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La dématérialisation des notes de frais, comment faire ?

Depuis mars 2017, les salariés ne sont plus tenus de conserver un reçu papier pour se faire rembourser leurs notes de frais. Mais alors comment faire ?

Pour la plupart des entreprises, la gestion traditionnelle des notes de frais est jugée trop chronophage, en effet selon le magazine Forbes 58% des entreprises mettent en effet plus de 10 jours après l’envoi des justificatifs à rembourser les salariés. Ce phénomène pousse 63% des entreprises françaises à s’engager dans la digitalisation des notes de frais. Alors pourquoi pas vous ?

Dématérialisation des justificatifs de notes de frais

Méditerranée Bureautique dispose d’une solution facile et intuitive pour la gestion des notes de frais : ZEENDOC. La dématérialisation de vos notes de frais sera disponible sur toutes les interfaces (ordinateur, tablette, mobile). Grâce à cet outil vous ne perdrez plus de temps avec la saisie et vous consacrerez donc du temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous gagnerez en productivité avec le classement et le traitement automatisé des notes de frais.

La pratique est aussi simple que la théorie, avec cet outil multi-interfaces, photographiez les justificatifs avec votre téléphone, envoyez automatiquement les documents dans l’application Zeendoc.

Une question, un renseignement, une démo ? Contactez-nous !

Chorus Pro obligatoire pour toutes les entreprises

Chorus Pro obligatoire pour toutes les entreprises

Chorus Pro, le portail de la facture dématérialisée.

La dernière étape du 1er janvier 2020 pour les petites entreprises est arrivée, désormais l’ensemble des entreprises doivent se soumettre à la facture dématérialisée dans le cadre des marchés publics.

Depuis le 1er janvier 2020, les TPE doivent elle aussi dématérialiser leurs factures lorsqu’elles fournissent un bien ou une prestation à une entité de l’État (commune, département, établissement public…).

Nous vous rappelons donc que notre solution de dématérialisation permet de faciliter l’envoi des factures électroniques via Chorus Pro de façon automatique.

Avec cette solution vous pourrez gérer la dématérialisation et l’envoi de vos factures sur une seule interface.

Lecture et classement automatique des documents

√ Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures

√ Extraction automatique des données de facturation obligatoire dans Chorus Pro

√ Signature électronique des factures avec un certificat RGS

√ Transmission sécurisée et preuve de dépôt

√ Archivage à valeur probante

C’est l’occasion de moderniser vos processus !

Il n'y a que des avantages à utiliser la facturation électronique notre solution de dématérialisation.

√ Les échanges simplifiés

√ Des meilleurs délais de traitement et de paiement

√ Une conformité aux contraintes fiscales

√ Un suivi de la réception du document par le destinataire

Dématérialisation bulletin de paie

La dématérialisation touche tous les métiers, dans cet article nous allons nous intéresser à la fonction RH. Cette fonction est en effet en pleine évolution que ce soit pour le recrutement avec ce que l’on appelle le recrutement 3.0 ou la dématérialisation des processus et documents RH.

Avec la loi de simplification du droit du Travail « décret n°2016-1762 du 16 Décembre 2016 »

« L’employeur peut désormais procéder à la remise du bulletin de salaire sous forme électronique, sauf opposition du salarié, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au CPA »

Grâce à notre solution de dématérialisation, vous gérez la distribution et l’archivage des bulletins de paie électroniques en quelques clics, vous optimiserez la traçabilité et la confidentialité de vos documents.

LES BENEFICES

  • ENTREPRISE

> Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage

> Diminution de l’empreinte écologique

Recentrage de l’entreprise sur des activités à plus forte valeur ajoutée

  • SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES

> Solution conforme à la loi El Khomri (archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage)

> Suppression des tâches chronophages

> Traçabilité et sécurisation des échanges

Recherche simplifiée et accès permanent dans un espace unique et sécurisé

  • COLLABORATEUR

> Accès sécurisé et personnel à ses bulletins de paie à tout moment et avec toutes les interfaces

> Archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique personnel

>Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisse retraite, établissements bancaires et financiers)

> Assure un lien avec le Compte Personnel d’Activité (CPA)

 

Vous souhaitez faire évoluer la fonction RH de votre entreprise CONATCTEZ-NOUS !

Signature électronique des documents

Signature électronique des documents

Oubliez papier et stylo, envoyez vos documents par voie électronique pour les signer !

Notre solution de dématérialisation va vous permettre d’envoyer par emails vos documents et de les faire signer électroniquement par vos clients depuis un ordinateur, tablette ou smartphone. Aucune installation préalable est requise.

Comment ça marche ?

  1. L’envoi

Depuis notre solution de dématérialisation, sélectionnez le document, indiquez les signataires et envoyez.

  1. La signature

Chaque signataire reçoit le document par email avec un lien sécurisé ainsi qu’un code d’authentification par sms pour garantir son identité. Ainsi le signataire n’a plus qu’à signer d’un simple clic.

  1. Le suivi et la gestion

Lorsque le contrat aura été signé, l’expéditeur du document sera informé en temps réel et le document sera archivé dans la solution de dématérialisation.

  1. La valeur légale des signatures

Signature électronique et manuscrite ont la même valeur juridique.

Notre solution de dématérialisation a choisi de collaborer avec DocuSign la référence mondiale en matière de signature électronique à valeur juridique, avec plus de 200 millions d'utilisateurs dans 180 pays. 

