Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation

Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation

Les avantages :

          •   Gain de place

Le premier avantage de la dématérialisation est sur le plan logistique, en effet grâce à notre solution vos documents seront tous au même endroit et accessible avec une connexion internet, ce qui entraine bien évidement un gain d’espace grâce au stockage numérique.

          •   L’accessibilité des données

La dématérialisation des documents dans une entreprise offre la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en ayant seulement une connexion internet. Cela permet aux clients, fournisseurs, experts-comptables d’éviter les déplacements et d’économiser les coûts liés.

L’accessibilité au document ou à l’information se fait en quelques clics !

          •   La traçabilité informatique des documents

L’intelligence d’un système de gestion électronique de documents accroît la productivité des collaborateurs, chaque information est disponible en temps réel.

La transmission de l’information n’est plus un problème, les boîtes mails ou autres canaux d’envoi ne sont pas saturés.

Le classement des documents est aussi un avantage considérable de la dématérialisation, en effet avec cette solution vos documents seront classés par catégories, vous ne pourrez plus les égarés !

La dématérialisation accélère ainsi un ensemble d’activités coordonnées, en apportant en plus de cela une traçabilité des documents, avec un historique détaillé.

          •   Un archivage numérique à valeur légale

Les documents sont protégés et sécurisés sous une appellation « pdfa » et ne peuvent être modifiés.

          •   Empreinte écologique

L’écologie est un des sujets qui préoccupent le plus l’esprit des personnes de nos jours. Nous voyons apparaitre de plus en plus des pratiques dîtes à faible « empreinte écologique », mais qu’en est-il pour les pratiques écologiques des entreprises ?

La dématérialisation va permettre aux entreprises de réduire leur empreinte écologique, le papier sera moins présent dans les locaux ce qui engendrera une diminution du besoin de personnel d’archivage ainsi que des locaux prévus à cet effet.

Une diminution de la consommation de papier va permettre aux entreprises de réduire les dépenses et donc permettra de faire de réelles économies à court ou moyen terme.

          •   La sécurité des données

Avec notre outil de dématérialisation des documents, les données dîtes sensibles ou concernant les informations du personnel sont sécurisées, cet outil répond aux réglementations RGPD.

Les inconvénients :

          •   L’investissement

Le passage du papier au digital est un investissement à long terme, qui après coût apportera plusieurs gains cités ci-dessus. L’investissement financier est un des inconvénients de la dématérialisation même si ce nouveau mode de fonctionnement peut paraitre couteux il est avantageux dans de nombreux points.

          •   La résistance face aux changements

La résistance est inévitable, certaines personnes dans votre entreprise seront habituées à avoir une certaine façon de travailler et ne souhaiteront pas en changer. Nous sommes aussi présents pour vous accompagner dans cette démarche et ce nouveau mode de fonctionnement.

 

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