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Gestion électronique des documents : la dématérialisation, un enjeu d’efficacité et de productivité pour l’entreprise

Gestion électronique des documents : la dématérialisation, un enjeu d'efficacité et de productivité pour l'entreprise

Important à savoir :

La piste d’audit fiable est obligatoire depuis le 1er janvier 2020, dans tout processus de facturation électronique ! C’est à la fois une garantie juridique pour l’entreprise, mais c’est aussi un gage de visibilité, de productivité et de fiabilité pour votre processus comptable.

Nous vous proposons de découvrir notre outil de dématérialisation innovant simple et performant de classement, recherche et partage dynamique des documents adaptés à vos besoins.

Disposez de l’information recherchée en quelques secondes seulement, diffusez et partagez avec vos collaborateurs ou partenaires. Grâce à notre solution de dématérialisation simplifiez votre travail au quotidien et gagnez en productivité.

Avec notre outil de dématérialisation vous bénéficiez :

  • D’un triple hébergement des données sur des zones géographiques distantes
  • D’une double version de vos documents : original et PDF/A
  • D’une gestion et mise à jour régulière des outils de cryptage et protection des documents avec des outils professionnels

Vous souhaitez cet outil de dématérialisation qui révolutionnera votre façon de travailler ?

 

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Nos conseils pour dématérialiser en toute sécurité

Nos conseils pour dématérialiser en toute sécurité

Mettre en place des outils de gestion électronique des documents et dématérialiser les processus métier présentent de nombreux avantages. En effet, le traitement des informations, les échanges et l'archivage de documents ainsi que la recherche documentaire sont largement simplifiés.

QUELQUES CONSEILS POUR DEMATERIALISER SES DONNEES EN TOUTE SECURITE

  • Pour opérer une transformation digitale réussie, il est nécessaire de mettre en place certaines mesures pour assurer la protection des données. Voici les bons réflexes à avoir lors de la dématérialisation des données d'entreprise :
  • Chiffrer les documents à leur archivage avec une clef spécifique à chaque client, en utilisant le protocole AES. La clef de déchiffrement est elle-même cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur, de sorte que seul le détenteur de ce mot de passe soit capable de déchiffrer le document.
  • Utiliser un logiciel GED qui catégorise et autorise les actions possibles (consultation, modification, suppression) selon l'identité de l'employé permettant la traçabilité des actions réalisées.
  • Protéger ses données, les connexions et les ordinateurs de l'entreprise grâce à des anti-virus et des filtres anti-hameçonnage ou si possible mettre ses données dans le cloud dans une solution en saas (sécurisée), de préférence stockées en France avec une connexion TLS (HTTPS). Si votre choix s’oriente vers le cloud, il faudra vous assurer du niveau d’accès au service et de la disponibilité de vos données à tout moment : une certification Tier III vous garantit plus de 99% de disponibilité.
  • Avoir un accès sécurisé par mot de passe personnel. Afin de renforcer la sécurité, la fourniture d’un identifiant et d’un mot de passe valides sont nécessaires pour se connecter.
  • Être conforme aux exigences du RGPD. Pour dématérialiser ses documents et processus métier, la meilleure solution reste d'utiliser un logiciel GED professionnel, comme. Cela permet également de parler de son projet de dématérialisation des données avec des professionnels et de mettre en place des solutions de sécurité adaptées.

LES AVANTAGES DE LA DEMATERIALISATION

  • Le stockage et l'archivage numérique dans un système informatique sécurisé permet d'éviter de nombreuses erreurs humaines (oublis, perte d'un document papier)
  • Le flux de documents est mieux géré et même automatisé (par exemple, ventes de factures). De plus, les employés peuvent accéder aux données et documents 24 heures sur 24 pendant leur travail ou en déplacement grâce à une connexion Internet.
  • L'échange de données informatisé (EDI) entre les services d'une même entreprise ou avec des partenaires externes est grandement simplifié.
  • La dématérialisation des documents peut également éviter l'impression sur papier et l'archivage physique à une époque où le flux de documents devient de plus en plus important. Certains de nos clients ont atteint leur objectif « zéro papier » de flux de documents qu'ils ont éliminé.

 

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Solution de gestion de parc d’impression

Solution de gestion de parc d’impression

Un véritable vivier de compétitivité !

Pourquoi externaliser la gestion de votre parc d’impression ?