  • Conforme au règlement eIDAS (UE n° 910/2014)
  • Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » européenne.

Les avantages

  • Meilleure traçabilité des documents
  • Relations clients / fournisseurs améliorées
  • Gain de temps et de productivité
  • Réduction de l’empreinte environnementale
  • Gain d’espace
  • Conformité : signature électronique dans le respect de la législation française et européenne
  • Sécurité des échanges

Nouvelle année, nouvelles résolutions !

Quand la nouvelle année 2020 rime avec changement…

Le mois de Janvier est propice aux bonnes résolutions pour tous mais aussi pour vos entreprises. Méditerranée Bureautique et nos filiales vous accompagne pour une nouvelle année dans vos projets qu’ils concernent la dématérialisation de documents, les systèmes d’impression, les infrastructures informatiques ou encore les logiciels métiers.

Notre démarche restera inchangée pour cette nouvelle année, nos maîtres mots sont la réactivité à tous les niveaux de l’organisation (accueil, technique, commercial et gestion) et la relation client qui est au cœur de notre organisation, mais également la satisfaction de nos clients qui est une priorité.

Contactez-nous pour tout complément d’informations ou demande de rendez-vous nous serons ravis de commencer cette nouvelle année avec vous.

Chorus Pro obligatoire pour les TPE et fournisseurs du secteur public

La dernière étape au 1er janvier 2020 pour les petites entreprises.

Changement en vue pour les très petites entreprises, les micros-entreprises qui fournissent des prestations ou vendent des biens à destination du secteur public (État, collectivités locales, hôpitaux, établissements publics). À compter du 1er janvier 2020, la transmission des factures sous forme dématérialisée sur le portail Chorus Pro devient obligatoire pour les petites structures de moins de 10 salariés, une disposition qui s’applique depuis janvier dernier pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés), depuis 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5.000 salariés) et depuis 2017 pour celles de plus de 5.000 salariés. À compter de 2020 toutes les entreprises seront dans l’obligation de le faire, même celles avec moins de 10 salariés.

Notre solution de dématérialisation permet de faciliter l’envoi des factures électroniques via Chorus Pro de façon automatique.

Avec cette solution vous pourrez gérer la dématérialisation et l’envoi de vos factures sur une seule interface.

√   Lecture et classement automatique des documents

√  Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures

√  Extraction automatique des données de facturation obligatoire dans Chorus Pro

√  Signature électronique des factures avec un certificat RGS

√  Transmission sécurisée et preuve de dépôt

√  Archivage à valeur probante

Au plus tard au 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises.

Si vous n’utilisez pas encore la facturation électronique cette étape vous permettra d’accéléré votre transformation digitale et ce en respectant les restrictions légales. Cela permettra aussi d’améliorer votre productivité en fluidifiant vos processus de distribution des factures clients.

Selon le magazine le Monde il faut savoir « que le 6 juin dernier la France, parmi douze États membres de l’union européenne ont reçu une lettre de mise en demeure pour non-conformité envers la directive relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. »

C’est l’occasion de moderniser vos processus !

Il n'y a que des avantages à utiliser la facturation électronique notre solution de dématérialisation.

√  Les échanges simplifiés

√  Des meilleurs délais de traitement et de paiement

√  Une conformité aux contraintes fiscales

√  Un suivi de la réception du document par le destinataire

Prenez 30 secondes pour découvrir l’interfaçage de Zeendoc vers Chorus Pro.       

Prestataire dématérialisation

Prestataire dématérialisation

Méditerranée Bureautique vous guidera pas à pas dans l’installation, le développement et la pratique de votre armoire numérique et sera l’interlocuteur privilégié de votre entreprise. Nous formons et guidons l’ensemble des utilisateurs.

La dématérialisation de vos documents à court ET à long terme vous apportera de nombreux avantages (gain de temps, économies de traitement administratif, support multi-interface, travail en extérieur).

Pour dématérialiser vos documents de manière simple et intuitive Méditerranée Bureautique est la solution qu’il vous faut !

Pour un renseignement ou un devis pour le logiciel de dématérialisation CONTACTEZ-NOUS !

Convention Hexapage 2019

Sujet : Convention Hexapage Autour d’une Convention à Carnac, les membres du Groupe Hexapage se sont retrouvés sur les terres bretonnes pour découvrir les tendances et nouveautés dans le domaine des systèmes d’impression (Imprimantes, multifonctions, dématérialisation, scanners, presse numérique). Avec au total 18 partenaires présents lors de cette rencontre, comptant les grandes enseignes du secteur d’activité tel que Ricoh, Lexmark, Kyocera, Wooxo mais aussi Sages Informatique spécialiste dans la dématérialisation des documents. L’équipe commerciale de Méditerranée Bureautique a pu au fil de ces trois jours être au contact de ses partenaires les plus fidèles, et ainsi découvrir les nouveautés et perspectives du secteur d’activité, qui tendent toutes vers le digital. La plénière a été rythmée par plusieurs conférences notamment sur la transformation numérique ou la gestion de l’information dans l’entreprise ou encore la révolution à venir dans la gestion du courrier. Autant de sujets qui entrent dans les tendances actuelles et qui nous permettrons d’alimenter notre offre commerciale pour toujours mieux conseiller notre clientèle
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