Actualité

Le « travail hybride » comment s’adapter ?

Le « travail hybride » comment s’adapter ?

Avec la crise pandémique, le monde du travail a vu son mode de fonctionnement complètement renouvelé. Le télétravail est une transition majeure et conséquence de cette situation sanitaire, il est devenu courant dans l’organisation du travail.

On parle aujourd’hui d’un mode de « travail hybride » : ce nouveau mélange entre télétravail et présentiel. Cette nouvelle organisation nécessite pour les entreprises d’équiper leurs collaborateurs en conséquence, afin de recréer un espace de travail adapté à leurs domiciles. Pour vous accompagner dans ce challenge, DIGIT-OFFICE vous apporte une réponse concrète à vos besoins d’équipements et services informatiques.

Nos services :

       • Matériel informatique et serveur

       • Sauvegarde et stockage sécurisé

       • Connecteurs métiers

       • Conception et intégration de logiciels

       • Dématérialisation et gestion électronique de document

 

Pour plus d’informations, contactez-nous.

 

Retrouvez-nous sur Linkedin   

Retrouvez-nous sur Twitter      

L’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre

L’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre

L’ordonnance du 15 septembre 2021 instaure la réception des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er juillet 2024.

L’ensemble des acteurs économiques BtoB sont concernés par cette nouvelle réglementation. L’intérêt pour les entreprises est de simplifier les transactions avec leurs clients et leurs fournisseurs avec un cadre réglementaire clair.

Cette dématérialisation va permettre à votre entreprise :

       Gain en productivité

       Simplification des obligations déclaratives (pré-remplissage TVA)

       Diminution des délais de paiements

Dans l’application de cette nouvelle ordonnance l’outils de gestion de document, Zeendoc est la solution idéale pour les entreprises qui entament cette transition numérique.

 

Retrouvez-nous sur Linkedin   

Retrouvez-nous sur Twitter      

Carmedex, pour ne pas finir sur le carreau

Carmedex, pour ne pas finir sur le carreau

Qui sommes-nous ?

MBI-MEDEX dynamise la réussite des négoces en carrelages, revêtements de sols grâce à son logiciel CARMEDEX adapté à leurs besoins. Véritable outil de travail, il est LA solution technologique personnalisée et adaptée à ce métier. Doté d’une ergonomie moderne, spécialisé dans la gestion, le management et la logistique des négoces de revêtements de sols et de murs, le logiciel CARMEDEX est générateur de profit pour tous les professionnels. La société MBI-MEDEX vous assure l’installation, l’aide à la mise en exploitation (avec la personnalisation de vos états commerciaux), la récupération éventuelle de vos données ainsi qu’un suivi tout au long du processus d’apprentissage du logiciel et une prise en main à distance si nécessaire.

Il permet :

1 : La gestion des contremarques

2 : La gestion de la relation client

3 : La traçabilité des containers

4 : Maîtriser les marges

5 : La gestion des stocks à distance

Carmedex est une solution clé en main, rapide à mettre en œuvre, intuitif et ergonomique, simple à prendre en main, une architecture multi-dépôts.

CARMEDEX, UN LOGICIEL DE GESTION TOUT EN UN

 

Retrouvez-nous sur Linkedin   

Retrouvez-nous sur Twitter      

Sécurité informatique : recrudescence de cyberattaques en France

Sécurité informatique : recrudescence de cyberattaques en France

Une cyberattaque est un acte de piratage sur un dispositif informatique, que ce soit des ordinateurs, serveurs, smartphones, ou tout autres objets connectés, les pirates peuvent s’infiltrer dans le système par une faille ou par d’autres moyens comme du social engineering, du phishing, des malwares, ransomware…

L’agence nationale de sécurité des systèmes d’informations a recensé 100 000 attaques en 2020. C’est un chiffre qui a largement augmenté, on compte 10 000 entreprises qui ont été victimes de piratages. Ces cyberattaques ont pour but de récupérer des données personnelles, fichiers clients… Une fois le système verrouillé par un virus, les pirates demandent alors une rançon. Les cyberattaques ne font qu’augmenter, de par le contexte actuel de pandémie, qui n’a fait qu’accentuer cette tendance en 2020, on constate une hausse de 255 % par rapport en 2019 et les chiffres ne semblent pas en baisse pour l’année 2021.

