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Transformation Numérique TPE-PME

Transformation Numérique TPE-PME

« Le Covid-19 a renforcé la transformation numérique des TPE-PME » Selon Forbes en juin 2020

Cette période délicate nous l’a montré la digitalisation des entreprises, quelle que soit leur taille est un avantage concurrentiel pour elles. Le télétravail était de mise durant le confinement, mais aviez-vous les bons outils à ce moment-là ? La gestion électronique des documents est primordiale en télétravail, comment retrouver ses documents alors qu’ils sont restés au bureau et les partager avec les différents collaborateurs de l’entreprise qui eux aussi sont en télétravail.

Aujourd’hui, le télétravail est indispensable au bon fonctionnement des entreprises cependant certaines entreprises non pas encore commencer leur transformation numérique.

La transformation numérique des TPE-PME se fait autant en interne qu’en externe, il est donc nécessaire de mettre en place des processus pour favoriser et accélérer cette transformation numérique.

Méditerranée Bureautique est distributeur d’une Solution de Dématérialisation : Zeendoc, qui valorise les informations qui se trouvent sur vos documents d’entreprise et vous permet de les utiliser en permanence. Les documents sont disponibles en un clic depuis un ordinateur, tablette ou smartphone, vous retrouvez vos contenus, mieux vous les exploitez

La transformation digitale des entreprises passe par la digitalisation de plusieurs services :

          -   Digitalisation du service des Ressources Humaines

La digitalisation du service des Ressources Humaines passe par la numérisation des bulletins de salaire, leur distribution et l’archivage, l’ensemble de ces  tâches automatisées grâce à notre Solution de dématérialisation. En savoir plus sur le processus de dématérialisation du bulletin de paie.

          -   Digitalisation du service Clients

La Solution de Dématérialisation vous permet d’envoyer vos factures en quelques clics et étant en conformité avec la législation. Numériser vos factures et simplifiez leur envoi en 1 seul clic .

Il est important de savoir que la facture dématérialisée tient lieu de facture originale à condition que les règles établies par l’administration fiscale soient respectées. En savoir plus sur les nouvelles règles de facturation.

          -   Digitalisation du service Fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion et la gestion de vos fournisseurs, la Solution de Dématérialisation vous apporte une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le traitement des factures, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne et avec les fournisseurs.

           -   Digitalisation du service Comptabilité

Notre Solution de Dématérialisation classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable (sage, ebp, cegid, quadratus, ciel…). En savoir plus sur l’export comptable.

La dématérialisation des factures fournisseurs et client permet de faire circuler les factures et informations plus rapidement et de les traiter plus efficacement.

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Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation

Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation

Les avantages :

          •   Gain de place

Le premier avantage de la dématérialisation est sur le plan logistique, en effet grâce à notre solution vos documents seront tous au même endroit et accessible avec une connexion internet, ce qui entraine bien évidement un gain d’espace grâce au stockage numérique.

          •   L’accessibilité des données

La dématérialisation des documents dans une entreprise offre la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en ayant seulement une connexion internet. Cela permet aux clients, fournisseurs, experts-comptables d’éviter les déplacements et d’économiser les coûts liés.

L’accessibilité au document ou à l’information se fait en quelques clics !

          •   La traçabilité informatique des documents

L’intelligence d’un système de gestion électronique de documents accroît la productivité des collaborateurs, chaque information est disponible en temps réel.

La transmission de l’information n’est plus un problème, les boîtes mails ou autres canaux d’envoi ne sont pas saturés.

Le classement des documents est aussi un avantage considérable de la dématérialisation, en effet avec cette solution vos documents seront classés par catégories, vous ne pourrez plus les égarés !

La dématérialisation accélère ainsi un ensemble d’activités coordonnées, en apportant en plus de cela une traçabilité des documents, avec un historique détaillé.

          •   Un archivage numérique à valeur légale

Les documents sont protégés et sécurisés sous une appellation « pdfa » et ne peuvent être modifiés.

          •   Empreinte écologique

L’écologie est un des sujets qui préoccupent le plus l’esprit des personnes de nos jours. Nous voyons apparaitre de plus en plus des pratiques dîtes à faible « empreinte écologique », mais qu’en est-il pour les pratiques écologiques des entreprises ?

