Actualité

Les avantages de la dématérialisation du dossier fournisseurs

Méditerranée Bureautique grâce à sa solution de dématérialisation vous offre une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le circuit de traitement et de paiement, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne avec vos fournisseurs.

De l’achat au paiement, la solution de dématérialisation assure le suivi du dossier fournisseur.

Les 4 étapes de la gestion de vos fournisseurs :

  • Capture
  • Traitement
  • Validation
  • Intégration

Richesse et fiabilité

Grâce à son système unique de numérisation, classement et de recherche, Zeendoc permet un accès instantané à l’information que ce soit une série de factures électroniques sur une période donnée, un historique complet.

Liaison des documents dans un dossier unique

La solution GED Zeendoc analyse les documents, reconnait les données communes pour créer des dossiers qui regroupent l’ensemble des informations relatives à un fournisseur que vous retrouvez ainsi d’un simple clic.

Gestion accélérée

La circulation des devis, bons de commande et factures permet d’identifier clairement le rôle des différents collaborateurs et de mettre en place un circuit de validation efficace. Du contrôle jusqu’au paiement en passant par la validation, … les actions réalisées par les intervenants sont immédiatement disponibles pour fluidifier les étapes suivantes pendant que Zeendoc assure la traçabilité des opérations et vous alerte aux échéances que vous souhaitez.

Historique / Suivi Fournisseur

En quelques clics, vous avez une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis de votre fournisseur.
Vos échanges et délais de traitement avec eux s’améliorent grâce aux traitements automatisés de vos factures. Vous diminuez vos risques d’erreurs ou d’oublis.

Export Excel et production de graphiques

Le système de lecture intelligente permet d’extraire facilement les données de classement ou les propriétés de vos documents pour les utiliser dans un tableau de synthèse : évolution des dépenses, reporting mensuel… Vous choisissez les informations et déclenchez la création de votre tableau de bord en quelques clics. De plus, l'outil Zeendoc vous permet d'afficher vos différentes données sous forme de graphiques.

Passerelle et export des écritures comptables vers votre logiciel

Plus de double saisie, une imputation automatique est proposée selon votre plan comptable puis les écritures sont exportées vers votre logiciel comptable, au format adapté.
Avant l’import du fichier, Zeendoc propose automatiquement de :

  • Marquer les documents, pour éviter le risque d’exporter deux fois les mêmes écritures.
  • Contrôler l’équilibrage des affectations entre les montants en crédit et en débit et, en cas d’erreur détectée, de pouvoir accéder à la facture en un clic pour vérifier l’imputation comptable.

La solution GED Zeendoc est compatible avec 98% des logiciels comptables présents sur le marché (liste non exhaustive).

Vous souhaitez simplifier le suivi et la gestion de vos fournisseurs ?

 

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Pourquoi mettre en place une gestion documentaire

Pourquoi mettre en place une gestion documentaire

La gestion documentaire a prouvé son impact sur la productivité de ses utilisateurs, la rationalisation des processus, mais aussi sur le management et la sécurisation des données sensibles.

Un bénéfice sur l'organisation et le management au sein de la société

Grâce à la GED, la communication au sein de l'établissement est optimisée. L'accès à la documentation dans des versions électroniques devient optimal. En effet, les documents sont centralisés et structurés pour tous les services dans un espace unique et crypté.

Toutes les informations sont transmises aux personnes concernées et restent accessibles grâce à leur dématérialisation. La base documentaire est consultable sur plusieurs appareils comme l'ordinateur, la tablette ou le smartphone. La continuité de l'activité est donc assurée, en toutes circonstances.

Un gain en productivité

La GED contribue à la dématérialisation des processus internes. Chaque utilisateur a accès aux services dont il a besoin.

Lors du dépôt et de l’archivage d’un document dans votre GED, il sera pré-indexé automatiquement et sera contrôlé (Les éléments constituant un même dossier seront automatiquement rapprochés). Vous garderez le contrôle sur vos informations en gérant les droits d’accès de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.…) dès le dépôt du document.

