Transformation Numérique TPE-PME

Transformation Numérique TPE-PME

« Le Covid-19 a renforcé la transformation numérique des TPE-PME » Selon Forbes en juin 2020

Cette période délicate nous l’a montré la digitalisation des entreprises, quelle que soit leur taille est un avantage concurrentiel pour elles. Le télétravail était de mise durant le confinement, mais aviez-vous les bons outils à ce moment-là ? La gestion électronique des documents est primordiale en télétravail, comment retrouver ses documents alors qu’ils sont restés au bureau et les partager avec les différents collaborateurs de l’entreprise qui eux aussi sont en télétravail.

Aujourd’hui, le télétravail est indispensable au bon fonctionnement des entreprises cependant certaines entreprises non pas encore commencer leur transformation numérique.

La transformation numérique des TPE-PME se fait autant en interne qu’en externe, il est donc nécessaire de mettre en place des processus pour favoriser et accélérer cette transformation numérique.

Méditerranée Bureautique est distributeur d’une Solution de Dématérialisation : Zeendoc, qui valorise les informations qui se trouvent sur vos documents d’entreprise et vous permet de les utiliser en permanence. Les documents sont disponibles en un clic depuis un ordinateur, tablette ou smartphone, vous retrouvez vos contenus, mieux vous les exploitez

La transformation digitale des entreprises passe par la digitalisation de plusieurs services :

          -   Digitalisation du service des Ressources Humaines

La digitalisation du service des Ressources Humaines passe par la numérisation des bulletins de salaire, leur distribution et l’archivage, l’ensemble de ces  tâches automatisées grâce à notre Solution de dématérialisation. En savoir plus sur le processus de dématérialisation du bulletin de paie.

          -   Digitalisation du service Clients

La Solution de Dématérialisation vous permet d’envoyer vos factures en quelques clics et étant en conformité avec la législation. Numériser vos factures et simplifiez leur envoi en 1 seul clic .

Il est important de savoir que la facture dématérialisée tient lieu de facture originale à condition que les règles établies par l’administration fiscale soient respectées. En savoir plus sur les nouvelles règles de facturation.

          -   Digitalisation du service Fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion et la gestion de vos fournisseurs, la Solution de Dématérialisation vous apporte une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le traitement des factures, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne et avec les fournisseurs.

           -   Digitalisation du service Comptabilité

Notre Solution de Dématérialisation classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable (sage, ebp, cegid, quadratus, ciel…). En savoir plus sur l’export comptable.

La dématérialisation des factures fournisseurs et client permet de faire circuler les factures et informations plus rapidement et de les traiter plus efficacement.

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Dématérialisation des données de Santé

De nombreux professionnels de la santé et institutions médicales souhaitent dématérialiser les données médicales. Cela leur permet de bénéficier des avantages de la gestion électronique : fichiers centralisés, recherche de données simplifiée et accès aux données des patients en déplacement. Mais les données médicales (soins gérés, médicaments, antécédents médicaux des patients) constituent des données personnelles, et leur archivage est strictement réglementé.

Grâce à notre solution Dématérialisation-Santé, vous pourrez dématérialiser et exploiter l’ensemble des données qui se trouve sur différents supports.

Depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone, accédez à votre Solution de Dématérialisation et retrouvez de façon rapide et précise une information sur un dossier ou patient.

Vous pouvez la commenter, mettre en place un processus de consultation ou de circulation de documents avec une gestion des droits d’accès différenciée par collègues, services concernés ou intervenants extérieurs. L’offre comprend un accès illimité en nombre d’utilisateurs qui est gérée par votre administrateur.

Zeendoc travaille avec un hébergeur de données de santé à caractère personnel Français certifié : AZNetwork. Ensemble, nous accompagnons les établissements et les professionnels de santé dans leur projet de dématérialisation des données de santé.

Des bénéfices immédiats

     √  Gain de productivité pour l’archivage et le classement des dossiers patients ;

     √  Gain d’espace, moins de stockage papier

     √  Plus d’erreurs ni de pertes de données ;

     √  Gage de cohérence et donc de qualité des données rattachées à un patient ;

     √  Gain de temps dans la recherche des informations ;

     √  Partage sécurisé des informations ;

     √  Accès aux données en mobilité (et collecte dans certains cas).

