

La dématérialisation est incontournable et innovante, elle est donc nécessaire pour une entreprise. À tous les niveaux : organisationnels, relationnels et financiers.

La transformation digitale des entreprises est largement facilitée par plusieurs éléments :

          -     Environnement législatif et économique favorable : loi El Khomri, simplification du bulletin de paie, RGPD

          -     Émergence et arrivée en entreprise de la génération Z

          -     Extension des usages mobiles

Quels sont les besoins d’un service RH ?

               Gérer les dossiers salariés rapidement

               Classer simplement et retrouver instantanément des documents

               Distribuer et archiver les bulletins de salaire électronique de manière sécurisée

               Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations du service RH

               Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier

               Constituer un patrimoine documentaire (RGPD, litige…)

               Crée une CVthèque

Les bénéfices

               Gain de productivité

               Réduction des couts

               Conformité à la réglementation

               Sécurité confidentialité

               Optimisez les processus RH

          √     Maitrisez les risques de l’activité RH (Chaque collaborateur aura des droits d’accès personnalisés).

De plus en automatisant l’archivage des documents à valeur probante (contrats et avenants, bulletins de  paie…) les contraintes légales en matière de conservation des documents RH seront respectées

Pourquoi dématérialiser les processus RH ?

               Mise en place du télétravail et de la mobilité

               Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique

               Reconnaissance des documents pour un classement automatique

               Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié grâce au moteur de recherche et aux facilités d’envoi

               Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel

               Signature électronique des documents

               Formulaire et workflow de demandes de congés, de formation

               Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés

               Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents.

 

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LE PASSAGE DU PAPIER AU DIGITAL…

Transition numérique des entreprises

 Une grande majorité d’entreprises s’interrogent et ont besoin d’être rassurées autant que conseillées sur les nouveaux produits et nouvelles manières de travailler à adopter avec leur MFP.

« Nous considérons le MFP ou système d’impression comme une plate-forme de conversion entre le papier et le digital, et inversement. Tout est mis en œuvre pour rendre la transition papier digitale transparente et simple pour l’utilisateur » Illustre Jean-Pierre Blanger, Directeur Solutions, Services et Innovation chez Ricoh.

Dans la lignée de notre fournisseur Ricoh, Méditerranée Bureautique rend la transition digitale limpide et accessible pour l’utilisateur. Ainsi Méditerranée Bureautique propose plusieurs points d’entrée d’accompagnement vers la digitalisation, avec notamment l’écran des scanners et des multifonctions personnalisables pour améliorer l’expérience utilisateur à travers une navigation simplifiée et qui démystifie l’usage du document électronique. Autre exemple, une customisation logicielle du MFP ou système d’impression qui servira à automatiser les tâches répétitives et à les exécuter depuis l’écran du multifonction.

Méditerranée Bureautique est à votre écoute pour vous informer sur toutes les possibilités et évolutions vers le digital de votre entreprise.

La dématérialisation des notes de frais, comment faire ?

Depuis mars 2017, les salariés ne sont plus tenus de conserver un reçu papier pour se faire rembourser leurs notes de frais. Mais alors comment faire ?

Pour la plupart des entreprises, la gestion traditionnelle des notes de frais est jugée trop chronophage, en effet selon le magazine Forbes 58% des entreprises mettent en effet plus de 10 jours après l’envoi des justificatifs à rembourser les salariés. Ce phénomène pousse 63% des entreprises françaises à s’engager dans la digitalisation des notes de frais. Alors pourquoi pas vous ?

Dématérialisation des justificatifs de notes de frais

Méditerranée Bureautique dispose d’une solution facile et intuitive pour la gestion des notes de frais : ZEENDOC. La dématérialisation de vos notes de frais sera disponible sur toutes les interfaces (ordinateur, tablette, mobile). Grâce à cet outil vous ne perdrez plus de temps avec la saisie et vous consacrerez donc du temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous gagnerez en productivité avec le classement et le traitement automatisé des notes de frais.

La pratique est aussi simple que la théorie, avec cet outil multi-interfaces, photographiez les justificatifs avec votre téléphone, envoyez automatiquement les documents dans l’application Zeendoc.

Une question, un renseignement, une démo ? Contactez-nous !

Zeendoc : le collecteur automatique de factures

La collecte automatique de vos factures fournisseurs, l’ensemble de vos factures arrivent soit par mail, soit par courrier. Ces factures sont uniquement disponibles sur le site de votre fournisseur (par exemple Edf ou Orange). Pour avoir accès à ces factures afin de les récupérer ou seulement les visualiser, il faut se rendre sur chaque compte de l’entreprise pour chaque fournisseur. C’est une tâche répétitive, représentant une véritable perte de temps avec un risque d’oubli.

Avec Zeendoc, améliorez votre productivité grâce à la collecte automatique de factures. Connectez vos espaces clients à Zeendoc en un clic et les nouvelles factures seront automatiquement récupérées. Plus de 400 connecteurs sont disponibles.

Après avoir été reconnues, les données sont indexées (nom du fournisseur, montant, TVA, date par exemple).

Grâce à Zeendoc :

     √  Gagnez en productivité

     √  Gagnez du temps pour votre activité

     √  Gagnez en efficacité

     √  Moins de tâches chronophages sans valeur

     √  Moins de risques de perte ou d’oubli

Grâce à Zeendoc vous pouvez vous dédier à 100% à votre activité !

 Regardez les explications en vidéo

 

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Les avantages de la dématérialisation des documents

Les avantages de la dématérialisation des documents

          1. Gain de place

Un des premiers avantages de la dématérialisation des documents est le gain de place. En effet l’archivage des documents nécessite la location d’une salle d’archive, ce qui engendre des coûts. La solution de dématérialisation vous permet d’archiver l’ensemble de vos documents et des les retrouver où que vous soyez seulement avec une connexion internet et un ordinateur, tablette ou smartphone. Ce gain de place est une réelle opportunité pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs locaux.

          2. Meilleure organisation

La dématérialisation des documents amène aussi un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents. Cette solution est parfaitement adaptée aux entreprises qui ont mis ou qui souhaitent mettre en place le télétravail. Gérez la dématérialisation et le télétravail des vos collaborateurs avec notre solution de dématérialisation.

          3. Sécurité et protection des données

Avec notre outil de dématérialisation des documents, les données dîtes sensibles ou concernant les informations du personnel sont sécurisées, cet outil répond aux réglementations RGPD. Les documents sont protégés et sécurisés sous une appellation « pdfa » et ne peuvent être modifiés.

          4. Diminution des coût

La dématérialisation des documents permet une meilleure organisation des documents, la solution bénéficie d’une recherche automatique des documents, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder plus rapidement à l’information. Cela engendre une réduction des coûts logistiques (achats de papier, encre pour l’imprimante, locaux pour archives, courrier, distribution).

          5. Accessibilité des documents simplifiée

La dématérialisation des documents dans une entreprise offre la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en ayant seulement une connexion internet. Cela permet aux clients, fournisseurs, experts-comptables d’éviter les déplacements et d’économiser les coûts liés. L’accessibilité au document ou à l’information se fait en quelques clics !

          6. Écologie

L’écologie est un des sujets qui préoccupent le plus les esprits de nos jours. La dématérialisation va permettre aux entreprises de réduire leur empreinte écologique, le papier sera moins présent dans les locaux ce qui entrainera une diminution du besoin de personnel d’archivage ainsi que des locaux prévus à cet effet.

 

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