Le temps de saisie est réduit et les risques d'erreurs sont limités. Il s'agit d'un réel gain de temps qui permet à l'utilisateur de se recentrer sur le cœur de son activité.

Le circuit de validation d'un document est paramétrable dans l'outil et peut être limité à certaines personnes.

Un accès à l'information performant

Les échanges d'informations sont en effet plus fluides aussi bien en interne que vis-à-vis de l'extérieur, avec les clients, fournisseurs ou partenaires, par exemple.

Le partage sera sécurisé puisqu'il est possible de limiter l'accès à un document spécifique ou de réaliser un partage par lien sécurisé.

Une dématérialisation favorisée par la loi

  • La loi El Komhri concernant le bulletin de paie électronique ;
  •  La loi Lemaire qui permet à l'État de favoriser son développement numérique ;
  • L’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 qui rend obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs via Chorus Pro ;
  • La signature électronique qui a été autorisée par la loi du 13 mars 2000.

La gestion documentaire est un réel outil performant, intuitif, sécurisé et utilisant les technologies actuelles.

Une base documentaire unique accessible à tous ou limitée par un accès sécurisé vous permet, entre autres, de gagner du temps et d'améliorer la communication entre les différents collaborateurs. Le contexte actuel de développement du télétravail et d’accès à distance aux informations est propice à la mise en place d'un tel outil.

 

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Pourquoi mettre en place une gestion électronique des documents

Pourquoi mettre en place une gestion électronique des documents

La gestion électronique de documents appelée aussi GED est un système électronique de gestion de documents.  

Comment mettre en place cette GED ? Quels sont ses avantages ?

Le fonctionnement de la GED

Un système GED permet de rationaliser le cycle de vie et de traitement d'un document via un logiciel. Le processus peut être légèrement différent suivant la version.

Les différentes étapes d'un document passent par son dépôt, son classement, sa validation et sa diffusion aux utilisateurs ou aux clients. Le document dans la GED suit un workflow (circuit de validation) bien précis.

La numérisation des documents

Tous les logiciels permettent de stocker les documents au format numérique. Votre projet doit évaluer le besoin de stockage de toute la documentation.  

La gestion du document numérique peut se faire directement via le logiciel (si celui-ci est déjà dématérialisé) ou bien peut se faire par la numérisation des documents papier. Dans ce dernier cas, il sera nécessaire de gérer l'organisation pour obtenir une numérisation de qualité et garantir l'exploitation du document.  

À savoir qu’une GED vous permet l'intégration de documents venant de plusieurs sources (mails, imprimantes, scanners, smartphones, etc.).

Le traitement des documents

Le travail de traitement consiste à indexer et classer la documentation. La GED doit être un véritable outil au service de ses utilisateurs.  

Dans ce cadre, il s'agit également de gérer les droits d'accès et la diffusion, mais aussi la sécurité. Ces solutions doivent améliorer l'information tout en préservant le contenu des documents.

Le stockage des données documentaires

C'est une étape essentielle de la gestion documentaire. Chaque document et les informations qu'il contient doivent être préservés tout au long de leur cycle de vie.  

La solution de GED doit prendre en compte plusieurs éléments comme les types de supports pour archiver, la durée de conservation pour être en conformité avec la législation, Le RGPD, le lieu de stockage et la périodicité des sauvegardes.

La diffusion de la documentation

Votre GED doit permettre la consultation des documents. Il peut s'agir d'une diffusion restreinte limitée à certains utilisateurs en fonction du poste, du domaine d’activité ou élargie aux clients de la société, par exemple.

Vous souhaitez accélérer la dématérialisation de vos documents ?

 

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Pourquoi dématérialiser les factures clients ?

Pourquoi dématérialiser les factures clients ?

Tout le monde parle de dématérialisation des factures, mais peu de gens la mettent en œuvre. Dans le monde de l'entreprise, les factures sans papier sont une exception, pas une règle. Selon les données de la FNFE, seuls 15% des 2,5 milliards de factures échangées chaque année sont électroniques. De nombreuses entreprises utilisent encore des factures papier par habitude ou par peur de recourir à un système de facturation sans papier.