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Dématérialisation TPE/PME

Longtemps réservées aux grands groupes les solutions de dématérialisation, s’appliquent aussi aux plus petites structures. Pour les PME ce sont les processus internes qu’il faut observer : La façon dont est organisée la diffusion des informations dans l’entreprise, le temps perdu à rechercher/classer des documents et le coût que cela engendre. Et Enfin, la sécurité de vos données.

Dans la plupart des petites structures les échanges et l’organisation sont simplifiés en raison du nombre limité de collaborateurs. Mais ils sont en conséquent plus autonomes et une seule anomalie peut bloquer tout le processus.

Certaines PME peuvent avoir des besoins plus spécifiques en matière de gestion documentaire, en lien avec la nature de leurs activités : Formats de documents spécifiques, annexés à des logiciels spécialisés, sécurisation des fichiers…

Méditerranée Bureautique analyse vos processus de travail, et dresse un bilan sur les tâches « lourdes » et récurrentes auxquelles vous faites face. Afin de vous guider dans votre projet de dématérialisation et l’adapter aux mieux aux réalités de votre PME.

Les avantages de cette solution de dématérialisation :

     √  Gain de place

     √  L’accessibilité des données

     √  La traçabilité informatique des documents

     √  Un archivage numérique à valeur légale

     √  Empreinte écologique

     √  La sécurité des données

 

Pour en savoir davantage sur la dématérialisation chez Méditerranée Bureautique CLIQUEZ ICI !

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Bulletin de salaire électronique

En 2020 la tendance est au digital pour les entreprises avec la dématérialisation des factures clients, factures fournisseurs, des notes de frais, la signature électronique

Vous pouvez même digitaliser les bulletins de salaire de vos employés.

Directement depuis notre solution de dématérialisation vous gérez la distribution et l’archivage des bulletins de paie électroniques. Le passage à la dématérialisation du bulletin de salaire permet en quelques clics d’optimiser la traçabilité et la confidentialité de vos documents et de supprimer les tâches sans valeur ajoutée.

Les bénéfices pour l’entreprise, le service des Ressources Humaines et les collaborateurs sont à consulter dans un autre article.

 

Le processus :

Explications en vidéo ici !

Vous souhaitez passer au tout numérique pour les bulletins de salaires ?

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Dématérialisation factures

Dématérialisation factures

Les entreprises françaises utilisent encore les envois de factures à 80 % en format papier.

Passez à la facturation électronique : Réduisez le temps passé au traitement des factures, réalisez jusqu’à 70% d’économies sur le coût de gestion de vos factures, simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients !

     √  Le processus de facturation est simplifié
     √  Les paiements sont plus rapides
     √  Les enregistrements comptables se font de manière automatique
     √  Réduction de la fraude
     √  Gain d’espace
     √  Allègement des coûts (papiers, encres…)
     √  Diminution de l’empreinte écologique

Nous vous recommandons 6 bonnes pratiques pour optimiser votre facturation numérique et votre gestion documentaire :

      1.  Garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture électronique
      2.  Numériser les factures papier pour le confort du tout numérique
      3.  Renseigner les mentions obligatoires pour être en règle
      4.  Détailler la facture électronique pour une meilleure acceptation client et un meilleur contrôle
      5.  Conserver les factures de ses clients et utiliser l’historique

     6.  Automatiser les relances pour les factures électroniques et gagner du temps

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Solution de dématérialisation avec signature électronique de document

Signature électronique : la solution en cette période !
La période des ponts des mois d’Avril et Mai est arrivée pour le plus grand bonheur des salariés mais pas pour les dossiers qui eux restent en suspens…
Cette période rime avec congés et aussi télétravail, Méditerranée Bureautique vous permet de ne pas laisser vos dossiers ou votre travail en suspens durant cette période, grâce à notre solution de dématérialisation, accessible à partir d’un smartphone, tablette ou ordinateur, et une de ces fonctionnalités : la signature électronique des documents.
Méditerranée Bureautique permet d’envoyer par email vos documents et de les faire signer électroniquement par vos clients depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette sans aucune installation préalable. La signature électronique intégrée dans la solution de dématérialisation à travers un tiers de confiance possède la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.

Comment ça marche ?

Les avantages de cette solution :
√  Meilleure traçabilité des documents
√  Relations clients / fournisseurs améliorées
√  Gain de temps et de productivité
√  Réduction de l’empreinte environnementale
√  Gain d’espace
√  Conformité : signature électronique dans le respect de la législation française et européenne
√  Sécurité des échanges
√  Possibilité d’être en télétravail avec la solution

 

Les explications en vidéo ici !

