Actualité

Dématérialisation bulletin de paie

La dématérialisation touche tous les métiers, dans cet article nous allons nous intéresser à la fonction RH. Cette fonction est en effet en pleine évolution que ce soit pour le recrutement avec ce que l’on appelle le recrutement 3.0 ou la dématérialisation des processus et documents RH.

Avec la loi de simplification du droit du Travail « décret n°2016-1762 du 16 Décembre 2016 »

« L’employeur peut désormais procéder à la remise du bulletin de salaire sous forme électronique, sauf opposition du salarié, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au CPA »

Grâce à notre solution de dématérialisation, vous gérez la distribution et l’archivage des bulletins de paie électroniques en quelques clics, vous optimiserez la traçabilité et la confidentialité de vos documents.

LES BENEFICES

  • ENTREPRISE

> Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage

> Diminution de l’empreinte écologique

Recentrage de l’entreprise sur des activités à plus forte valeur ajoutée

  • SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES

> Solution conforme à la loi El Khomri (archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage)

> Suppression des tâches chronophages

> Traçabilité et sécurisation des échanges

Recherche simplifiée et accès permanent dans un espace unique et sécurisé

  • COLLABORATEUR

> Accès sécurisé et personnel à ses bulletins de paie à tout moment et avec toutes les interfaces

> Archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique personnel

>Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisse retraite, établissements bancaires et financiers)

> Assure un lien avec le Compte Personnel d’Activité (CPA)

 

Vous souhaitez faire évoluer la fonction RH de votre entreprise CONATCTEZ-NOUS !

Signature électronique des documents

Signature électronique des documents

Oubliez papier et stylo, envoyez vos documents par voie électronique pour les signer !

Notre solution de dématérialisation va vous permettre d’envoyer par emails vos documents et de les faire signer électroniquement par vos clients depuis un ordinateur, tablette ou smartphone. Aucune installation préalable est requise.

Comment ça marche ?

  1. L’envoi

Depuis notre solution de dématérialisation, sélectionnez le document, indiquez les signataires et envoyez.

  1. La signature

Chaque signataire reçoit le document par email avec un lien sécurisé ainsi qu’un code d’authentification par sms pour garantir son identité. Ainsi le signataire n’a plus qu’à signer d’un simple clic.

  1. Le suivi et la gestion

Lorsque le contrat aura été signé, l’expéditeur du document sera informé en temps réel et le document sera archivé dans la solution de dématérialisation.

  1. La valeur légale des signatures

Signature électronique et manuscrite ont la même valeur juridique.

Notre solution de dématérialisation a choisi de collaborer avec DocuSign la référence mondiale en matière de signature électronique à valeur juridique, avec plus de 200 millions d'utilisateurs dans 180 pays. 

  • Conforme au règlement eIDAS (UE n° 910/2014)
  • Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » européenne.

Les avantages

  • Meilleure traçabilité des documents
  • Relations clients / fournisseurs améliorées
  • Gain de temps et de productivité
  • Réduction de l’empreinte environnementale
  • Gain d’espace
  • Conformité : signature électronique dans le respect de la législation française et européenne
  • Sécurité des échanges

Nouvelle année, nouvelles résolutions !

Quand la nouvelle année 2020 rime avec changement…

Le mois de Janvier est propice aux bonnes résolutions pour tous mais aussi pour vos entreprises. Méditerranée Bureautique et nos filiales vous accompagne pour une nouvelle année dans vos projets qu’ils concernent la dématérialisation de documents, les systèmes d’impression, les infrastructures informatiques ou encore les logiciels métiers.

Notre démarche restera inchangée pour cette nouvelle année, nos maîtres mots sont la réactivité à tous les niveaux de l’organisation (accueil, technique, commercial et gestion) et la relation client qui est au cœur de notre organisation, mais également la satisfaction de nos clients qui est une priorité.

Contactez-nous pour tout complément d’informations ou demande de rendez-vous nous serons ravis de commencer cette nouvelle année avec vous.

Chorus Pro obligatoire pour les TPE et fournisseurs du secteur public

La dernière étape au 1er janvier 2020 pour les petites entreprises.