La dématérialisation va permettre aux entreprises de réduire leur empreinte écologique, le papier sera moins présent dans les locaux ce qui engendrera une diminution du besoin de personnel d’archivage ainsi que des locaux prévus à cet effet.

Une diminution de la consommation de papier va permettre aux entreprises de réduire les dépenses et donc permettra de faire de réelles économies à court ou moyen terme.

          •   La sécurité des données

Avec notre outil de dématérialisation des documents, les données dîtes sensibles ou concernant les informations du personnel sont sécurisées, cet outil répond aux réglementations RGPD.

Les inconvénients :

          •   L’investissement

Le passage du papier au digital est un investissement à long terme, qui après coût apportera plusieurs gains cités ci-dessus. L’investissement financier est un des inconvénients de la dématérialisation même si ce nouveau mode de fonctionnement peut paraitre couteux il est avantageux dans de nombreux points.

          •   La résistance face aux changements

La résistance est inévitable, certaines personnes dans votre entreprise seront habituées à avoir une certaine façon de travailler et ne souhaiteront pas en changer. Nous sommes aussi présents pour vous accompagner dans cette démarche et ce nouveau mode de fonctionnement.

 

Pour en savoir davantage sur la dématérialisation chez Méditerranée Bureautique CLIQUEZ ICI !

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Pour avoir toutes ces informations en vidéo CLIQUEZ ICI !

Location de Photocopieurs Multifonctions Marseille

Location de Photocopieurs Multifonctions Marseille

Méditerranée Bureautique, prestataire d’imprimantes multifonctions et périphériques d’impression, propose une large gamme de produits et services selon vos besoins et vos flux d’impression à la location ou à la vente. Pour chacun de nos clients nous procédons en trois étapes :

          1. Audit et conseil : des solutions personnalisées

Notre force de vente réalise un audit de votre parc d’impression et périphériques. Bénéficiez d’un diagnostic complet de votre parc et de recommandations concrètes pour optimiser la circulation de vos informations.
Nous allons évaluer l’ensemble de votre parc existant, les comportements d’impression, la circulation des différents documents, les coûts associés et les besoins actuels et à venir en matière d’impression, de gestion documentaire et de sécurité.

          2. Location et intégration des matériels

Nous proposons à nos clients du matériel d’impression à la location ce qui leur permet de gérer leurs coûts sans immobilisation immédiate de leurs ressources.

Cette solution vous permettra :
          - D’utiliser un matériel récent, moderne, rapide et garanti équipés des dernières innovations
          - Une installation de votre matériel sur site par nos techniciens avec un paramétrage immédiat
          - Une maintenance sur site si vous ne pouvez pas être dépanné à distance
          - La gestion et la livraison de vos consommables
          - Une maîtrise de vos coûts

          3. Le contrat de maintenance

Méditerranée Bureautique, n’est pas seulement là pour vous recommander la meilleure offre selon vos besoins mais aussi vous assurer un suivi sur le long terme avec notre maintenance et notre hotline.
Nous garantissons à l’ensemble de nos clients un accueil téléphonique personnalisé et humain qui se trouve dans nos locaux à Gémenos, ouvert du lundi au jeudi de 8 heures 30 à midi et de 14 heures à 18 heures et le vendredi jusqu’à 17 heures 30.

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LE PASSAGE DU PAPIER AU DIGITAL…

Transition numérique des entreprises

 Une grande majorité d’entreprises s’interrogent et ont besoin d’être rassurées autant que conseillées sur les nouveaux produits et nouvelles manières de travailler à adopter avec leur MFP.

« Nous considérons le MFP ou système d’impression comme une plate-forme de conversion entre le papier et le digital, et inversement. Tout est mis en œuvre pour rendre la transition papier digitale transparente et simple pour l’utilisateur » Illustre Jean-Pierre Blanger, Directeur Solutions, Services et Innovation chez Ricoh.

Dans la lignée de notre fournisseur Ricoh, Méditerranée Bureautique rend la transition digitale limpide et accessible pour l’utilisateur. Ainsi Méditerranée Bureautique propose plusieurs points d’entrée d’accompagnement vers la digitalisation, avec notamment l’écran des scanners et des multifonctions personnalisables pour améliorer l’expérience utilisateur à travers une navigation simplifiée et qui démystifie l’usage du document électronique. Autre exemple, une customisation logicielle du MFP ou système d’impression qui servira à automatiser les tâches répétitives et à les exécuter depuis l’écran du multifonction.