À l'ère du numérique, la concurrence est féroce et l'inefficacité des documents papier est difficile à ignorer. Voici quelques points sur l'importance d'adopter des factures numériques pour votre entreprise et de numériser l'ensemble du processus.

La dématérialisation des factures pour réaliser des économies financières

La gestion manuelle est longue et fastidieuse, et surtout coûteuse. Le coût du traitement des factures papier est estimé à 22 euros pour l'association Apeca, qui s'engage dans la dématérialisation des finances publiques. En fait, ils estiment également qu'une fois la gestion automatisée réalisée via les médias numériques, l'entreprise peut économiser de 25% à 50% sur les factures.

D'autant qu'il faut en moyenne 10 jours pour traiter les factures, le temps consacré à l'acquisition de nouveaux clients est le même. Lorsque vous calculez le temps, la main-d'œuvre et les consommables associés à l'impression et à la gestion manuelle des factures, les coûts financiers impliqués peuvent en fait tuer votre entreprise. Cela nous amène naturellement au deuxième point.

Dématérialiser pour gagner du temps

La numérisation des factures papier en factures électroniques au moyen d'outils numériques vous fera gagner du temps et réduira les erreurs associées à la saisie manuelle. Un exemple spécifique, l'adresse de facturation. Cela peut être faux, dans ce cas, tout le processus de paiement sera retardé. Par conséquent, l'OCR peut éviter de saisir les données comptables de la facture pendant une longue période, réduisant ainsi considérablement les erreurs.

La digitalisation des factures pour ne plus perdre de documents

Points clés lors de la réalisation d'un audit comptable ou fiscal. Ensuite, de nombreux TPE et PME sont confrontés au même problème : la perte de fichiers. Bien qu'il ne soit pas légalement tenu de conserver les documents comptables, les autorités fiscales vous demanderont de fournir des documents comptables ou toute autre information nécessaire lors de la réalisation des contrôles fiscaux, sinon vous serez condamné à une amende.

Autrement dit, votre entreprise a un fort intérêt à mettre en place une solution d'archivage de factures électroniques. Stocker des factures électroniques (PDF, EDI ou autres formats) est bien moins que conserver des cartons, et c’est plus efficace !

Désormais, avec la technologie "cloud", vous n'obtenez finalement aucun papier. La dématérialisation des factures permet de centraliser les documents électroniques sur une seule plateforme, de les archiver facilement à vie, et de les retrouver en quelques clics. C'est l'un des principaux avantages de la dématérialisation.

Vous souhaitez accélérer la dématérialisation des factures clients ?

 

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tagPDF : le tremplin à la dématérialisation

QUELLES SONT LES FONCTIONNALITES DE TAGPDF ?

tagPDF : le tremplin à la dématérialisation

tagPDF One numérise, nomme et classe vos documents en PDF directement dans vos répertoires Windows ou ceux de vos collègues qui seront notifiés. A partir de l’interface de tagPDF One sur votre multifonction, vous accédez aux répertoires partagés pour envoyer les documents. Tous les collaborateurs de votre organisation ont la liberté de partager les répertoires qu’ils souhaitent pour recevoir des documents.

QUELLES SONT LES FONCTIONNALITES DE TAGPDF

Vous souhaitez accélérer votre dématérialisation avec un outil simple et intuitif ?

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Simplifiez vos processus grâce à la dématérialisation

Simplifiez vos processus grâce à la dématérialisation

Dématérialisez vos documents

Enfin, à l'aide d'un système, vous pouvez accéder à tous les documents accessibles à tout moment, en tout lieu, afin de réaliser et d'exploiter pleinement les informations disponibles dans l'entreprise.

Cela peut aider votre entreprise à réduire les coûts du processus d'impression et peut également améliorer la gestion des documents et la productivité des employés. Obtenez les informations dont vous avez besoin en quelques secondes, diffusez-les et partagez-les avec vos employés, partenaires et clients.

La gestion des flux documentaires

La dématérialisation des documents est un enjeu clé pour votre entreprise. Notre objectif est de pouvoir répondre à tous vos besoins et de vous proposer des solutions pour optimiser au maximum la gestion documentaire tout au long du cycle de vie du document.

