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Dématérialisation du secteur pharmaceutique

Dématérialisation du secteur pharmaceutique

De nos jours pratiquement tous les secteurs d’activité sont touchés par la dématérialisation de leur processus.

Le secteur pharmaceutique n’est pas sans reste et lui aussi engage son processus de dématérialisation. De nombreuses pharmacies ont déjà sauté le pas de la dématérialisation.

Notre solution de dématérialisation facilite le traitement des factures fournisseurs de l’entreprise et permis un gain de temps, d’espace et des économies tangibles.

La dématérialisation des factures fournisseurs va permettre à l’entreprise d’avoir :

        √   Une reconnaissance des factures

        √   L’indexation des factures automatique

        √   La recherche experte pour du pointage de factures

La simplification des vos processus représentera un véritable gain de temps pour votre entreprise. La mise en place de notre solution de dématérialisation vous permettra un gain de temps, d’espace de stockage, des économies et d’optimiser des processus de travail afin d’éviter la perte de temps sur les tâches n’ayant aucune valeur ajoutée.

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Dématérialisation : quels gains pour l’entreprise ?

Dématérialisation : quels gains pour l'entreprise ?

En France, les secteurs publics comme privé se lancent massivement dans des projets de dématérialisation, dans l'espoir de bénéficier des avantages des solutions électroniques. Mais quels gains peut-on attendre de la dématérialisation ? 4 points importants à retenir :

     √   Gain de temps

La dématérialisation des documents (factures, fiches de paie, contrats, tout type de documents administratifs) et des processus de traitement, validation, classement…liés à ces documents, permet un gain de temps important pour les entreprises et les collectivités. L'utilisation de solutions électroniques permet d'automatiser certaines tâches, de simplifier le travail en équipe et d'améliorer la gestion des flux de documents. La suite de l'article nous l'explique en détails.

A savoir que 95% des utilisateurs déclarent gagner du temps avec Zeendoc.

     √   Gain d'espace

L'utilisation de documents au format papier nécessite des solutions d'archivage physique et prennent de la place. Un projet de dématérialisation est une solution efficace pour gagner de l'espace et notamment du foncier au sein d'une entreprise.

84% des utilisateurs de Zeendoc déclarent un gain d’espace

       •  Plus d’archives physiques

       •  Base documentaire unique

       •  Tarification aux flux entrants

       •  Sécurité, hébergement en France

 

     √   Gain financier

Autre avantage conséquent : les gains financiers. Faire des économies est également une des motivations centrales de l'État pour le projet de dématérialisation complet des services publics, planifié pour 2022 (dématérialisation de 100% des démarches administratives) ainsi que l’obligation de passer à la facture électronique d’ici 2025 pour toutes les entreprises. En effet, l'utilisation du papier dans les différents processus métier a un coût non négligeable.

Que ce soit dans le secteur privé ou au sein des mairies et collectivités, tous les acteurs économiques tendent à limiter l'utilisation du papier pour réaliser des économies. Les dépenses sont multiples et les avantages de ce support sont limités (ex : échanges de documents fastidieux). Mais avant de mettre en marche son plan de dématérialisation, il est important de mesurer l'importance de ces coûts et leurs différentes natures. 

78% utilisent Zeendoc pour le respect de l’environnement

       •  Gain d’espace

       •  Geste écoresponsable

       •  Développement durable

     √   Gain écologique

La dématérialisation des données permet de réduire l'empreinte écologique des entreprises. Les collectivités locales, le monde de l'entreprise et tous les services publics produisent de nombreux documents papier : factures fournisseurs, factures clients, bulletins de paie, etc. 

Chaque année, en France, ce sont des centaines de milliers de tonnes de déchets de papiers qui sont jetés au bureau, souvent sans y être recyclés. La mise en place d'un plan de dématérialisation et d'une Gestion Électronique des Documents adaptés aux besoins d'une entreprise lui permet de réduire son empreinte carbone de plusieurs manières.

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Comment mettre en place le télétravail en entreprise ?