Méditerranée Bureautique est à votre écoute pour vous informer sur toutes les possibilités et évolutions vers le digital de votre entreprise.

Chorus Pro obligatoire pour les TPE et fournisseurs du secteur public

La dernière étape au 1er janvier 2020 pour les petites entreprises.

Changement en vue pour les très petites entreprises, les micros-entreprises qui fournissent des prestations ou vendent des biens à destination du secteur public (État, collectivités locales, hôpitaux, établissements publics). À compter du 1er janvier 2020, la transmission des factures sous forme dématérialisée sur le portail Chorus Pro devient obligatoire pour les petites structures de moins de 10 salariés, une disposition qui s’applique depuis janvier dernier pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés), depuis 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5.000 salariés) et depuis 2017 pour celles de plus de 5.000 salariés. À compter de 2020 toutes les entreprises seront dans l’obligation de le faire, même celles avec moins de 10 salariés.

Notre solution de dématérialisation permet de faciliter l’envoi des factures électroniques via Chorus Pro de façon automatique.

Avec cette solution vous pourrez gérer la dématérialisation et l’envoi de vos factures sur une seule interface.

√   Lecture et classement automatique des documents

√  Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures

√  Extraction automatique des données de facturation obligatoire dans Chorus Pro

√  Signature électronique des factures avec un certificat RGS

√  Transmission sécurisée et preuve de dépôt

√  Archivage à valeur probante

Au plus tard au 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises.

Si vous n’utilisez pas encore la facturation électronique cette étape vous permettra d’accéléré votre transformation digitale et ce en respectant les restrictions légales. Cela permettra aussi d’améliorer votre productivité en fluidifiant vos processus de distribution des factures clients.

Selon le magazine le Monde il faut savoir « que le 6 juin dernier la France, parmi douze États membres de l’union européenne ont reçu une lettre de mise en demeure pour non-conformité envers la directive relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. »

C’est l’occasion de moderniser vos processus !

Il n'y a que des avantages à utiliser la facturation électronique notre solution de dématérialisation.

√  Les échanges simplifiés

√  Des meilleurs délais de traitement et de paiement

√  Une conformité aux contraintes fiscales

√  Un suivi de la réception du document par le destinataire

Prenez 30 secondes pour découvrir l’interfaçage de Zeendoc vers Chorus Pro.       

Prestataire imprimante multifonctions pour entreprise

Prestataire imprimante multifonctions pour entreprise

Les conseils sur le web, pour choisir une imprimante multifonctions sont nombreux, mais  ne sont  pas suffisants. Notre métier est de vous accompagner dans cette démarche et d’effectuer un suivi permanent. Nous effectuons pour chaque client un audit afin de mieux connaître son organisation et répondre au mieux à ses besoins.

Notre démarche d’audit est un véritable voyage au sein de votre entreprise. Elle consiste à évaluer le parc existant, les comportements d’impression, la circulation des différents documents, les coûts associés et les besoins actuels et à venir en matière d’impression, de gestion documentaire et de sécurité. L’objectif final est de conseiller et d’accompagner nos clients dans la rationalisation et l’optimisation de leur parc d’impression (choix et nombre de matériels, implantation...) et de leur processus documentaires (choix de solutions de dématérialisation, de gestion électronique de documents et de sécurité) en fonction des besoins constatés sur site. Une telle démarche engendre également un plus grand confort au travail, source d’efficacité et de productivité, pour un budget souvent moindre.

Vous souhaitez changer votre système d’impression ou faire l’acquisition d’un nouveau parc d’impression, contactez-nous !

 04 42 32 70 10

accueil@m-bureautique.com

Méditerranée Bureautique

Signature électronique des documents

Signature électronique des documents

Oubliez papier et stylo, envoyez vos documents par voie électronique pour les signer !

Notre solution de dématérialisation va vous permettre d’envoyer par emails vos documents et de les faire signer électroniquement par vos clients depuis un ordinateur, tablette ou smartphone. Aucune installation préalable est requise.