L’archivage des documents

Trouvez votre document en quelques clics ! Plus de recherche !

Indexez et stockez en toute sécurité toutes les informations du document, et optimisez le processus de traitement et d'échange. Vous n'aurez plus besoin de traiter la question du dépôt ou du dépôt de documents, et vous pourrez retrouver vos documents en cas de besoin. Le dépôt électronique n'a jamais été aussi simple !

La signature électronique des documents

Signez des documents électroniquement, sans papier ni tâches manuelles, et archivez les documents en toute sécurité. Nous avons plusieurs niveaux de signatures électroniques, jusqu'à un niveau de signature qualifié, qui inclut des tiers de confiance ayant la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Réduisant ainsi le temps de traitement et le coût de vos contrats commerciaux, contrats de travail, etc.

Vous souhaitez simplifiez vos processus de travail grâce à une solution de dématérialisation ?

 

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Archivage numérique : quelle est la durée de conservation

Archivage numérique : quelle est la durée de conservation

Les documents émis par les sociétés sont sujets à des obligations légales de conservation (ou des délais de prescription), et cela qu’ils soient établis sous format papier ou numérique.

  • Les documents numériques doivent être conservés dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
  • La période de conservation des documents papier et des documents numériques est la même

L'archivage des documents légaux est un enjeu majeur des entreprises. Elle permet une conservation durable et probante de vos documents.

Ce qu’il faut savoir sur l’archivage des documents légaux et leur durée de conservation

D'un point de vue juridique, les documents de l'entreprise doivent être conservés pendant 2 à 30 ans, selon la nature des documents. Face à diverses lois ou réglementations liées à la durée de conservation des documents et données reçus, diffusés et gérés par l'entreprise, il faut s’appuyer sur une méthode d’archivage rationnelle et uniformisée.

À l'ère du numérique et de la dématérialisation, c'est vers les SAE (systèmes d’archivage électronique) et la GED (Gestion électronique des documents pour assurer une gestion complète et efficace de ses fichiers juridiques en fonction de la nature de chaque document et de son cycle de vie.

Vous souhaitez en savoir davantage sur l'archivage et la durée de conservation des documents légaux ? Ce qui suit peut vous intéresser.

Comment archiver les documents juridiques ? Qu'il s'agisse d'un dossier physique (dossier papier) ou d'un dossier électronique, les documents juridiques sont stockés en fonction du cycle de vie de chaque dossier d'entreprise (dossier courant, intermédiaire ou final).

Le processus est divisé en quatre étapes :

  • Identification et certification des documents ;
  • Stockage de fichiers
  • Conservation (selon le délai légal) et accès aux documents archivés ;
  • Détruisez les documents inutiles ou archivez les documents importants.

Quel que soit le standard choisi, la méthode de dématérialisation de suppression des fichiers d'entreprise doit permettre de retrouver rapidement les fichiers sauvegardés pour garantir l'intégrité des fichiers et protéger leur confidentialité.

Archivage papier ou archivage électronique que choisir ?

  • L'archivage papier : la méthode traditionnelle

L'archivage papier ou physique était la norme traditionnelle majoritairement utilisée par les entreprises avant que la loi 2000-230 du 13 mars 2000 confère à l'écrit sous forme électronique la même valeur probante que l'écrit sur support papier.

Afin de permettre à chaque employé ou à chaque service de trouver facilement les documents en cas de besoin, l'archivage papier implique une classification minutieuse, une classification selon des normes fixes et un stockage selon des codes d'identification ou de numéro. Dans ce type de gestion, la plupart du temps est consacré à la recherche de documents classés ou archivés selon les critères spécifiques de chacun.

  • L'archivage électronique : des documents traçables et disponibles durant toute la durée de conservation

Pour l'archivage numérique, l'enjeu est d'établir une bibliothèque de documents centralisée unique qui permet d'accéder en un clic à toutes les informations contenues dans les documents archivés. Dans ce type de configuration, divers documents numériques (via dépôt direct, email ou imprimante virtuelle) peuvent être acceptés. Il est également prévu d'archiver numériquement les documents papier (scanner et copieur), quel que soit leur format. Après soumission, le fichier (email, fichier électronique, support papier) sera défini en amont selon le plan d'indexation propre à l'entreprise, et classé et classé dans une base de données électronique unique.