Comment mettre en place le télétravail en entreprise ?

Ces derniers mois nous ont amenés à repenser notre manière de travailler. La crise sanitaire nous a contraints à travailler de chez nous, loin de nos collaborateurs. De nombreux moyens existent pour faciliter le travail à distance tout en conservant le lien avec ses collaborateurs.

Comment mettre en place le télétravail de manière efficace et sécurisée ?

       1.   Les outils de gestion documentaires

Notre solution :

Outil de dématérialisation innovant simple et performant de classement, recherche et partage dynamique des documents adaptés à vos besoins.

Disposez de l’information recherchée en quelques secondes seulement, diffusez et partagez avec vos collaborateurs ou partenaires. Grâce à notre solution de dématérialisation simplifiez votre travail au quotidien et gagnez en productivité.

Avec notre outil de dématérialisation vous bénéficiez :

        -   D’un triple hébergement des données sur des zones géographiques distantes

        -   D’une double version de vos documents : original et PDF/A

        -   D’une gestion et mise à jour régulière des outils de cryptage et protection des documents avec des outils professionnels

      2.   Sécuriser votre patrimoine informatique contre les cyberattaques

Depuis le début de la crise et du confinement, le nombre d'attaques malveillantes a bondi en très peu de temps. À travers les tentatives de phishing, spams, ou malwares, vos données informatiques sont devenues de plus en plus sensibles, alors que les télétravailleurs ont besoin de continuer leur activité dans un environnement sécurisé.

Notre filiale Digit Office spécialisée dans les services informatiques sera vous accompagner pour la sécurité de votre patrimoine informatique.

      3.   Imprimer en mobilité

Aujourd'hui, il existe des solutions simples mais peu connues pour l'impression à partir d'appareils mobiles. En simplifiant l'impression lors de vos déplacements, améliorez la vitesse de réponse et augmentez la productivité des employés.  

Lire nos conseils pour imprimer en mobilité.

      4.   Prenez des nouvelles de vos collègues

Le télétravail ne doit pas mener à l'isolement et à l'exclusion, au contraire.
Bien que les contacts ne soient pas aussi réguliers qu'au bureau, il est important de bien communiquer régulièrement avec son équipe et de rester en lien. Qu'ils soient dans votre service ou non, prenez le temps de parler avec vos collègues, que ce soit par le biais d'un mail, ou d'un appel.

 

Pour en savoir plus sur la mise en place de ces outils dans votre environnement de travail, contactez nos équipes !

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Signature électronique

Signature électronique

Toujours plus vite, toujours plus simple. Telles sont les deux attentes essentielles de vos clients. Une réalité qui vaut autant dans le B2B que dans le B2C. Parce que la concurrence est constante, il s'agit d'abolir toutes les frictions possibles à l'acte d'achat.

Dans ce contexte, la signature électronique apparaît comme un levier redoutablement efficace.

Dans le secteur du e-commerce, la notion d'expérience client est essentielle. Elle constitue même le cœur de la stratégie. Parce que le tunnel de conversion ne souffre aucun frein à l'acte d'achat ou de souscription, le fait de mettre en place la signature électronique constitue un levier de modernisation du parcours client. Mais, afin de déployer efficacement la contractualisation dématérialisée, il s'agit de disposer d'une connaissance des normes juridiques qui régissent la discipline. La législation française (loi du 13 mars 2000) dispose que les documents électroniques possèdent la même valeur probante que les écrits manuscrits. Mais c'est bien le texte européen appelé eIDAS du 23 juillet 2014 et applicables dans tous les pays de l'Union Européenne depuis le 1er Juillet 2016 qui a permis de développement de la signature électronique à grande échelle. Vous pouvez donc vous passer du papier pour vos documents contractuels, mais sans la signature électronique, vous ne pourrez pas tirer profit de tous les bénéfices de la dématérialisation.

