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Prestataire imprimante multifonctions pour entreprise

Prestataire imprimante multifonctions pour entreprise

Les conseils sur le web, pour choisir une imprimante multifonctions sont nombreux, mais  ne sont  pas suffisants. Notre métier est de vous accompagner dans cette démarche et d’effectuer un suivi permanent. Nous effectuons pour chaque client un audit afin de mieux connaître son organisation et répondre au mieux à ses besoins.

Notre démarche d’audit est un véritable voyage au sein de votre entreprise. Elle consiste à évaluer le parc existant, les comportements d’impression, la circulation des différents documents, les coûts associés et les besoins actuels et à venir en matière d’impression, de gestion documentaire et de sécurité. L’objectif final est de conseiller et d’accompagner nos clients dans la rationalisation et l’optimisation de leur parc d’impression (choix et nombre de matériels, implantation...) et de leur processus documentaires (choix de solutions de dématérialisation, de gestion électronique de documents et de sécurité) en fonction des besoins constatés sur site. Une telle démarche engendre également un plus grand confort au travail, source d’efficacité et de productivité, pour un budget souvent moindre.

Vous souhaitez changer votre système d’impression ou faire l’acquisition d’un nouveau parc d’impression, contactez-nous !

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Méditerranée Bureautique

Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation

Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation

Les avantages :

          •   Gain de place

Le premier avantage de la dématérialisation est sur le plan logistique, en effet grâce à notre solution vos documents seront tous au même endroit et accessible avec une connexion internet, ce qui entraine bien évidement un gain d’espace grâce au stockage numérique.

          •   L’accessibilité des données

La dématérialisation des documents dans une entreprise offre la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en ayant seulement une connexion internet. Cela permet aux clients, fournisseurs, experts-comptables d’éviter les déplacements et d’économiser les coûts liés.

L’accessibilité au document ou à l’information se fait en quelques clics !

          •   La traçabilité informatique des documents

L’intelligence d’un système de gestion électronique de documents accroît la productivité des collaborateurs, chaque information est disponible en temps réel.

La transmission de l’information n’est plus un problème, les boîtes mails ou autres canaux d’envoi ne sont pas saturés.

Le classement des documents est aussi un avantage considérable de la dématérialisation, en effet avec cette solution vos documents seront classés par catégories, vous ne pourrez plus les égarés !

La dématérialisation accélère ainsi un ensemble d’activités coordonnées, en apportant en plus de cela une traçabilité des documents, avec un historique détaillé.

          •   Un archivage numérique à valeur légale

Les documents sont protégés et sécurisés sous une appellation « pdfa » et ne peuvent être modifiés.

          •   Empreinte écologique

L’écologie est un des sujets qui préoccupent le plus l’esprit des personnes de nos jours. Nous voyons apparaitre de plus en plus des pratiques dîtes à faible « empreinte écologique », mais qu’en est-il pour les pratiques écologiques des entreprises ?

La dématérialisation va permettre aux entreprises de réduire leur empreinte écologique, le papier sera moins présent dans les locaux ce qui engendrera une diminution du besoin de personnel d’archivage ainsi que des locaux prévus à cet effet.

Une diminution de la consommation de papier va permettre aux entreprises de réduire les dépenses et donc permettra de faire de réelles économies à court ou moyen terme.

          •   La sécurité des données

Avec notre outil de dématérialisation des documents, les données dîtes sensibles ou concernant les informations du personnel sont sécurisées, cet outil répond aux réglementations RGPD.

Les inconvénients :

          •   L’investissement

Le passage du papier au digital est un investissement à long terme, qui après coût apportera plusieurs gains cités ci-dessus. L’investissement financier est un des inconvénients de la dématérialisation même si ce nouveau mode de fonctionnement peut paraitre couteux il est avantageux dans de nombreux points.

          •   La résistance face aux changements

La résistance est inévitable, certaines personnes dans votre entreprise seront habituées à avoir une certaine façon de travailler et ne souhaiteront pas en changer. Nous sommes aussi présents pour vous accompagner dans cette démarche et ce nouveau mode de fonctionnement.