Combien de temps doit-on conserver les documents d’entreprise ?

Selon sa nature et ses obligations légales, chaque document d'entreprise est soumis à un délai de conservation légal (ou délai de prescription). Cette obligation implique un certain nombre de documents fiscaux, comptables, sociaux, bancaires, commerciaux ou de gestion du personnel.

Pendant cette période, l'autorité compétente peut effectuer des inspections. Ceux qui enfreignent ces délais de conservation statutaires s'exposeront à des sanctions commerciales, financières ou pénales.

Archivage des documents légaux et durée de conservation des pièces fiscales

L'article L.102 B du livre des procédures fiscales fixe un délai légal de conservation de 6 ans pour les livres, registres ou documents sur lesquels l'administration a un droit d'information, d'enquête ou de contrôle. Ce délai court à partir de la date d'établissement du document ou de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres.

Cette norme concerne les informations suivantes :

  • IR (impôt sur le revenu) et IS (impôt sur les sociétés) ;
  • BIC (bénéfices industriels et commerciaux), BNC (bénéfices non commerciaux) et BA (bénéfices agricoles) ;
  • Impôts sur les sociétés EIRL et SARL (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) ;
  • Impôts locaux, taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public ;
  • CFE (cotisation foncière des entreprises) et CVAE (cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises) ;
  • Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…).

L'administration fiscale peut mettre en place un délai de 10 ans en cas d’activité occulte, fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite.

Délai légal de conservation des documents comptables

Conformément à l'article L.123-22 du code de commerce, les documents comptables sont soumis à un délai d'archivage légal de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. En voici la liste :

  • Bons de commande ;
  • Bons de livraison ;
  • Bons de réception
  • Factures clients ;
  • Factures fournisseurs ;
  • Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire…

Durée de conservation légale des documents sociaux

Avec l'article 2224 du Code civil, c'est le principe de la prescription quinquennale qui détermine le délai de conservation des documents sociaux. Ainsi, les documents suivants doivent être gardés pendant 5 ans :

  • Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (à compter de la radiation de la société) ;
  • Traités de fusion ;
  • Registre des titres nominatifs ;
  • Registre des mouvements de titres ;
  • Ordre de mouvement ;
  • Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (après la fin de leur utilisation).

L'article L.123-22 du Code de commerce impose que les documents comptables et les pièces justificatives soient conservés pendant dix ans. C'est le cas du compte annuel, bilan, compte de résultat, annexe… En application de l'article L.225-117 du Code de commerce, les actionnaires ont le droit de prendre connaissance des documents établis durant les trois derniers exercices.

Cela concerne :

  • Les feuilles de présence et pouvoirs ;
  • Les rapports du gérant ou du conseil d’administration ;
  • Les rapports des commissaires aux comptes.

Délai légal de conservation des documents bancaires

Selon l'article L.110-4 du Code de commerce, la durée de conservation des documents bancaires varie selon le délai de prescription applicable pour agir en justice, soit 5 ans. Sont concernés :

  • Les talons de chèque ;
  • Les relevés bancaires ;
  • Les remises de chèque ;
  • Les ordres de virement.

Durée de conservation des documents liés aux assurances

L'article L114-1 du Code des assurances énonce que toute action en justice découlant d'un contrat d'assurance est prescrite au bout de deux ans à compter de l'événement qui y donne naissance. Ainsi, une durée de conservation de 2 ans est mise en place pour les documents suivants :

  • Contrat ;
  • Quittance, avis d'échéance ;
  • Courrier de résiliation ;
  • Preuve du règlement.

Durée légale de conservation des documents relatifs au personnel

La prescription quinquennale liée à l'article 2224 du Code civil conditionne la durée de conservation légale de certains documents attachés à la gestion du personnel.