             Une gestion des coûts et du stock maitrisé

L’impression au sein d’une entreprise est un coût réel et une charge quotidienne. Certes les coûts peuvent être maîtrisés par l’entreprise elle-même mais cela demande une organisation et du temps. L’impression est une charge quotidienne pour les équipes informatiques, qui consacrent notamment beaucoup de temps à répondre aux sollicitations des utilisateurs de l’entreprise.

Le service d’infogérance d’impression consiste en l’externalisation de la gestion du parc d’impression et des consommables.

             Une gestion du stock maîtrisée

Votre stock est en fonction de vos besoins seulement, pas de surplus.

            Une réponse spécifique à vos besoins par des experts dans le domaine

Un des avantages de la solution de gestion de parc d’impression est d’apporter de la visibilité budgétaire, en général via un système de facturation sous forme de coût à la page, c’est-à-dire que l’entreprise ne paie que pour les impressions réalisées selon un barème préétabli.

En confiant la gestion de vos impressions à une entreprise experte dans le domaine, vous répondez ainsi en toute simplicité à vos principales problématiques :

            Connaitre précisément les dépenses d’impression afin de prévoir celles à venir

            Bien évaluer le parc pour le faire évoluer en fonction des besoins réels

            Gagner du temps en simplifiant la gestion

            Assurer la satisfaction des utilisateurs en améliorant leur confort de travail.

Vous pourrez donc améliorer la productivité de vos collaborateurs et réduire les pertes.

tagPDF : le logiciel intuitif de numérisation et de classement de documents

tagPDF : le logiciel intuitif de numérisation et de classement de documents

TagPDF numérise, nomme et classe vos documents en PDF directement dans vos répertoires ou ceux de vos collègues qui seront notifiés. TagPDF s’utilise sur tous les périphériques de numérisation (multifonctions, scanners et smartphones) et fonctionne de la même façon pour les documents numériques. Assurez la traçabilité, l’origine et l’intégrité des documents en générant des copies fidèles grâce à l’horodatage et la signature numérique. Sécurisez vos documents en les archivant dans un coffre-fort à valeur probatoire et obtenez des copies fiables considérées équivalentes aux documents papiers.

Tous périphériques et documents numériques

tagPDF : le logiciel intuitif de numérisation et de classement de documents

Fonctionnalités tagPDF

          √   Numérisation

Pour tous les périphériques vers répertoire, e-mail ou Cloud

          √   Classement et nommage

Par répertoire, hashtag, QR Code

          √   Licence pour 5 ans pour 3 appareils*

Maintenance / assistance comprise

*1 licence tagPDF installée sur 1 PC peut piloter jusqu’à 3 appareils maximum.

          √   Volume illimité

Aucune limite de nombre de documents

          √   2 licences Alerter

Notifications de documents reçus (pack de 10 licences Alerter en option)

          √   PDF Editor

Puissant éditeur de PDF avec de nombreuses fonctionnalités

          √   Fonctionnalités standards

OCR Abbyy, conversion en documents Office, formats (PDF, tiff, PDF/A), compression MRC, possibilité d’identification par mot de passe.

                Voir la vidéo

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C’est la rentrée, imprimez, numérisez, dématérialisez !

C’est la rentrée, imprimez, numérisez, dématérialisez !

L’heure de la rentrée a sonné pour les grands comme les petits ! C’est l’occasion de tout remettre à neuf et d’investir dans de nouvelles solutions de travail.

Le groupe Méditerranée Bureautique grâce à ses compétences et celles de ses filiales Digit Office et MBI-MEDEX vous accompagnera pour l’informatique, les systèmes d’impression et la dématérialisation des documents.

Dématérialisation, infrastructures informatiques, et services d’assistance, systèmes d’impression, logiciels de gestion : le groupe Méditerranée Bureautique et ses filiales couvrent l’ensemble de ces métiers convergents. Fort d’un savoir-faire datant de plus de 50 ans pour certaines de ces spécialités, le groupe Méditerranée Bureautique s’est construit pour accompagner ses clients dans leur transition numérique, en intégrant les process métiers de chacun.

Partenaire de proximité allié à la puissance de son réseau national, le groupe Méditerranée Bureautique s’est taillé localement une réputation de partenaire fiable, proche de ses clients et attentif à leurs intérêts.

Notre démarche pour la rentrée sera toujours la même, nos maîtres mots sont la réactivité à tous les niveaux de l’organisation (accueil, technique, commercial et gestion) et la relation client qui est au cœur de notre organisation, mais également la satisfaction de nos clients qui est une priorité.