Comment ça marche ?

  1. L’envoi

Depuis notre solution de dématérialisation, sélectionnez le document, indiquez les signataires et envoyez.

  1. La signature

Chaque signataire reçoit le document par email avec un lien sécurisé ainsi qu’un code d’authentification par sms pour garantir son identité. Ainsi le signataire n’a plus qu’à signer d’un simple clic.

  1. Le suivi et la gestion

Lorsque le contrat aura été signé, l’expéditeur du document sera informé en temps réel et le document sera archivé dans la solution de dématérialisation.

  1. La valeur légale des signatures

Signature électronique et manuscrite ont la même valeur juridique.

Notre solution de dématérialisation a choisi de collaborer avec DocuSign la référence mondiale en matière de signature électronique à valeur juridique, avec plus de 200 millions d'utilisateurs dans 180 pays. 

  • Conforme au règlement eIDAS (UE n° 910/2014)
  • Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » européenne.

Les avantages

  • Meilleure traçabilité des documents
  • Relations clients / fournisseurs améliorées
  • Gain de temps et de productivité
  • Réduction de l’empreinte environnementale
  • Gain d’espace
  • Conformité : signature électronique dans le respect de la législation française et européenne
  • Sécurité des échanges

Dématérialisation bulletin de paie

La dématérialisation touche tous les métiers, dans cet article nous allons nous intéresser à la fonction RH. Cette fonction est en effet en pleine évolution que ce soit pour le recrutement avec ce que l’on appelle le recrutement 3.0 ou la dématérialisation des processus et documents RH.

Avec la loi de simplification du droit du Travail « décret n°2016-1762 du 16 Décembre 2016 »

« L’employeur peut désormais procéder à la remise du bulletin de salaire sous forme électronique, sauf opposition du salarié, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au CPA »

Grâce à notre solution de dématérialisation, vous gérez la distribution et l’archivage des bulletins de paie électroniques en quelques clics, vous optimiserez la traçabilité et la confidentialité de vos documents.

LES BENEFICES

  • ENTREPRISE

> Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage

> Diminution de l’empreinte écologique

Recentrage de l’entreprise sur des activités à plus forte valeur ajoutée

  • SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES

> Solution conforme à la loi El Khomri (archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage)

> Suppression des tâches chronophages

> Traçabilité et sécurisation des échanges

Recherche simplifiée et accès permanent dans un espace unique et sécurisé

  • COLLABORATEUR

> Accès sécurisé et personnel à ses bulletins de paie à tout moment et avec toutes les interfaces

> Archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique personnel

>Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisse retraite, établissements bancaires et financiers)

> Assure un lien avec le Compte Personnel d’Activité (CPA)

 

Vous souhaitez faire évoluer la fonction RH de votre entreprise CONATCTEZ-NOUS !

Chorus Pro obligatoire pour toutes les entreprises

Chorus Pro obligatoire pour toutes les entreprises

Chorus Pro, le portail de la facture dématérialisée.

La dernière étape du 1er janvier 2020 pour les petites entreprises est arrivée, désormais l’ensemble des entreprises doivent se soumettre à la facture dématérialisée dans le cadre des marchés publics.

Depuis le 1er janvier 2020, les TPE doivent elle aussi dématérialiser leurs factures lorsqu’elles fournissent un bien ou une prestation à une entité de l’État (commune, département, établissement public…).

Nous vous rappelons donc que notre solution de dématérialisation permet de faciliter l’envoi des factures électroniques via Chorus Pro de façon automatique.

Avec cette solution vous pourrez gérer la dématérialisation et l’envoi de vos factures sur une seule interface.

Lecture et classement automatique des documents

√ Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures

√ Extraction automatique des données de facturation obligatoire dans Chorus Pro

√ Signature électronique des factures avec un certificat RGS

√ Transmission sécurisée et preuve de dépôt

√ Archivage à valeur probante

C’est l’occasion de moderniser vos processus !

Il n'y a que des avantages à utiliser la facturation électronique notre solution de dématérialisation.

√ Les échanges simplifiés

√ Des meilleurs délais de traitement et de paiement

√ Une conformité aux contraintes fiscales

√ Un suivi de la réception du document par le destinataire