Il faudra donc archiver pendant 5 ans après la fin du contrat :

  • Les contrats de travail ;
  • Les lettres d'engagement, de démission, de sanction disciplinaire ou de licenciement ;
  • La fiche individuelle précisant l'intéressement et la participation ;
  • Les salaires ;
  • Les primes ;
  • Les indemnités ;
  • Les soldes de tout compte ;
  • Les régimes de retraite.

Doivent être également archivés pendant 5 ans :

  • Le registre unique du personnel (article R1221-26 du Code du travail) ;
  • Les bulletins de paie sur support papier ou électronique* (article L3243-4 du Code du travail)

*Pour les bulletins de salaire électronique, l’employeur doit garantir la disponibilité du bulletin de paie du salarié pendant 50 ans

  • Les documents de l'inspection du travail (article D4711-3 du Code du travail) ;
  • Les documents du comité social et économique - CSE ou ex-CHSCT (article D4711-3 du code du travail) ;
  • Les déclarations et documents relatifs à un accident du travail (article D4711-3 du Code du travail).

Une durée d'archivage de 3 ans est requise pour :

  • Les justificatifs de charges sociales (article L244-3 du code de la sécurité sociale) ;
  • Les justificatifs de taxes sur salaire (article L169 A du livre des procédures fiscales) ;
  • Les documents comptabilisant les horaires de travail des salariés sous convention de forfait (article D3171-16 du Code du travail).

Vous souhaitez une solution de dématérialisation avec un archivage des documents sécurisé ?

 

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Nos multifonctions au service de votre entreprise

Nos multifonctions au service de votre entreprise

Une technologie tournée vers l’avenir à portée de doigts.

Une technologie de bureautique intelligente qui ne stresse personne. Les choses ont évolué. Notre nouvelle gamme de MFP est le dispositif intelligent dont vous avez toujours rêvé pour numériser, copier et imprimer vos documents au format A4.

Notre gamme MFP couleur est doté d’un panneau de commande tactile intelligent utilisant la mise à jour la technologie la plus récente. Bienvenue à la mise à jour automatique du logiciel et à la possibilité d’ajouter des fonctionnalités dont votre activité pourrait avoir besoin à l’avenir. Vous pouvez imprimer, copier, numériser plus de documents, plus vite, sur votre lieu de travail ou à distance.

Il ne sera pas nécessaire de prévoir un budget pour des services ou du matériel complémentaire. Vous disposerez de toutes les fonctions dont vous avez besoin, intégrées au sein d’un appareil intelligent.

Nous sommes en 2021, et vous avez tout à fait raison d’exiger un MFP capable de suivre le rythme de l’évolution de votre espace de travail numérique et dynamique.

Grâce à Ricoh, vous pourrez numériser des documents vers un dossier de votre réseau, mais vous pouvez également ajouter des apps d’éditeurs tiers et des services Cloud. C’est vous qui décidez des fonctions que votre appareil doit avoir ou non. Vous ne voyez que les options associées aux services que vous utilisez, ce qui vous permet d’y accéder rapidement et en toute simplicité.

Pour garantir une sécurité intégrale sur votre réseau, votre MFP tourne sous le propre système d’exploitation Ricoh. Vous disposez d’un contrôle total sur les utilisateurs qui peuvent avoir accès ou non aux documents que vous traitez.

Vote MFP est capable d’écraser vos données à la fin de chaque tirage, évitant ainsi la divulgation d’informations sensibles. Vous pouvez également désigner les utilisateurs qui ont accès à tous les documents, ce qui permet de limiter l’accès à certaines informations.

L’ensemble de nos appareils fonctionne comme une seule machine car ils utilisent tous les mêmes panneaux de commande et la même technologie. Vous perdrez plus de temps pour voir comment imprimer ou numériser un document à chaque fois que vous utilisez une autre machine. L’écran tactile inclinable de 10,1 pouces est aussi intuitif que celui d’un smartphone.

Vous êtes intéressé par notre gamme de multifonctions intelligents ?

 

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La facture électronique BtoB progressivement obligatoire à partir du 1er janvier 2023.

La facture électronique BtoB progressivement obligatoire à partir du 1er janvier 2023.

Le compte à rebours est lancé !