Malheureusement, toutes les structures sont touchées par ces cyberattaques des grandes firmes aux entreprises plus modestes, mais on note que les entreprises locales à taille humaine sont les plus concernées par ce phénomène. Et bien souvent celles-ci font le choix de régler la rançon et cela peut revenir coûteux pour l’entreprise et remettre en question sa pérennité.

 

Retrouvez-nous sur Linkedin   

Retrouvez-nous sur Twitter      

Le social engineering, qu’est-ce que c’est ?

Le social engineering, qu’est-ce que c’est ?

Le social engineering, c’est un type de cybercriminalités qui ne nécessite pas de logiciel, plus simplement les hackers exploitent « la faille humaine » en utilisant la gentillesse humaine, c’est-à-dire que ce n’est pas un piratage informatique via un virus, le pirate collecte les données en influençant les personnes à divulguer elle-même leurs données confidentielles.

Les moyens utilisés :

         Par téléphone

         Courrier

         Internet

Comment se protéger de ce type d’attaques :

         Ne pas laisser de traces sur internet

         Former et sensibiliser les collaborateurs

         Être vigilant

         Modifier régulièrement les mots de passes

 

Retrouvez-nous sur Linkedin   

Retrouvez-nous sur Twitter      

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

De nos jours, la digitalisation est nécessaire et donc l’utilisation des coffres-forts numériques est de plus en plus fréquente, notamment en entreprise, la numérisation des données est au cœur des stratégies 2021 et les coffres-forts numériques en sont une des meilleures solutions.

Le coffre-fort numérique en quelques mots : c’est un espace de stockage en ligne qui permet aux entreprises l’archivage de fichiers en version numérique.

Les enjeux :

La confidentialité, ce service garanti une confidentialité et une sécurité optimale pour vos données.

Les fonctions d’un coffre-fort RH

Au sein du coffre-fort, les données sont cryptées et donc pas accessibles à l’hébergeur.

Quels sont les avantages du coffre-fort numérique :

Ce type d’espace de stockage offre des possibilités de modulations et un espace de stockage illimité. Il est possible d’adapter la capacité de stockage selon les besoins requis. Cette solution apporte une sécurité notamment la protection des données personnelles (RGPD) loi du travail 2016. Elle permet l’optimisation du pôle RH, la simplification des accès aux documents pour les collaborateurs cela permet la valorisation de l’image de marque de l’entreprise. Le stockage numérique va permettre de réaliser des économies pour votre entreprise, mais aussi écologique, car l’utilisation d’un coffre-fort numérique, c’est limiter son empreinte écologique.

 

Retrouvez-nous sur Linkedin   

Retrouvez-nous sur Twitter      

Digitalisation ou dématérialisation ?

Digitalisation ou dématérialisation ?

De nos jours la digitalisation pour une entreprise est un passage obligatoire, en effet nous faisons face à une hyperdigitalisation des offres et services. Afin garder un avantage concurrentiel les entreprises se doivent d’être à la page.

La digitalisation va permettre une transmission d’information plus rapide est donc va être un facteur de fidélisation et satisfaction client, mais aussi sur toute la chaine que ce soit les collaborateurs, fournisseurs et partenaires. Cette digitalisation passe par la mise en place d’outils et de solutions digitales afin dématérialiser et automatiser les données.

Afin de préparer au mieux la digitalisation il est important d’impliquer les collaborateurs, digitaliser l’entreprise dans sa globalité mais petit à petit. Il est nécessaire de bénéficier d’un soutien extérieur : c’est-à-dire des prestataires qui vont permettre la mise en place du projet de digitalisation. Cependant la digitalisation ne se fait pas sans la dématérialisation, celle-ci va permettre de numériser les documents papiers et donc d’accroitre la traçabilité et d’optimiser l’archivage papier. La dématérialisation n’a donc que des avantages : gain de temps, de coûts et d’espace. Un projet de digitalisation et donc de dématérialisation est un réel avantage concurrentiel pour les entreprises et leurs collaborateurs

 

Retrouvez-nous sur Linkedin   

Retrouvez-nous sur Twitter      

Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

Indispensable à la modernisation de l'entreprise, la dématérialisation est utile au niveau de l'organisation et de la relation entre les salariés et la direction des ressources humaines, et la réduction des coûts apportée par de tels projets ne sera pas oubliée.

QUELS SONT LES BESOINS D’UN SERVICE RH ?

