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La dématérialisation des notes de frais, comment faire ?

Depuis mars 2017, les salariés ne sont plus tenus de conserver un reçu papier pour se faire rembourser leurs notes de frais. Mais alors comment faire ?

Pour la plupart des entreprises, la gestion traditionnelle des notes de frais est jugée trop chronophage, en effet selon le magazine Forbes 58% des entreprises mettent en effet plus de 10 jours après l’envoi des justificatifs à rembourser les salariés. Ce phénomène pousse 63% des entreprises françaises à s’engager dans la digitalisation des notes de frais. Alors pourquoi pas vous ?

Dématérialisation des justificatifs de notes de frais

Méditerranée Bureautique dispose d’une solution facile et intuitive pour la gestion des notes de frais : ZEENDOC. La dématérialisation de vos notes de frais sera disponible sur toutes les interfaces (ordinateur, tablette, mobile). Grâce à cet outil vous ne perdrez plus de temps avec la saisie et vous consacrerez donc du temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous gagnerez en productivité avec le classement et le traitement automatisé des notes de frais.

La pratique est aussi simple que la théorie, avec cet outil multi-interfaces, photographiez les justificatifs avec votre téléphone, envoyez automatiquement les documents dans l’application Zeendoc.

Une question, un renseignement, une démo ? Contactez-nous !

Archivage électronique et dématérialisation : nous avons la solution !

Archivage électronique et dématérialisation : nous avons la solution !

Passez à l’archivage électronique et à la dématérialisation de vos documents d’entreprise avec notre solution de dématérialisation pour les TPE/PME.

La solution de dématérialisation disponible en mode SaaS (Software as a Service en français logiciel en tant que service), concept reposant sur le cloud, valorise les informations qui se trouvent sur vos documents. La solution est disponible depuis votre ordinateur, tablette et smartphone vous pourrez donc exploiter et consulter vos documents ou que vous soyez.

Méditerranée Bureautique rend votre bureau mobile !

Diffusez, partagez vos documents en quelques clics à vos collaborateurs ou vos partenaires professionnels.

Gagnez en productivité, avec notre solution de dématérialisation et d’archivage documentaire le travail en équipe prend une autre dimension : plus fluide, plus simple et plus efficace.

Les bénéfices sont concrets et mesurables :

√  Diminution des coûts d’envoi

√  Réduction des coûts de traitement manuel

√  Diminution des coûts de stockage

√  Suppression des risques d’erreurs

√  Réduction de l’empreinte carbone, démarche Citoyenne et respectueuse de l’environnement

Du 26 janvier au 2 février c’est la Semaine Green pensez à la planète avec notre solution !

Pas le temps de lire ? Regardez ça en vidéo !

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Notre Hotline à votre Service

SAV maintenance copieur Marseille

La proximité et la réactivité avec nos clients sont nos maîtres mots.

Chez Méditerranée Bureautique, tout est mis en œuvre pour vous garantir disponibilité et réactivité, à tous les niveaux de l’organisation : accueil, technique, commercial, et gestion.

Nous garantissons à l’ensemble de nos clients un accueil téléphonique personnalisé et humain qui se trouve dans nos locaux à Gémenos qui est ouvert du lundi au jeudi de 8 heures 30 à midi et de 14 heures à 18 heures et le vendredi jusqu’à 17 heures 30. Nous sommes joignables au 04 42 32 70 10.

Nous garantissons également des interventions rapides et efficaces par des techniciens à votre écoute et toujours joignables sur leur téléphone portable. Notre flotte de véhicule est équipée d’un stock et d’un outillage spécialisé. Cette organisation nous permet de vous garantir une intervention dans les 4 heures.

La prévention primant sur le dépannage, chaque machine bénéficie d’une veille permanente, permettant d’anticiper et de planifier les changements de pièces détachées. Cette veille est assurée grâce aux informations remontées automatiquement par le matériel mais également celles collectées lors des interventions de nos techniciens ou lors de nos visites.

 

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RGPD qu’est-ce que c’est ?

RGPD qu’est-ce que c’est

Depuis le 25 mai 2018 le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) s’est imposé à tous les États membre de l’Union Européenne.

L’acronyme RGPD signifie « Règlement général sur la Protection des Données », il encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne. Ce nouveau règlement européen s’inscrit dans la continuité de la Loi française Informatique et Libertés de 1978 et renforce le contrôle par les citoyens de l’utilisation qui peut être faite des données les concernant.

Il est donc nécessaire et important de comprendre cette réglementation et de s’y conformer, sous peine de sanctions.

Comment se mettre en conformité au RGPD ?

D’après la CNIL il faut :

  • Désigner un pilote
  • Cartographier ses traitements de données personnelles
  • Prioriser les actions
  • Gérer les risques
  • Organiser les processus internes
  • Documenter la conformité

Pour plus de détails consultez : (https://www.cnil.fr/fr/principes-cles/rgpd-se-preparer-en-6-etapes)

Comment Méditerranée Bureautique peut-il vous aider ?