La signature électronique au cœur de votre stratégie

Mais en inscrivant votre entreprise sur le chemin de la dématérialisation, les bénéfices dépassent l'expérience client. Moins de documents " papier ", c'est d'abord moins de coûts en consommables (encore, papier, systèmes d'impression) mais aussi en archivage. Les frais liés à l'envoi de vos documents sont considérablement réduits. Derrière les gains de productivité qui sont le pendant direct de la signature électronique, se cache un enjeu encore plus grand : celui de l'écologie. Même dans le secteur du e-commerce, les flux documentaires physiques sont nombreux et tout ce qui concourt à la réduction de consommation de papier s'avère positif. Si l'on s'en réfère aux chiffres publiés par l'ADEME (Agence de l'environnement et de la maîtrise d'énergie), il apparaît que les entreprises françaises sont à elles seules, à l'origine de plus de 900000 tonnes de déchets de papier chaque année !

Parce que la compréhension de ces enjeux stratégiques autant que techniques, est capitale, vous avez besoin de l'accompagnement d'un expert. Le fait de s'appuyer sur un partenaire comme Méditerranée Bureautique pour un projet de dématérialisation vous permettra de réconcilier deux enjeux majeurs : la profitabilité de votre entreprise par l'optimisation de l'expérience client et la préservation de l'environnement !

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Imprimer en mobilité

Imprimer en mobilité

Aujourd'hui, il existe des solutions simples mais peu connues pour l'impression à partir d'appareils mobiles. En simplifiant l'impression lors de vos déplacements, améliorez la vitesse de réponse et augmentez la productivité des employés.

Nos solutions pour imprimer en mobilité :

       1.   Se connecter à une imprimante wifi

C’est la solution la plus simple. Aujourd’hui toutes les imprimantes et photocopieurs de dernière génération offre cette possibilité.

Pas de nécessité d’installer de logiciels supplémentaires, le smartphone ou la tablette doivent seulement être sur le même réseau wifi que l’imprimante.

Il suffit simplement d’ouvrir le fichier sur votre appareil, de sélectionner la fonction « imprimer » et l’impression se fait directement.

       2.   Communiquer vers l’adresse mail de l’imprimante

La seconde solution consiste à attribuer une adresse mail unique à une imprimante lors de sa configuration ou utiliser celle qui lui a été affectée directement par le constructeur. Il suffit ensuite de lui envoyer le document à imprimer.

Là aussi la manipulation est simple : vous transférez votre mail et vos pièces jointes à l’adresse mail de machine d’impression. N’ayez crainte la machine sait les interpréter et imprime le message ainsi que les pièces jointes.

       3.   Imprimer avec une application d’impression

La plupart des constructeurs mettent à disposition des utilisateurs, des applications d’impression gratuites sur internet. Recherchez l’application compatible avec le modèle de votre imprimante et téléchargez-la sur votre appareil mobile.

Pas besoin d’être connecté au réseau local de l’entreprise. L’application se charge de faire le lien entre votre smartphone, votre tablette et l’imprimante. Votre smartphone lance l’impression des documents. L’application peut également les numériser ou les copier.

Notre conseil : Faites appel à un professionnel comme Méditerranée Bureautique. Lorsque notre équipe technique déploiera les solutions d’impression, elle vous formera à ces nouveaux usages.

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Gestion électronique des documents : la dématérialisation, un enjeu d’efficacité et de productivité pour l’entreprise

Gestion électronique des documents : la dématérialisation, un enjeu d'efficacité et de productivité pour l'entreprise

Important à savoir :

La piste d’audit fiable est obligatoire depuis le 1er janvier 2020, dans tout processus de facturation électronique ! C’est à la fois une garantie juridique pour l’entreprise, mais c’est aussi un gage de visibilité, de productivité et de fiabilité pour votre processus comptable.

Nous vous proposons de découvrir notre outil de dématérialisation innovant simple et performant de classement, recherche et partage dynamique des documents adaptés à vos besoins.

Disposez de l’information recherchée en quelques secondes seulement, diffusez et partagez avec vos collaborateurs ou partenaires. Grâce à notre solution de dématérialisation simplifiez votre travail au quotidien et gagnez en productivité.