  • Gérer les dossiers salariés rapidement
  • Classer simplement et retrouver instantanément les documents
  • Distribuer et archiver les bulletins de salaire électroniques de manière sécurisée
  • Gérer tous les rappels de dates liés aux obligations légales du service RH
  • Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier
  • Constituer un patrimoine documentaire (RGPD, litige…)
  • Créer une CVthèque

Méditerranée Bureautique vous propose une solution complète et réglementaire pour la dématérialisation de vos tâches RH

       -  Mise en place du télétravail et de la mobilité

       -  Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique

       -  Reconnaissance des documents pour un classement automatique

       -  Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié, grâce au moteur de recherche multicritères et aux facilités de partage et d’envoi

       -  Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel

       -  Signature électronique des documents

       -  Formulaire et workflow de demandes de congés, de formations

       -  Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés

       -  Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents

       -  Communication facilitée même à distance ou en mobilité

Au-delà de la numérisation et de l’archivage numérique la dématérialisation des RH permet également d’automatiser certains processus tout en simplifiant les relations avec les collaborateurs.

 

Retrouvez-nous sur Linkedin   

Retrouvez-nous sur Twitter      

La crise sanitaire a accéléré la dématérialisation des processus

La crise sanitaire a accéléré la dématérialisation des processus

D'après une enquête réalisée par Wakefield Research pour l'éditeur ServiceNow, la pandémie a accéléré la transformation numérique de l'ensemble des secteurs, poussant les entreprises à repenser leurs méthodes de travail et à digitaliser leurs processus.

Selon celle-ci, une majorité (92%) des cadres dirigeants et presque autant d'employés (87%) reconnaissent que la pandémie a forcé leur entreprise à repenser ses façons de travailler, en adoptant de nouvelles méthodes et en dématérialisant certains processus. Les deux catégories de répondants soulignent également dans des proportions similaires l'effet accélérateur du Covid-19 sur cette transition.

Cependant, 91% des dirigeants admettent ainsi avoir encore des workflows non dématérialisés, notamment pour la validation de documents.

Et vous, avez-vous débuté la dématérialisation de vos processus ?

Voici quelques avantages de la dématérialisation :

  • Prise en main rapide
  • Automatisation des tâches répétitives
  • Diminution des coûts d’envoi et de stockage
  • Réduction des coûts de traitement manuel
  • Suppression des risques d’erreurs
  • Réduction de l’empreinte carbone, démarche Citoyenne et respectueuse de l’environnement

     

    Retrouvez-nous sur Linkedin   

    Retrouvez-nous sur Twitter      

Bulletin de paie électronique et archivage

Bulletin de paie électronique et archivage

La dématérialisation des bulletins de paie est possible depuis le 1er janvier 2017 en vertu des articles D3243-7 et suivants du code du travail. Les fiches de paie doivent être mises à disposition des salariés de façon permanente et ils doivent pouvoir les récupérer à tout moment.

Sécurité, confidentialité et facilité d'accès sont les principaux avantages de cette fiche de paie dont les conditions de remise aux salariés doivent aussi et avant tout respecter le RGPD, le fameux règlement général sur la protection des données. De nombreuses précisions ont été apportées par la CNIL sur ce point. La remise du bulletin se faisait souvent en version papier ou au format PDF et était envoyé par mail. Ce procédé qui n'est ni crypté, ni sécurisé ni signé ne répond pas aux conditions de sécurisation des données personnelles prévues par le règlement. En plus, le format PDF peut être aisément modifié pour faire une fausse fiche de paie.

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

La dématérialisation évite la remise en mains propres ou l'envoi par courrier postal. Elle permet aussi de sécuriser les échanges. En lieu et place du PDF envoyé par email, le salarié bénéficiera d'un fichier sécurisé, d'un coffre-fort numérique et d'un système d'archivage électronique.

La fiche de paie sera disponible à tout moment depuis n'importe quel terminal connecté à internet.

Les avantages de la dématérialisation du bulletin de paie :

Gain de temps pour classer, retrouver et partager vos documents.

Réduction des coûts : papiers, impression, affranchissement, stockage...

Réduction des délais de traitement et des déplacements.

Alerte si un dossier est incomplet et rappels sur la fin des périodes d’essai, CDD, arrêts…

Gain de productivité : suppression des tâches manuelles chronophages.

Sécurité et confidentialité des documents échangés et archivés.

Accès en tout lieu et à tout moment pour un nombre illimité d’utilisateurs depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Facilite le télétravail.

Diminution de l’empreinte écologique.

Conformité avec la règlementation.

 

Retrouvez-nous sur Linkedin   

Retrouvez-nous sur Twitter