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dématérialisation ?

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Transformation digitale des entreprises

2020 rimes avec transformation digitale des entreprises : la transformation digitale, que l’on appelle parfois aussi transformation numérique, désigne le processus qui permet aux entreprises d’intégrer toutes les technologies digitales disponibles au sein de leurs activités.

Méditerranée Bureautique vous accompagne dans cette transformation numérique via votre imprimante et vos périphériques d’impression, mais également avec notre solution de dématérialisation, un lien peut être établi entre vos périphériques d’impression et notre solution d’impression ce qui facilité d’avantage la transformation digitale de votre entreprise.

Méditerranée Bureautique vous propose des imprimantes multifonctions connectées disposant d’une tablette interactive, ces appareils peuvent imprimer, copier, numériser, numériser et faxer. Il se connecte également très facilement au cloud. Son panneau de commande (tablette interactive) dispose d’un ensemble d’applications intelligentes préinstallées qui facilitent son utilisation.La transformation digitale de votre entreprise passe aussi la dématérialisation de vos documents, nous sommes aussi distributeur d’une solution de dématérialisation, qui permet de bénéficier d’avantages considérables tels que des économies de coût et gain de temps.

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Dématérialisation note de frais

Dématérialisation note de frais

A l'heure du tout numérique et de la simplification, il est devenu évident pour les entreprises d'appliquer ce principe à la gestion des notes de frais. La numérisation de vos justificatifs de dépenses et l'archivage électronique de ces derniers vous permet de mettre en place une gestion 100% digitale des notes de frais. Même si la dématérialisation des notes de frais induit une remise en question de la méthodologie, des process et de l'organisation d'une entreprise, elle est également à l'origine de nombreux avantages pour tous les profils.

Pour les collaborateurs, c'est la fin du travail de fourmi au retour d'un déplacement, les notes de frais peuvent se faire sur le tas, et qui dit soumission des dépenses plus rapide dit remboursement plus rapide ! Du côté des comptables et des financiers, cela permet d'alléger les tâches administratives chronophages, supprimer le coût et le volume de l'archivage papier, réduire les risques de perte ou de dégradation du support papier. Les économies sont substantielles, directes et mesurables, mais ce sont bien ici les gains de temps et de productivité qui sont les plus appréciés. L'ensemble du processus de gestion des notes de frais gagne en efficacité.

Explication en vidéo ici

Pour plus d’informations ou une démo n’hésitez pas à nous contacter :

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ZOOM SUR L’EXPORT COMPTABLE

exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Notre solution de dématérialisation classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

La dématérialisation des factures fournisseurs et client qui sont d’autres solutions présentes dans le logiciel permettent de faire circuler les documents et de les traiter plus efficacement.

La saisie des factures est souvent une tâche fastidieuse et chronophage et peut être parfois sujet à des erreurs. Avec notre solution de gestion électronique des documents vous aurez la possibilité d’archiver vos factures et faciliter leur saisie grâce à une passerelle vers votre logiciel comptable (Sage, Ebp, Cegid, Quadratus, Ciel).

Notre solution vous permettra de :

√ Réduire très fortement le temps et l’effort de saisie

√ Limiter les risques d’erreurs

√ Classer directement la facture dans le bon dossier

√ Faciliter le traitement et la recherche

√ Lier les factures avec les documents justificatifs

√ Tenir votre comptabilité à jour

√ Réaliser des gains de productivité

 

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Spécialiste dématérialisation Marseille

Spécialiste dématérialisation Marseille

Un logiciel pour archiver gérer et partager ses documents numériques partout tout le temps ? Nous avons le logiciel pour votre demande, une solution de dématérialisation qui permet de gérer efficacement l’ensemble de vos documents depuis votre tablette, téléphone ou ordinateur.

Notre solution de dématérialisation va valoriser les informations de vos documents, vos informations prennent vie et se relient entre elles, elles circulent entre collègues ou au-delà des frontières de l’entreprise, vous renforcez le travail collaboratif entre les différents services tout en maitrisant le flux des données. La rapidité d’accès offerte par l'archivage électronique des documents accroit votre productivité et renforce votre efficacité.

 

 

Présentation de la solution en vidéo ici !