Avec notre outil de dématérialisation vous bénéficiez :

  • D’un triple hébergement des données sur des zones géographiques distantes
  • D’une double version de vos documents : original et PDF/A
  • D’une gestion et mise à jour régulière des outils de cryptage et protection des documents avec des outils professionnels

Vous souhaitez cet outil de dématérialisation qui révolutionnera votre façon de travailler ?

 

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Nos conseils pour dématérialiser en toute sécurité

Nos conseils pour dématérialiser en toute sécurité

Mettre en place des outils de gestion électronique des documents et dématérialiser les processus métier présentent de nombreux avantages. En effet, le traitement des informations, les échanges et l'archivage de documents ainsi que la recherche documentaire sont largement simplifiés.

QUELQUES CONSEILS POUR DEMATERIALISER SES DONNEES EN TOUTE SECURITE

  • Pour opérer une transformation digitale réussie, il est nécessaire de mettre en place certaines mesures pour assurer la protection des données. Voici les bons réflexes à avoir lors de la dématérialisation des données d'entreprise :
  • Chiffrer les documents à leur archivage avec une clef spécifique à chaque client, en utilisant le protocole AES. La clef de déchiffrement est elle-même cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur, de sorte que seul le détenteur de ce mot de passe soit capable de déchiffrer le document.
  • Utiliser un logiciel GED qui catégorise et autorise les actions possibles (consultation, modification, suppression) selon l'identité de l'employé permettant la traçabilité des actions réalisées.
  • Protéger ses données, les connexions et les ordinateurs de l'entreprise grâce à des anti-virus et des filtres anti-hameçonnage ou si possible mettre ses données dans le cloud dans une solution en saas (sécurisée), de préférence stockées en France avec une connexion TLS (HTTPS). Si votre choix s’oriente vers le cloud, il faudra vous assurer du niveau d’accès au service et de la disponibilité de vos données à tout moment : une certification Tier III vous garantit plus de 99% de disponibilité.
  • Avoir un accès sécurisé par mot de passe personnel. Afin de renforcer la sécurité, la fourniture d’un identifiant et d’un mot de passe valides sont nécessaires pour se connecter.
  • Être conforme aux exigences du RGPD. Pour dématérialiser ses documents et processus métier, la meilleure solution reste d'utiliser un logiciel GED professionnel, comme. Cela permet également de parler de son projet de dématérialisation des données avec des professionnels et de mettre en place des solutions de sécurité adaptées.

LES AVANTAGES DE LA DEMATERIALISATION

  • Le stockage et l'archivage numérique dans un système informatique sécurisé permet d'éviter de nombreuses erreurs humaines (oublis, perte d'un document papier)
  • Le flux de documents est mieux géré et même automatisé (par exemple, ventes de factures). De plus, les employés peuvent accéder aux données et documents 24 heures sur 24 pendant leur travail ou en déplacement grâce à une connexion Internet.
  • L'échange de données informatisé (EDI) entre les services d'une même entreprise ou avec des partenaires externes est grandement simplifié.
  • La dématérialisation des documents peut également éviter l'impression sur papier et l'archivage physique à une époque où le flux de documents devient de plus en plus important. Certains de nos clients ont atteint leur objectif « zéro papier » de flux de documents qu'ils ont éliminé.

 

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Solution de gestion de parc d’impression

Solution de gestion de parc d’impression

Un véritable vivier de compétitivité !

Pourquoi externaliser la gestion de votre parc d’impression ?

             Une gestion des coûts et du stock maitrisé

L’impression au sein d’une entreprise est un coût réel et une charge quotidienne. Certes les coûts peuvent être maîtrisés par l’entreprise elle-même mais cela demande une organisation et du temps. L’impression est une charge quotidienne pour les équipes informatiques, qui consacrent notamment beaucoup de temps à répondre aux sollicitations des utilisateurs de l’entreprise.

Le service d’infogérance d’impression consiste en l’externalisation de la gestion du parc d’impression et des consommables.

