Nos multifonctions au service de votre entreprise

Nos multifonctions au service de votre entreprise

Une technologie tournée vers l’avenir à portée de doigts.

Une technologie de bureautique intelligente qui ne stresse personne. Les choses ont évolué. Notre nouvelle gamme de MFP est le dispositif intelligent dont vous avez toujours rêvé pour numériser, copier et imprimer vos documents au format A4.

Notre gamme MFP couleur est doté d’un panneau de commande tactile intelligent utilisant la mise à jour la technologie la plus récente. Bienvenue à la mise à jour automatique du logiciel et à la possibilité d’ajouter des fonctionnalités dont votre activité pourrait avoir besoin à l’avenir. Vous pouvez imprimer, copier, numériser plus de documents, plus vite, sur votre lieu de travail ou à distance.

Il ne sera pas nécessaire de prévoir un budget pour des services ou du matériel complémentaire. Vous disposerez de toutes les fonctions dont vous avez besoin, intégrées au sein d’un appareil intelligent.

Nous sommes en 2021, et vous avez tout à fait raison d’exiger un MFP capable de suivre le rythme de l’évolution de votre espace de travail numérique et dynamique.

Grâce à Ricoh, vous pourrez numériser des documents vers un dossier de votre réseau, mais vous pouvez également ajouter des apps d’éditeurs tiers et des services Cloud. C’est vous qui décidez des fonctions que votre appareil doit avoir ou non. Vous ne voyez que les options associées aux services que vous utilisez, ce qui vous permet d’y accéder rapidement et en toute simplicité.

Pour garantir une sécurité intégrale sur votre réseau, votre MFP tourne sous le propre système d’exploitation Ricoh. Vous disposez d’un contrôle total sur les utilisateurs qui peuvent avoir accès ou non aux documents que vous traitez.

Vote MFP est capable d’écraser vos données à la fin de chaque tirage, évitant ainsi la divulgation d’informations sensibles. Vous pouvez également désigner les utilisateurs qui ont accès à tous les documents, ce qui permet de limiter l’accès à certaines informations.

L’ensemble de nos appareils fonctionne comme une seule machine car ils utilisent tous les mêmes panneaux de commande et la même technologie. Vous perdrez plus de temps pour voir comment imprimer ou numériser un document à chaque fois que vous utilisez une autre machine. L’écran tactile inclinable de 10,1 pouces est aussi intuitif que celui d’un smartphone.

Vous êtes intéressé par notre gamme de multifonctions intelligents ?

 

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La facture électronique BtoB progressivement obligatoire à partir du 1er janvier 2023.

La facture électronique BtoB progressivement obligatoire à partir du 1er janvier 2023.

Le compte à rebours est lancé !

L’obligation d’émettre des factures électroniques, déjà applicable aux fournisseurs des acteurs de la sphère publique (B2G), va être progressivement étendue aux relations interentreprises (B2B) à partir du 1er janvier 2023 et au plus tard le 1er janvier 2025, selon la taille de l’entreprise. Par ailleurs, l’obligation de recevoir des factures électroniques sera effective dès le 1er janvier 2023 pour toutes les entreprises. Cela va concerner environ 2 milliards de factures qui sont émises en France annuellement, dont approximativement 20% seulement sont aujourd’hui dématérialisées.

Une facture électronique, qu’est-ce que c’est ?

Une facture électronique est une facture qui a été émise et reçue sous une forme électronique (article 289 du CGI). Cela exclut les factures qui seraient d’abord émises au format papier puis dématérialisées.

Une facture électronique doit remplir trois critères : authenticité de l’émetteur, intégrité et lisibilité. Afin de garantir ces trois critères, l’administration fiscale autorise les méthodes suivantes :

  • EDI (échange de données informatisées), par exemple au format XML ou EDIFACT
  • Signature électronique
  • Tout autre moyen électronique accompagné d’une piste d’audit fiable (permettant de démontrer que l’entreprise a mis en place une procédure documentée qui prouve la réalité du flux de facturation et la conformité des factures)

Quel calendrier de mise en œuvre ?

La facture électronique BtoB

Quel champ d’application ?

L’obligation de facturation électronique concerne uniquement les transactions domestiques B2B entre assujettis à la TVA, excluant ainsi les relations B2C.

La mise en œuvre de la facturation électronique va s’accompagner d’une obligation de transmission des données non soumises à l’obligation de facturation électronique (relatives par exemple aux transactions B2C ou non domestiques). Cette double obligation permettra d’envisager à terme la simplification de la déclaration de TVA avec le pré-remplissage des données ainsi collectées.

Des impacts positifs sur :

  • Les coûts et délais
  • La productivité
  • La trésorerie
  • Les relations commerciales
  • La traçabilité

Comment opérer cette transformation pour en faire un levier de performance ?