Avec notre solution de gestion électronique de document et de dématérialisation qui répond à vos besoins en gestion documentaire et votre demande de conformité avec le RGPD.

Les mesures techniques et organisationnelles que nous mettons en place permettent de garantir la disponibilité, l'intégrité, la confidentialité des données personnelles en conformité avec le RGPD.

 

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Dématérialisation des factures fournisseurs

Méditerranée Bureautique vous apporte une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le traitement des factures, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne et avec les fournisseurs.

Grâce à notre solution de dématérialisation qui permet la numérisation le classement et la recherche de vos documents, vous aurez un accès immédiat à l’information.

La solution analyse les documents et reconnait les données communes pour créer des dossiers qui regroupent l’ensemble des informations relatives à un fournisseur que vous retrouvez ainsi d’un simple clic.

Avec notre solution de dématérialisation la gestion sera accélérée, vous aurez une vue d’ensemble sur la contribution de chacune des parties prenantes sur le document et de ce fait vous pourrez mettre en place un workflow efficace.

De plus notre solution offre la possibilité après la dématérialisation des documents et leur indexation de créer votre tableau de bord et d’avoir une meilleure anticipation et maitrise de votre budget.

 

https://www.youtube.com/watch?v=VFMmhzrre-s

 

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Spécialiste dématérialisation Marseille

Spécialiste dématérialisation Marseille

Un logiciel pour archiver gérer et partager ses documents numériques partout tout le temps ? Nous avons le logiciel pour votre demande, une solution de dématérialisation qui permet de gérer efficacement l’ensemble de vos documents depuis votre tablette, téléphone ou ordinateur.

Notre solution de dématérialisation va valoriser les informations de vos documents, vos informations prennent vie et se relient entre elles, elles circulent entre collègues ou au-delà des frontières de l’entreprise, vous renforcez le travail collaboratif entre les différents services tout en maitrisant le flux des données. La rapidité d’accès offerte par l'archivage électronique des documents accroit votre productivité et renforce votre efficacité.

 

 

Présentation de la solution en vidéo ici !

Le télétravail

le télétravail

Adoptez le télétravail avec notre solution de dématérialisation accessible sur smartphones, tablettes et
ordinateurs.
Méditerranée Bureautique rend votre bureau mobile, notre solution de dématérialisation
devient votre support de travail.
Accéder à l’ensemble de vos documents où que vous soyez et quand vous voulez.
Diffusez, partagez vos documents en quelques clics à vos collaborateurs ou vos partenaires
professionnels, le travail d’équipe même à distance sera facilité.
Plus d’informations ici !

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Solution de dématérialisation avec signature électronique de document

Signature électronique : la solution en cette période !
La période des ponts des mois d’Avril et Mai est arrivée pour le plus grand bonheur des salariés mais pas pour les dossiers qui eux restent en suspens…
Cette période rime avec congés et aussi télétravail, Méditerranée Bureautique vous permet de ne pas laisser vos dossiers ou votre travail en suspens durant cette période, grâce à notre solution de dématérialisation, accessible à partir d’un smartphone, tablette ou ordinateur, et une de ces fonctionnalités : la signature électronique des documents.
Méditerranée Bureautique permet d’envoyer par email vos documents et de les faire signer électroniquement par vos clients depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette sans aucune installation préalable. La signature électronique intégrée dans la solution de dématérialisation à travers un tiers de confiance possède la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.

Comment ça marche ?

Les avantages de cette solution :
√  Meilleure traçabilité des documents
√  Relations clients / fournisseurs améliorées
√  Gain de temps et de productivité
√  Réduction de l’empreinte environnementale
√  Gain d’espace
√  Conformité : signature électronique dans le respect de la législation française et européenne
√  Sécurité des échanges
√  Possibilité d’être en télétravail avec la solution

 

Les explications en vidéo ici !

Vous souhaitez passer à la signature électronique de vos documents et à notre solution de
dématérialisation ?

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Dématérialisation factures

Dématérialisation factures

Les entreprises françaises utilisent encore les envois de factures à 80 % en format papier.

Passez à la facturation électronique : Réduisez le temps passé au traitement des factures, réalisez jusqu’à 70% d’économies sur le coût de gestion de vos factures, simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients !

     √  Le processus de facturation est simplifié
     √  Les paiements sont plus rapides
     √  Les enregistrements comptables se font de manière automatique
     √  Réduction de la fraude
     √  Gain d’espace
     √  Allègement des coûts (papiers, encres…)
     √  Diminution de l’empreinte écologique

Nous vous recommandons 6 bonnes pratiques pour optimiser votre facturation numérique et votre gestion documentaire :

      1.  Garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture électronique
      2.  Numériser les factures papier pour le confort du tout numérique
      3.  Renseigner les mentions obligatoires pour être en règle
      4.  Détailler la facture électronique pour une meilleure acceptation client et un meilleur contrôle
      5.  Conserver les factures de ses clients et utiliser l’historique

     6.  Automatiser les relances pour les factures électroniques et gagner du temps

Vous souhaitez passer au tout numérique pour vos factures ?

  04 42 32 70 10     accueil@m-bureautique.com

 

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