Changement en vue pour les très petites entreprises, les micros-entreprises qui fournissent des prestations ou vendent des biens à destination du secteur public (État, collectivités locales, hôpitaux, établissements publics). À compter du 1er janvier 2020, la transmission des factures sous forme dématérialisée sur le portail Chorus Pro devient obligatoire pour les petites structures de moins de 10 salariés, une disposition qui s’applique depuis janvier dernier pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés), depuis 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5.000 salariés) et depuis 2017 pour celles de plus de 5.000 salariés. À compter de 2020 toutes les entreprises seront dans l’obligation de le faire, même celles avec moins de 10 salariés.

Notre solution de dématérialisation permet de faciliter l’envoi des factures électroniques via Chorus Pro de façon automatique.

Avec cette solution vous pourrez gérer la dématérialisation et l’envoi de vos factures sur une seule interface.

√   Lecture et classement automatique des documents

√  Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures

√  Extraction automatique des données de facturation obligatoire dans Chorus Pro

√  Signature électronique des factures avec un certificat RGS

√  Transmission sécurisée et preuve de dépôt

√  Archivage à valeur probante

Au plus tard au 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises.

Si vous n’utilisez pas encore la facturation électronique cette étape vous permettra d’accéléré votre transformation digitale et ce en respectant les restrictions légales. Cela permettra aussi d’améliorer votre productivité en fluidifiant vos processus de distribution des factures clients.

Selon le magazine le Monde il faut savoir « que le 6 juin dernier la France, parmi douze États membres de l’union européenne ont reçu une lettre de mise en demeure pour non-conformité envers la directive relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. »

C’est l’occasion de moderniser vos processus !

Il n'y a que des avantages à utiliser la facturation électronique notre solution de dématérialisation.

√  Les échanges simplifiés

√  Des meilleurs délais de traitement et de paiement

√  Une conformité aux contraintes fiscales

√  Un suivi de la réception du document par le destinataire

Prenez 30 secondes pour découvrir l’interfaçage de Zeendoc vers Chorus Pro.       

Prestataire dématérialisation

Prestataire dématérialisation

Méditerranée Bureautique vous guidera pas à pas dans l’installation, le développement et la pratique de votre armoire numérique et sera l’interlocuteur privilégié de votre entreprise. Nous formons et guidons l’ensemble des utilisateurs.

La dématérialisation de vos documents à court ET à long terme vous apportera de nombreux avantages (gain de temps, économies de traitement administratif, support multi-interface, travail en extérieur).

Pour dématérialiser vos documents de manière simple et intuitive Méditerranée Bureautique est la solution qu’il vous faut !

Pour un renseignement ou un devis pour le logiciel de dématérialisation CONTACTEZ-NOUS !

Convention Hexapage 2019

Sujet : Convention Hexapage Autour d’une Convention à Carnac, les membres du Groupe Hexapage se sont retrouvés sur les terres bretonnes pour découvrir les tendances et nouveautés dans le domaine des systèmes d’impression (Imprimantes, multifonctions, dématérialisation, scanners, presse numérique). Avec au total 18 partenaires présents lors de cette rencontre, comptant les grandes enseignes du secteur d’activité tel que Ricoh, Lexmark, Kyocera, Wooxo mais aussi Sages Informatique spécialiste dans la dématérialisation des documents. L’équipe commerciale de Méditerranée Bureautique a pu au fil de ces trois jours être au contact de ses partenaires les plus fidèles, et ainsi découvrir les nouveautés et perspectives du secteur d’activité, qui tendent toutes vers le digital. La plénière a été rythmée par plusieurs conférences notamment sur la transformation numérique ou la gestion de l’information dans l’entreprise ou encore la révolution à venir dans la gestion du courrier. Autant de sujets qui entrent dans les tendances actuelles et qui nous permettrons d’alimenter notre offre commerciale pour toujours mieux conseiller notre clientèle
Groupe HEXAPAGE actualités

Prestataire imprimante multifonctions pour entreprise

Prestataire imprimante multifonctions pour entreprise

Les conseils sur le web, pour choisir une imprimante multifonctions sont nombreux, mais  ne sont  pas suffisants. Notre métier est de vous accompagner dans cette démarche et d’effectuer un suivi permanent. Nous effectuons pour chaque client un audit afin de mieux connaître son organisation et répondre au mieux à ses besoins.