             Une gestion du stock maîtrisée

Votre stock est en fonction de vos besoins seulement, pas de surplus.

            Une réponse spécifique à vos besoins par des experts dans le domaine

Un des avantages de la solution de gestion de parc d’impression est d’apporter de la visibilité budgétaire, en général via un système de facturation sous forme de coût à la page, c’est-à-dire que l’entreprise ne paie que pour les impressions réalisées selon un barème préétabli.

En confiant la gestion de vos impressions à une entreprise experte dans le domaine, vous répondez ainsi en toute simplicité à vos principales problématiques :

            Connaitre précisément les dépenses d’impression afin de prévoir celles à venir

            Bien évaluer le parc pour le faire évoluer en fonction des besoins réels

            Gagner du temps en simplifiant la gestion

            Assurer la satisfaction des utilisateurs en améliorant leur confort de travail.

Vous pourrez donc améliorer la productivité de vos collaborateurs et réduire les pertes.

tagPDF : le logiciel intuitif de numérisation et de classement de documents

tagPDF : le logiciel intuitif de numérisation et de classement de documents

TagPDF numérise, nomme et classe vos documents en PDF directement dans vos répertoires ou ceux de vos collègues qui seront notifiés. TagPDF s’utilise sur tous les périphériques de numérisation (multifonctions, scanners et smartphones) et fonctionne de la même façon pour les documents numériques. Assurez la traçabilité, l’origine et l’intégrité des documents en générant des copies fidèles grâce à l’horodatage et la signature numérique. Sécurisez vos documents en les archivant dans un coffre-fort à valeur probatoire et obtenez des copies fiables considérées équivalentes aux documents papiers.

Tous périphériques et documents numériques

tagPDF : le logiciel intuitif de numérisation et de classement de documents

Fonctionnalités tagPDF

          √   Numérisation

Pour tous les périphériques vers répertoire, e-mail ou Cloud

          √   Classement et nommage

Par répertoire, hashtag, QR Code

          √   Licence pour 5 ans pour 3 appareils*

Maintenance / assistance comprise

*1 licence tagPDF installée sur 1 PC peut piloter jusqu’à 3 appareils maximum.

          √   Volume illimité

Aucune limite de nombre de documents

          √   2 licences Alerter

Notifications de documents reçus (pack de 10 licences Alerter en option)

          √   PDF Editor

Puissant éditeur de PDF avec de nombreuses fonctionnalités

          √   Fonctionnalités standards

OCR Abbyy, conversion en documents Office, formats (PDF, tiff, PDF/A), compression MRC, possibilité d’identification par mot de passe.

                Voir la vidéo

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C’est la rentrée, imprimez, numérisez, dématérialisez !

C’est la rentrée, imprimez, numérisez, dématérialisez !

L’heure de la rentrée a sonné pour les grands comme les petits ! C’est l’occasion de tout remettre à neuf et d’investir dans de nouvelles solutions de travail.

Le groupe Méditerranée Bureautique grâce à ses compétences et celles de ses filiales Digit Office et MBI-MEDEX vous accompagnera pour l’informatique, les systèmes d’impression et la dématérialisation des documents.

Dématérialisation, infrastructures informatiques, et services d’assistance, systèmes d’impression, logiciels de gestion : le groupe Méditerranée Bureautique et ses filiales couvrent l’ensemble de ces métiers convergents. Fort d’un savoir-faire datant de plus de 50 ans pour certaines de ces spécialités, le groupe Méditerranée Bureautique s’est construit pour accompagner ses clients dans leur transition numérique, en intégrant les process métiers de chacun.

Partenaire de proximité allié à la puissance de son réseau national, le groupe Méditerranée Bureautique s’est taillé localement une réputation de partenaire fiable, proche de ses clients et attentif à leurs intérêts.

Notre démarche pour la rentrée sera toujours la même, nos maîtres mots sont la réactivité à tous les niveaux de l’organisation (accueil, technique, commercial et gestion) et la relation client qui est au cœur de notre organisation, mais également la satisfaction de nos clients qui est une priorité.

 

 

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