Actualité

Nouvelle année, nouvelles résolutions !

Quand la nouvelle année 2020 rime avec changement…

Le mois de Janvier est propice aux bonnes résolutions pour tous mais aussi pour vos entreprises. Méditerranée Bureautique et nos filiales vous accompagne pour une nouvelle année dans vos projets qu’ils concernent la dématérialisation de documents, les systèmes d’impression, les infrastructures informatiques ou encore les logiciels métiers.

Notre démarche restera inchangée pour cette nouvelle année, nos maîtres mots sont la réactivité à tous les niveaux de l’organisation (accueil, technique, commercial et gestion) et la relation client qui est au cœur de notre organisation, mais également la satisfaction de nos clients qui est une priorité.

Contactez-nous pour tout complément d’informations ou demande de rendez-vous nous serons ravis de commencer cette nouvelle année avec vous.

Chorus Pro obligatoire pour les TPE et fournisseurs du secteur public

La dernière étape au 1er janvier 2020 pour les petites entreprises.

Changement en vue pour les très petites entreprises, les micros-entreprises qui fournissent des prestations ou vendent des biens à destination du secteur public (État, collectivités locales, hôpitaux, établissements publics). À compter du 1er janvier 2020, la transmission des factures sous forme dématérialisée sur le portail Chorus Pro devient obligatoire pour les petites structures de moins de 10 salariés, une disposition qui s’applique depuis janvier dernier pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés), depuis 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5.000 salariés) et depuis 2017 pour celles de plus de 5.000 salariés. À compter de 2020 toutes les entreprises seront dans l’obligation de le faire, même celles avec moins de 10 salariés.

Notre solution de dématérialisation permet de faciliter l’envoi des factures électroniques via Chorus Pro de façon automatique.

Avec cette solution vous pourrez gérer la dématérialisation et l’envoi de vos factures sur une seule interface.

√   Lecture et classement automatique des documents

√  Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures

√  Extraction automatique des données de facturation obligatoire dans Chorus Pro

√  Signature électronique des factures avec un certificat RGS

√  Transmission sécurisée et preuve de dépôt

√  Archivage à valeur probante

Au plus tard au 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises.

Si vous n’utilisez pas encore la facturation électronique cette étape vous permettra d’accéléré votre transformation digitale et ce en respectant les restrictions légales. Cela permettra aussi d’améliorer votre productivité en fluidifiant vos processus de distribution des factures clients.

Selon le magazine le Monde il faut savoir « que le 6 juin dernier la France, parmi douze États membres de l’union européenne ont reçu une lettre de mise en demeure pour non-conformité envers la directive relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. »

C’est l’occasion de moderniser vos processus !

Il n'y a que des avantages à utiliser la facturation électronique notre solution de dématérialisation.

√  Les échanges simplifiés

√  Des meilleurs délais de traitement et de paiement

√  Une conformité aux contraintes fiscales

√  Un suivi de la réception du document par le destinataire

Prenez 30 secondes pour découvrir l’interfaçage de Zeendoc vers Chorus Pro.       

Prestataire dématérialisation

Prestataire dématérialisation

Méditerranée Bureautique vous guidera pas à pas dans l’installation, le développement et la pratique de votre armoire numérique et sera l’interlocuteur privilégié de votre entreprise. Nous formons et guidons l’ensemble des utilisateurs.

La dématérialisation de vos documents à court ET à long terme vous apportera de nombreux avantages (gain de temps, économies de traitement administratif, support multi-interface, travail en extérieur).

Pour dématérialiser vos documents de manière simple et intuitive Méditerranée Bureautique est la solution qu’il vous faut !

Pour un renseignement ou un devis pour le logiciel de dématérialisation CONTACTEZ-NOUS !

Convention Hexapage 2019

Sujet : Convention Hexapage Autour d’une Convention à Carnac, les membres du Groupe Hexapage se sont retrouvés sur les terres bretonnes pour découvrir les tendances et nouveautés dans le domaine des systèmes d’impression (Imprimantes, multifonctions, dématérialisation, scanners, presse numérique). Avec au total 18 partenaires présents lors de cette rencontre, comptant les grandes enseignes du secteur d’activité tel que Ricoh, Lexmark, Kyocera, Wooxo mais aussi Sages Informatique spécialiste dans la dématérialisation des documents. L’équipe commerciale de Méditerranée Bureautique a pu au fil de ces trois jours être au contact de ses partenaires les plus fidèles, et ainsi découvrir les nouveautés et perspectives du secteur d’activité, qui tendent toutes vers le digital. La plénière a été rythmée par plusieurs conférences notamment sur la transformation numérique ou la gestion de l’information dans l’entreprise ou encore la révolution à venir dans la gestion du courrier. Autant de sujets qui entrent dans les tendances actuelles et qui nous permettrons d’alimenter notre offre commerciale pour toujours mieux conseiller notre clientèle
Groupe HEXAPAGE actualités

Prestataire imprimante multifonctions pour entreprise

Prestataire imprimante multifonctions pour entreprise

Les conseils sur le web, pour choisir une imprimante multifonctions sont nombreux, mais  ne sont  pas suffisants. Notre métier est de vous accompagner dans cette démarche et d’effectuer un suivi permanent. Nous effectuons pour chaque client un audit afin de mieux connaître son organisation et répondre au mieux à ses besoins.