 

Pour en savoir davantage sur la dématérialisation chez Méditerranée Bureautique CLIQUEZ ICI !

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Pour avoir toutes ces informations en vidéo CLIQUEZ ICI !

Consommables d’impression : les idées reçues !

Consommables d’impression : les idées reçues !
Consommables d’impression : les idées reçues !

Merci à Lexmark pour cette étude et cette infographie sur les idées reçues des consommables d’impression.

Méditerranée Bureautique saura vous accompagner dans vos projets d’impression jusqu’à la gestion des consommables d’impression.

Des questions ?

Besoin de renseignement ?

Besoin de matériel ?

 

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Dématérialisation RH

Dématérialisation RH

Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

La dématérialisation est incontournable et innovante, elle est donc nécessaire pour une entreprise. À tous les niveaux : organisationnels, relationnels et financiers.

La transformation digitale des entreprises est largement facilitée par plusieurs éléments :

          -     Environnement législatif et économique favorable : loi El Khomri, simplification du bulletin de paie, RGPD

          -     Émergence et arrivée en entreprise de la génération Z

          -     Extension des usages mobiles

Quels sont les besoins d’un service RH ?

               Gérer les dossiers salariés rapidement

               Classer simplement et retrouver instantanément des documents

               Distribuer et archiver les bulletins de salaire électronique de manière sécurisée

               Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations du service RH

               Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier

               Constituer un patrimoine documentaire (RGPD, litige…)

               Crée une CVthèque

Les bénéfices

               Gain de productivité

               Réduction des couts

               Conformité à la réglementation

               Sécurité confidentialité

               Optimisez les processus RH

          √     Maitrisez les risques de l’activité RH (Chaque collaborateur aura des droits d’accès personnalisés).

De plus en automatisant l’archivage des documents à valeur probante (contrats et avenants, bulletins de  paie…) les contraintes légales en matière de conservation des documents RH seront respectées

Pourquoi dématérialiser les processus RH ?

               Mise en place du télétravail et de la mobilité

               Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique

               Reconnaissance des documents pour un classement automatique

               Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié grâce au moteur de recherche et aux facilités d’envoi

               Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel

               Signature électronique des documents

               Formulaire et workflow de demandes de congés, de formation

               Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés

               Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents.

 

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Zeendoc : le collecteur automatique de factures

La collecte automatique de vos factures fournisseurs, l’ensemble de vos factures arrivent soit par mail, soit par courrier. Ces factures sont uniquement disponibles sur le site de votre fournisseur (par exemple Edf ou Orange). Pour avoir accès à ces factures afin de les récupérer ou seulement les visualiser, il faut se rendre sur chaque compte de l’entreprise pour chaque fournisseur. C’est une tâche répétitive, représentant une véritable perte de temps avec un risque d’oubli.

Avec Zeendoc, améliorez votre productivité grâce à la collecte automatique de factures. Connectez vos espaces clients à Zeendoc en un clic et les nouvelles factures seront automatiquement récupérées. Plus de 400 connecteurs sont disponibles.

Après avoir été reconnues, les données sont indexées (nom du fournisseur, montant, TVA, date par exemple).

Grâce à Zeendoc :

     √  Gagnez en productivité

     √  Gagnez du temps pour votre activité

     √  Gagnez en efficacité

     √  Moins de tâches chronophages sans valeur

     √  Moins de risques de perte ou d’oubli

Grâce à Zeendoc vous pouvez vous dédier à 100% à votre activité !

 Regardez les explications en vidéo

 

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Les avantages de la dématérialisation des documents

Les avantages de la dématérialisation des documents

          1. Gain de place

Un des premiers avantages de la dématérialisation des documents est le gain de place. En effet l’archivage des documents nécessite la location d’une salle d’archive, ce qui engendre des coûts. La solution de dématérialisation vous permet d’archiver l’ensemble de vos documents et des les retrouver où que vous soyez seulement avec une connexion internet et un ordinateur, tablette ou smartphone. Ce gain de place est une réelle opportunité pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs locaux.