La mise en œuvre de la facturation électronique dans les relations B2B à partir de 2023, au-delà de son aspect réglementaire, représente un réel levier de performance. Alors, comment mener à bien une telle transformation ? Il est essentiel de placer l’optimisation des processus et la conduite du changement au cœur de votre projet. En effet, les équipes métier devront adopter un nouvel outil et de nouveaux modes opératoires. Des changements organisationnels peuvent également être induits par cette transformation. Il convient par ailleurs de faire évoluer les pratiques en optimisant les processus de facturation. C’est à cette condition que votre projet de facturation électronique constituera un véritable vecteur de performance.

Des questions ? Besoin d’être accompagnés ? N’hésitez pas à nous contacter !

 

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Pourquoi dématérialiser la fonction RH

Pourquoi dématérialiser la fonction RH

Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

Incontournable et modernisant l’entreprise, la dématérialisation est utile tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel entre salariés et service RH, sans oublier la réduction des coûts qu’engendre un tel projet. Opter pour la dématérialisation des bulletins de paie dans votre entreprise est un choix primordial. La dématérialisation de la fonction RH : oui ! Mais pour quels bénéfices ?

3 bénéfices principaux de la transformation digitale pour les Ressources Humaines :

       -  Plus de rendement : amélioration de 76 % de l’accès à l’information

       -  Plus d’innovation : augmentation de 69 % des services apportés aux salariés Plus de motivation : hausse de 71 % des capacités de fidélisation et de recrutement du personnel

       -  Plus de motivation : hausse de 71 % des capacités de fidélisation et de recrutement du personnel

Les bénéfices au niveau de la structure

          Gain de productivité

          Réduction des couts

          Conformité à la réglementation

          Sécurité confidentialité

          Optimisez les processus RH

          Maitrisez les risques de l’activité RH (Chaque collaborateur aura des droits d’accès personnalisés). De plus en automatisant l’archivage des documents à valeur probante (contrats et avenants, bulletins de paie…) les contraintes légales en matière de conservation des documents RH seront respectées

Contactez-nous pour découvrir notre solution de dématérialisation RH !

 

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Pourquoi mettre en place la dématérialisation des factures clients ?

Pourquoi mettre en place la dématérialisation des factures clients ?

La situation inédite de ces derniers mois à mener les entreprises à se réinventer et changer leur méthode de travail. La digitalisation de l’entreprise est aujourd’hui un chantier incontournable pour améliorer les processus et assurer la pérennité des activités.

Dans le contexte actuel la nécessité de passer à la facture électronique devient une évidence.

Quels sont les avantages à choisir de dématérialiser ses factures clients ?

       1.  Traçabilité et fiabilité

Les entreprises n’ayant pas encore sauté le pas vers la digitalisation de leurs processus, disposent de deux méthodes pour envoyer leurs factures :

       •  La facture papier par courrier postal

       •  Une pièce jointe à un courrier électronique

Ces procédures combinent plusieurs désavantages dont le coût financier pour la première citée, le temps de réalisation, le manque de fiabilité et les difficultés de traçabilité.

Comme l’année 2020 l’a démontré, le format postal fait face à de sérieux obstacles, s’ajoutant à la potentielle absence des clients. Comment être certain que votre facture a bien été reçue ? Comment peut-elle être réglée le plus rapidement possible par votre clientèle ?

La dématérialisation des factures permet de s'assurer :

       •  Une traçabilité fine depuis la génération de la facture jusqu’à son règlement,

       •  Une fiabilité à 100% des envois aux destinataires quels que soient les obstacles physiques (grève, confinement, absences).

        2.  Optimisation des coûts de traitement

Le passage à la facture électronique permet également de réduire le coût de gestion. D’une part, se séparer du format papier entraîne d’immédiates économies de matériels et de frais postaux. D’autre part, l’automatisation libère les collaborateurs de tâches fastidieuses et chronophages, leur permettant de se consacrer à d’autres problématiques.

       3.  Strict respect de la réglementation

La dématérialisation des factures clients respecte également les réglementations RGPD. Les factures clients sont au format PDFA, elles ont donc une valeur probante et sont reconnues comme telles.

       4.  Obligation légale de dépôt de facture sur Chorus Pro

Tous les fournisseurs du service public, quelle que soit leur taille, sont désormais soumis à l'obligation légale de dépôt de facture en version dématérialisée sur le portail Chorus pro. Si vous avez un contrat en cours avec une entité publique ou si vous envisagez d’en obtenir un prochainement, il est indispensable d’être à même de respecter cette obligation.

Ainsi, le passage à la facture électronique est sans conteste une avancée à envisager sans tarder. Quelle que soit l’entreprise, la dématérialisation de la facture client permet de s’affranchir de contraintes physiques, de réduire ses coûts de traitement, de rationaliser et d’automatiser ses processus

 

Contactez-nous pour découvrir notre solution de dématérialisation !

 

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