Notre démarche d’audit est un véritable voyage au sein de votre entreprise. Elle consiste à évaluer le parc existant, les comportements d’impression, la circulation des différents documents, les coûts associés et les besoins actuels et à venir en matière d’impression, de gestion documentaire et de sécurité. L’objectif final est de conseiller et d’accompagner nos clients dans la rationalisation et l’optimisation de leur parc d’impression (choix et nombre de matériels, implantation...) et de leur processus documentaires (choix de solutions de dématérialisation, de gestion électronique de documents et de sécurité) en fonction des besoins constatés sur site. Une telle démarche engendre également un plus grand confort au travail, source d’efficacité et de productivité, pour un budget souvent moindre.

Vous souhaitez changer votre système d’impression ou faire l’acquisition d’un nouveau parc d’impression, contactez-nous !

 04 42 32 70 10

accueil@m-bureautique.com

Méditerranée Bureautique

Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation

Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation

Les avantages :

          •   Gain de place

Le premier avantage de la dématérialisation est sur le plan logistique, en effet grâce à notre solution vos documents seront tous au même endroit et accessible avec une connexion internet, ce qui entraine bien évidement un gain d’espace grâce au stockage numérique.

          •   L’accessibilité des données

La dématérialisation des documents dans une entreprise offre la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en ayant seulement une connexion internet. Cela permet aux clients, fournisseurs, experts-comptables d’éviter les déplacements et d’économiser les coûts liés.

L’accessibilité au document ou à l’information se fait en quelques clics !

          •   La traçabilité informatique des documents

L’intelligence d’un système de gestion électronique de documents accroît la productivité des collaborateurs, chaque information est disponible en temps réel.

La transmission de l’information n’est plus un problème, les boîtes mails ou autres canaux d’envoi ne sont pas saturés.

Le classement des documents est aussi un avantage considérable de la dématérialisation, en effet avec cette solution vos documents seront classés par catégories, vous ne pourrez plus les égarés !

La dématérialisation accélère ainsi un ensemble d’activités coordonnées, en apportant en plus de cela une traçabilité des documents, avec un historique détaillé.

          •   Un archivage numérique à valeur légale

Les documents sont protégés et sécurisés sous une appellation « pdfa » et ne peuvent être modifiés.

          •   Empreinte écologique

L’écologie est un des sujets qui préoccupent le plus l’esprit des personnes de nos jours. Nous voyons apparaitre de plus en plus des pratiques dîtes à faible « empreinte écologique », mais qu’en est-il pour les pratiques écologiques des entreprises ?

La dématérialisation va permettre aux entreprises de réduire leur empreinte écologique, le papier sera moins présent dans les locaux ce qui engendrera une diminution du besoin de personnel d’archivage ainsi que des locaux prévus à cet effet.

Une diminution de la consommation de papier va permettre aux entreprises de réduire les dépenses et donc permettra de faire de réelles économies à court ou moyen terme.

          •   La sécurité des données

Avec notre outil de dématérialisation des documents, les données dîtes sensibles ou concernant les informations du personnel sont sécurisées, cet outil répond aux réglementations RGPD.

Les inconvénients :

          •   L’investissement

Le passage du papier au digital est un investissement à long terme, qui après coût apportera plusieurs gains cités ci-dessus. L’investissement financier est un des inconvénients de la dématérialisation même si ce nouveau mode de fonctionnement peut paraitre couteux il est avantageux dans de nombreux points.

          •   La résistance face aux changements

La résistance est inévitable, certaines personnes dans votre entreprise seront habituées à avoir une certaine façon de travailler et ne souhaiteront pas en changer. Nous sommes aussi présents pour vous accompagner dans cette démarche et ce nouveau mode de fonctionnement.

 

Pour en savoir davantage sur la dématérialisation chez Méditerranée Bureautique CLIQUEZ ICI !

Pour un renseignement ou un devis pour le logiciel de dématérialisation CONTACTEZ-NOUS !

Pour avoir toutes ces informations en vidéo CLIQUEZ ICI !

Consommables d’impression : les idées reçues !

Consommables d’impression : les idées reçues !
Consommables d’impression : les idées reçues !

Merci à Lexmark pour cette étude et cette infographie sur les idées reçues des consommables d’impression.

Méditerranée Bureautique saura vous accompagner dans vos projets d’impression jusqu’à la gestion des consommables d’impression.

Des questions ?

Besoin de renseignement ?

Besoin de matériel ?