Notre démarche d’audit est un véritable voyage au sein de votre entreprise. Elle consiste à évaluer le parc existant, les comportements d’impression, la circulation des différents documents, les coûts associés et les besoins actuels et à venir en matière d’impression, de gestion documentaire et de sécurité. L’objectif final est de conseiller et d’accompagner nos clients dans la rationalisation et l’optimisation de leur parc d’impression (choix et nombre de matériels, implantation...) et de leur processus documentaires (choix de solutions de dématérialisation, de gestion électronique de documents et de sécurité) en fonction des besoins constatés sur site. Une telle démarche engendre également un plus grand confort au travail, source d’efficacité et de productivité, pour un budget souvent moindre.

Vous souhaitez changer votre système d’impression ou faire l’acquisition d’un nouveau parc d’impression, contactez-nous !

 04 42 32 70 10

accueil@m-bureautique.com

Méditerranée Bureautique

Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation

Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation

Les avantages :

          •   Gain de place

Le premier avantage de la dématérialisation est sur le plan logistique, en effet grâce à notre solution vos documents seront tous au même endroit et accessible avec une connexion internet, ce qui entraine bien évidement un gain d’espace grâce au stockage numérique.

          •   L’accessibilité des données

La dématérialisation des documents dans une entreprise offre la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en ayant seulement une connexion internet. Cela permet aux clients, fournisseurs, experts-comptables d’éviter les déplacements et d’économiser les coûts liés.

L’accessibilité au document ou à l’information se fait en quelques clics !

          •   La traçabilité informatique des documents

L’intelligence d’un système de gestion électronique de documents accroît la productivité des collaborateurs, chaque information est disponible en temps réel.

La transmission de l’information n’est plus un problème, les boîtes mails ou autres canaux d’envoi ne sont pas saturés.

Le classement des documents est aussi un avantage considérable de la dématérialisation, en effet avec cette solution vos documents seront classés par catégories, vous ne pourrez plus les égarés !

La dématérialisation accélère ainsi un ensemble d’activités coordonnées, en apportant en plus de cela une traçabilité des documents, avec un historique détaillé.

          •   Un archivage numérique à valeur légale

Les documents sont protégés et sécurisés sous une appellation « pdfa » et ne peuvent être modifiés.

          •   Empreinte écologique

L’écologie est un des sujets qui préoccupent le plus l’esprit des personnes de nos jours. Nous voyons apparaitre de plus en plus des pratiques dîtes à faible « empreinte écologique », mais qu’en est-il pour les pratiques écologiques des entreprises ?

La dématérialisation va permettre aux entreprises de réduire leur empreinte écologique, le papier sera moins présent dans les locaux ce qui engendrera une diminution du besoin de personnel d’archivage ainsi que des locaux prévus à cet effet.

Une diminution de la consommation de papier va permettre aux entreprises de réduire les dépenses et donc permettra de faire de réelles économies à court ou moyen terme.

          •   La sécurité des données

Avec notre outil de dématérialisation des documents, les données dîtes sensibles ou concernant les informations du personnel sont sécurisées, cet outil répond aux réglementations RGPD.

Les inconvénients :

          •   L’investissement

Le passage du papier au digital est un investissement à long terme, qui après coût apportera plusieurs gains cités ci-dessus. L’investissement financier est un des inconvénients de la dématérialisation même si ce nouveau mode de fonctionnement peut paraitre couteux il est avantageux dans de nombreux points.

          •   La résistance face aux changements

La résistance est inévitable, certaines personnes dans votre entreprise seront habituées à avoir une certaine façon de travailler et ne souhaiteront pas en changer. Nous sommes aussi présents pour vous accompagner dans cette démarche et ce nouveau mode de fonctionnement.

 

Pour en savoir davantage sur la dématérialisation chez Méditerranée Bureautique CLIQUEZ ICI !

Pour un renseignement ou un devis pour le logiciel de dématérialisation CONTACTEZ-NOUS !

Pour avoir toutes ces informations en vidéo CLIQUEZ ICI !