          2. Meilleure organisation

La dématérialisation des documents amène aussi un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents. Cette solution est parfaitement adaptée aux entreprises qui ont mis ou qui souhaitent mettre en place le télétravail. Gérez la dématérialisation et le télétravail des vos collaborateurs avec notre solution de dématérialisation.

          3. Sécurité et protection des données

Avec notre outil de dématérialisation des documents, les données dîtes sensibles ou concernant les informations du personnel sont sécurisées, cet outil répond aux réglementations RGPD. Les documents sont protégés et sécurisés sous une appellation « pdfa » et ne peuvent être modifiés.

          4. Diminution des coût

La dématérialisation des documents permet une meilleure organisation des documents, la solution bénéficie d’une recherche automatique des documents, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder plus rapidement à l’information. Cela engendre une réduction des coûts logistiques (achats de papier, encre pour l’imprimante, locaux pour archives, courrier, distribution).

          5. Accessibilité des documents simplifiée

La dématérialisation des documents dans une entreprise offre la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en ayant seulement une connexion internet. Cela permet aux clients, fournisseurs, experts-comptables d’éviter les déplacements et d’économiser les coûts liés. L’accessibilité au document ou à l’information se fait en quelques clics !

          6. Écologie

L’écologie est un des sujets qui préoccupent le plus les esprits de nos jours. La dématérialisation va permettre aux entreprises de réduire leur empreinte écologique, le papier sera moins présent dans les locaux ce qui entrainera une diminution du besoin de personnel d’archivage ainsi que des locaux prévus à cet effet.

 

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Facturation : ce qui change au 1er octobre 2019

Logiciel de Dématérialisation de Factures

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires sur la facture ?

Les factures émises à compter du 1 er  octobre 2019 devront comporter deux nouvelles mentions obligatoires. Ainsi, devront être indiqués, non plus seulement l’adresse des parties (le siège social du vendeur et le siège social ou le domicile de l’acheteur), mais également l’adresse de facturation de ces dernières si elle est différente, ainsi que le numéro de bon de commande lorsqu’il aura été préalablement établi par l’acheteur.

L’objectif de l’ajout de ces mentions est d’accélérer le règlement des factures et de faciliter leur traitement.

Quelles sont les sanctions encourues ?

  • Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant ;
  • Une amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale). Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.

Le détail des mentions obligatoires : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

Quelles solutions pour vous ?

Un logiciel de dématérialisation qui permet le traitement efficace des factures. De plus ce logiciel vous simplifiera la gestion de vos factures en rapprochant et faisant le lien avec les autres documents du cycle client.

Pour en savoir davantage sur la dématérialisation des factures CLIQUEZ ICI
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LE PASSAGE DU PAPIER AU DIGITAL…

Transition numérique des entreprises

 Une grande majorité d’entreprises s’interrogent et ont besoin d’être rassurées autant que conseillées sur les nouveaux produits et nouvelles manières de travailler à adopter avec leur MFP.

« Nous considérons le MFP ou système d’impression comme une plate-forme de conversion entre le papier et le digital, et inversement. Tout est mis en œuvre pour rendre la transition papier digitale transparente et simple pour l’utilisateur » Illustre Jean-Pierre Blanger, Directeur Solutions, Services et Innovation chez Ricoh.

Dans la lignée de notre fournisseur Ricoh, Méditerranée Bureautique rend la transition digitale limpide et accessible pour l’utilisateur. Ainsi Méditerranée Bureautique propose plusieurs points d’entrée d’accompagnement vers la digitalisation, avec notamment l’écran des scanners et des multifonctions personnalisables pour améliorer l’expérience utilisateur à travers une navigation simplifiée et qui démystifie l’usage du document électronique. Autre exemple, une customisation logicielle du MFP ou système d’impression qui servira à automatiser les tâches répétitives et à les exécuter depuis l’écran du multifonction.

Méditerranée Bureautique est à votre écoute pour vous informer sur toutes les possibilités et évolutions vers le digital de votre entreprise.