 

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Dématérialisation RH

Dématérialisation RH

Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

La dématérialisation est incontournable et innovante, elle est donc nécessaire pour une entreprise. À tous les niveaux : organisationnels, relationnels et financiers.

La transformation digitale des entreprises est largement facilitée par plusieurs éléments :

          -     Environnement législatif et économique favorable : loi El Khomri, simplification du bulletin de paie, RGPD

          -     Émergence et arrivée en entreprise de la génération Z

          -     Extension des usages mobiles

Quels sont les besoins d’un service RH ?

               Gérer les dossiers salariés rapidement

               Classer simplement et retrouver instantanément des documents

               Distribuer et archiver les bulletins de salaire électronique de manière sécurisée

               Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations du service RH

               Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier

               Constituer un patrimoine documentaire (RGPD, litige…)

               Crée une CVthèque

Les bénéfices

               Gain de productivité

               Réduction des couts

               Conformité à la réglementation

               Sécurité confidentialité

               Optimisez les processus RH

          √     Maitrisez les risques de l’activité RH (Chaque collaborateur aura des droits d’accès personnalisés).

De plus en automatisant l’archivage des documents à valeur probante (contrats et avenants, bulletins de  paie…) les contraintes légales en matière de conservation des documents RH seront respectées

Pourquoi dématérialiser les processus RH ?

               Mise en place du télétravail et de la mobilité

               Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique

               Reconnaissance des documents pour un classement automatique

               Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié grâce au moteur de recherche et aux facilités d’envoi

               Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel

               Signature électronique des documents

               Formulaire et workflow de demandes de congés, de formation

               Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés

               Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents.

 

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Zeendoc : le collecteur automatique de factures

La collecte automatique de vos factures fournisseurs, l’ensemble de vos factures arrivent soit par mail, soit par courrier. Ces factures sont uniquement disponibles sur le site de votre fournisseur (par exemple Edf ou Orange). Pour avoir accès à ces factures afin de les récupérer ou seulement les visualiser, il faut se rendre sur chaque compte de l’entreprise pour chaque fournisseur. C’est une tâche répétitive, représentant une véritable perte de temps avec un risque d’oubli.

Avec Zeendoc, améliorez votre productivité grâce à la collecte automatique de factures. Connectez vos espaces clients à Zeendoc en un clic et les nouvelles factures seront automatiquement récupérées. Plus de 400 connecteurs sont disponibles.

Après avoir été reconnues, les données sont indexées (nom du fournisseur, montant, TVA, date par exemple).

Grâce à Zeendoc :

     √  Gagnez en productivité

     √  Gagnez du temps pour votre activité

     √  Gagnez en efficacité

     √  Moins de tâches chronophages sans valeur

     √  Moins de risques de perte ou d’oubli

Grâce à Zeendoc vous pouvez vous dédier à 100% à votre activité !

 Regardez les explications en vidéo

 

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Les avantages de la dématérialisation des documents

Les avantages de la dématérialisation des documents

          1. Gain de place

Un des premiers avantages de la dématérialisation des documents est le gain de place. En effet l’archivage des documents nécessite la location d’une salle d’archive, ce qui engendre des coûts. La solution de dématérialisation vous permet d’archiver l’ensemble de vos documents et des les retrouver où que vous soyez seulement avec une connexion internet et un ordinateur, tablette ou smartphone. Ce gain de place est une réelle opportunité pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs locaux.

          2. Meilleure organisation

La dématérialisation des documents amène aussi un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents. Cette solution est parfaitement adaptée aux entreprises qui ont mis ou qui souhaitent mettre en place le télétravail. Gérez la dématérialisation et le télétravail des vos collaborateurs avec notre solution de dématérialisation.

          3. Sécurité et protection des données

Avec notre outil de dématérialisation des documents, les données dîtes sensibles ou concernant les informations du personnel sont sécurisées, cet outil répond aux réglementations RGPD. Les documents sont protégés et sécurisés sous une appellation « pdfa » et ne peuvent être modifiés.

          4. Diminution des coût

La dématérialisation des documents permet une meilleure organisation des documents, la solution bénéficie d’une recherche automatique des documents, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder plus rapidement à l’information. Cela engendre une réduction des coûts logistiques (achats de papier, encre pour l’imprimante, locaux pour archives, courrier, distribution).

          5. Accessibilité des documents simplifiée

La dématérialisation des documents dans une entreprise offre la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en ayant seulement une connexion internet. Cela permet aux clients, fournisseurs, experts-comptables d’éviter les déplacements et d’économiser les coûts liés. L’accessibilité au document ou à l’information se fait en quelques clics !

          6. Écologie

L’écologie est un des sujets qui préoccupent le plus les esprits de nos jours. La dématérialisation va permettre aux entreprises de réduire leur empreinte écologique, le papier sera moins présent dans les locaux ce qui entrainera une diminution du besoin de personnel d’archivage ainsi que des locaux prévus à cet effet.

 

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