 

 

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La dématérialisation des notes de frais, comment faire ?

Depuis mars 2017, les salariés ne sont plus tenus de conserver un reçu papier pour se faire rembourser leurs notes de frais. Mais alors comment faire ?

Pour la plupart des entreprises, la gestion traditionnelle des notes de frais est jugée trop chronophage, en effet selon le magazine Forbes 58% des entreprises mettent en effet plus de 10 jours après l’envoi des justificatifs à rembourser les salariés. Ce phénomène pousse 63% des entreprises françaises à s’engager dans la digitalisation des notes de frais. Alors pourquoi pas vous ?

Dématérialisation des justificatifs de notes de frais

Méditerranée Bureautique dispose d’une solution facile et intuitive pour la gestion des notes de frais : ZEENDOC. La dématérialisation de vos notes de frais sera disponible sur toutes les interfaces (ordinateur, tablette, mobile). Grâce à cet outil vous ne perdrez plus de temps avec la saisie et vous consacrerez donc du temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous gagnerez en productivité avec le classement et le traitement automatisé des notes de frais.

La pratique est aussi simple que la théorie, avec cet outil multi-interfaces, photographiez les justificatifs avec votre téléphone, envoyez automatiquement les documents dans l’application Zeendoc.

Une question, un renseignement, une démo ? Contactez-nous !

Chorus Pro obligatoire pour toutes les entreprises

Chorus Pro obligatoire pour toutes les entreprises

Chorus Pro, le portail de la facture dématérialisée.

La dernière étape du 1er janvier 2020 pour les petites entreprises est arrivée, désormais l’ensemble des entreprises doivent se soumettre à la facture dématérialisée dans le cadre des marchés publics.

Depuis le 1er janvier 2020, les TPE doivent elle aussi dématérialiser leurs factures lorsqu’elles fournissent un bien ou une prestation à une entité de l’État (commune, département, établissement public…).

Nous vous rappelons donc que notre solution de dématérialisation permet de faciliter l’envoi des factures électroniques via Chorus Pro de façon automatique.

Avec cette solution vous pourrez gérer la dématérialisation et l’envoi de vos factures sur une seule interface.

Lecture et classement automatique des documents

√ Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures

√ Extraction automatique des données de facturation obligatoire dans Chorus Pro

√ Signature électronique des factures avec un certificat RGS

√ Transmission sécurisée et preuve de dépôt

√ Archivage à valeur probante

C’est l’occasion de moderniser vos processus !

Il n'y a que des avantages à utiliser la facturation électronique notre solution de dématérialisation.

√ Les échanges simplifiés

√ Des meilleurs délais de traitement et de paiement

√ Une conformité aux contraintes fiscales

√ Un suivi de la réception du document par le destinataire

Dématérialisation bulletin de paie

La dématérialisation touche tous les métiers, dans cet article nous allons nous intéresser à la fonction RH. Cette fonction est en effet en pleine évolution que ce soit pour le recrutement avec ce que l’on appelle le recrutement 3.0 ou la dématérialisation des processus et documents RH.

Avec la loi de simplification du droit du Travail « décret n°2016-1762 du 16 Décembre 2016 »

« L’employeur peut désormais procéder à la remise du bulletin de salaire sous forme électronique, sauf opposition du salarié, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au CPA »

Grâce à notre solution de dématérialisation, vous gérez la distribution et l’archivage des bulletins de paie électroniques en quelques clics, vous optimiserez la traçabilité et la confidentialité de vos documents.

LES BENEFICES

  • ENTREPRISE

> Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage

> Diminution de l’empreinte écologique

Recentrage de l’entreprise sur des activités à plus forte valeur ajoutée

  • SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES

> Solution conforme à la loi El Khomri (archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage)

> Suppression des tâches chronophages

> Traçabilité et sécurisation des échanges

Recherche simplifiée et accès permanent dans un espace unique et sécurisé

  • COLLABORATEUR

> Accès sécurisé et personnel à ses bulletins de paie à tout moment et avec toutes les interfaces

> Archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique personnel

>Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisse retraite, établissements bancaires et financiers)

> Assure un lien avec le Compte Personnel d’Activité (CPA)

 

Vous souhaitez faire évoluer la fonction RH de votre entreprise CONATCTEZ-NOUS !