L’obligation d’émettre des factures électroniques, déjà applicable aux fournisseurs des acteurs de la sphère publique (B2G), va être progressivement étendue aux relations interentreprises (B2B) à partir du 1er janvier 2023 et au plus tard le 1er janvier 2025, selon la taille de l’entreprise. Par ailleurs, l’obligation de recevoir des factures électroniques sera effective dès le 1er janvier 2023 pour toutes les entreprises. Cela va concerner environ 2 milliards de factures qui sont émises en France annuellement, dont approximativement 20% seulement sont aujourd’hui dématérialisées.

Une facture électronique, qu’est-ce que c’est ?

Une facture électronique est une facture qui a été émise et reçue sous une forme électronique (article 289 du CGI). Cela exclut les factures qui seraient d’abord émises au format papier puis dématérialisées.

Une facture électronique doit remplir trois critères : authenticité de l’émetteur, intégrité et lisibilité. Afin de garantir ces trois critères, l’administration fiscale autorise les méthodes suivantes :

  • EDI (échange de données informatisées), par exemple au format XML ou EDIFACT
  • Signature électronique
  • Tout autre moyen électronique accompagné d’une piste d’audit fiable (permettant de démontrer que l’entreprise a mis en place une procédure documentée qui prouve la réalité du flux de facturation et la conformité des factures)

Quel calendrier de mise en œuvre ?

La facture électronique BtoB

Quel champ d’application ?

L’obligation de facturation électronique concerne uniquement les transactions domestiques B2B entre assujettis à la TVA, excluant ainsi les relations B2C.

La mise en œuvre de la facturation électronique va s’accompagner d’une obligation de transmission des données non soumises à l’obligation de facturation électronique (relatives par exemple aux transactions B2C ou non domestiques). Cette double obligation permettra d’envisager à terme la simplification de la déclaration de TVA avec le pré-remplissage des données ainsi collectées.

Des impacts positifs sur :

  • Les coûts et délais
  • La productivité
  • La trésorerie
  • Les relations commerciales
  • La traçabilité

Comment opérer cette transformation pour en faire un levier de performance ?

La mise en œuvre de la facturation électronique dans les relations B2B à partir de 2023, au-delà de son aspect réglementaire, représente un réel levier de performance. Alors, comment mener à bien une telle transformation ? Il est essentiel de placer l’optimisation des processus et la conduite du changement au cœur de votre projet. En effet, les équipes métier devront adopter un nouvel outil et de nouveaux modes opératoires. Des changements organisationnels peuvent également être induits par cette transformation. Il convient par ailleurs de faire évoluer les pratiques en optimisant les processus de facturation. C’est à cette condition que votre projet de facturation électronique constituera un véritable vecteur de performance.

Des questions ? Besoin d’être accompagnés ? N’hésitez pas à nous contacter !

 

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Pourquoi dématérialiser la fonction RH

Pourquoi dématérialiser la fonction RH

Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

Incontournable et modernisant l’entreprise, la dématérialisation est utile tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel entre salariés et service RH, sans oublier la réduction des coûts qu’engendre un tel projet. Opter pour la dématérialisation des bulletins de paie dans votre entreprise est un choix primordial. La dématérialisation de la fonction RH : oui ! Mais pour quels bénéfices ?

3 bénéfices principaux de la transformation digitale pour les Ressources Humaines :

       -  Plus de rendement : amélioration de 76 % de l’accès à l’information

       -  Plus d’innovation : augmentation de 69 % des services apportés aux salariés Plus de motivation : hausse de 71 % des capacités de fidélisation et de recrutement du personnel

       -  Plus de motivation : hausse de 71 % des capacités de fidélisation et de recrutement du personnel

Les bénéfices au niveau de la structure

          Gain de productivité

          Réduction des couts

          Conformité à la réglementation

          Sécurité confidentialité

          Optimisez les processus RH

          Maitrisez les risques de l’activité RH (Chaque collaborateur aura des droits d’accès personnalisés). De plus en automatisant l’archivage des documents à valeur probante (contrats et avenants, bulletins de paie…) les contraintes légales en matière de conservation des documents RH seront respectées

Contactez-nous pour découvrir notre solution de dématérialisation RH !

 

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