Solution de dématérialisation : LA solution idéale pour le confinement !

Solution de dématérialisation : LA solution idéale pour le confinement !

Nous avons la solution pour vous aider durant ce 2ème confinement : une Gestion Électronique de Document.

Une GED, sécurisée et hébergée dans le cloud permet des flux documentaires entrants et sortants pour différents dossiers et donc des relations et transactions professionnelles à distance :

      •  Les dossiers clients

Réconciliation des devis, des commandes et des factures, envoi de factures électroniques et suivi des paiements, signature électronique de contrats commerciaux, rappel des échéances de contrats.

      •  Les dossiers Fournisseurs

Dépôt ou collecte automatique de factures et alertes sur les échéances, aide à la décision, liaison des bons de commandes et des bons de livraisons pour vérifier prix et quantités…

      •  Les dossiers Ressources Humaines

Signature électronique des contrats de travail, dépôt et circuit de validation des notes de frais, formulaires de demandes de congés, d’arrêts de travail ou de formation, complétude des dossiers des salariés, EAE….

Un outil de GED intègre aussi plusieurs options de diffusion automatique et traçable de documents à des tiers (piste d’audit fiable) :

      •  Partage de documents numériques par mail (par lien sécurisé) ;

      •  Partage de fichiers via un espace en ligne sécurisé ;

      •  Envoi de documents papier par la poste (éditique) ;

      •  Envoi des factures vers Chorus Pro pour les collectivités ;

      •  Signatures électronique personnelle ou de l’entreprise selon la typologie des documents.

Toutes ces solutions de diffusion des documents fluidifient la communication interne et externe, tout en garantissant la sécurité des données. Le niveau de satisfaction des clients augmente, les relations avec les collaborateurs s’améliorent et la lourdeur des tâches répétitives s’amenuise, la relation avec les fournisseurs s’allège, chacun y gagne du temps.

Il est donc possible de continuer des relations et transactions professionnelles à distance avec ses clients, ses fournisseurs, tout en ayant ses employés en télétravail et de surcroit en gagnant un temps précieux

Le travail d’équipe est également favorisé et raccourci les processus en améliorant la qualité de l’information :

      •  Partage d’informations en temps réel ;

      •  Un accès aux collaborateurs internes et aux partenaires externes à l’entreprise tout en gérant les droits d’accès par profil d’utilisateurs et par document ;

      •  Un système de notification sur tous types de documents ;

                 º  Notification de nouveaux documents déposés

                 º  Notification de validation à effectuer

                 º  Notification d’erreur ou doublons…

 

      •  Commenter un document : annotation, pense-bête ;

      •  Créer un processus de validation ;

      •  Avoir une base documentaire unique

Les 10 critères que doit remplir une GED pour ne pas se tromper ?

      •  Une structure légère de type cloud qui permet d’économiser serveur et support informatique

      •  Un accès simple, à partir d’un simple navigateur sur tous supports ;

      •  Une solution ne nécessitant pas l’installation d’un logiciel et de mise à jour de celle-ci ;

      •  Les usages administratifs clé d’une entreprise dématérialisée dans une base unique, et évolutive ;

      •  Une solution ergonomique afin d’optimiser une prise en main rapide qui assure l’adoption par ses utilisateurs ;

      •  Un accès à vos données même lors de multiples connexions ;

      •  Une solution sécurisée, données cryptées, une conformité RGPD… ;

      •  Une connexion avec d’autres plateformes (ERP ou métier) ;

      •  Un tarif et une facturation adaptée à une PME ; basée sur vos flux de documents annuels sans considération de stockage ;

      • Tout ceci dans la plus grande sécurité d’accès sur des serveurs situés en France chez des prestataires français, si possible non soumis au cloud act.

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Dématérialisation : quels gains pour l’entreprise ?

Dématérialisation : quels gains pour l'entreprise ?

En France, les secteurs publics comme privé se lancent massivement dans des projets de dématérialisation, dans l'espoir de bénéficier des avantages des solutions électroniques. Mais quels gains peut-on attendre de la dématérialisation ? 4 points importants à retenir :

     √   Gain de temps

La dématérialisation des documents (factures, fiches de paie, contrats, tout type de documents administratifs) et des processus de traitement, validation, classement…liés à ces documents, permet un gain de temps important pour les entreprises et les collectivités. L'utilisation de solutions électroniques permet d'automatiser certaines tâches, de simplifier le travail en équipe et d'améliorer la gestion des flux de documents. La suite de l'article nous l'explique en détails.

A savoir que 95% des utilisateurs déclarent gagner du temps avec Zeendoc.

     √   Gain d'espace

L'utilisation de documents au format papier nécessite des solutions d'archivage physique et prennent de la place. Un projet de dématérialisation est une solution efficace pour gagner de l'espace et notamment du foncier au sein d'une entreprise.

84% des utilisateurs de Zeendoc déclarent un gain d’espace

       •  Plus d’archives physiques

       •  Base documentaire unique

       •  Tarification aux flux entrants

       •  Sécurité, hébergement en France

 

     √   Gain financier

Autre avantage conséquent : les gains financiers. Faire des économies est également une des motivations centrales de l'État pour le projet de dématérialisation complet des services publics, planifié pour 2022 (dématérialisation de 100% des démarches administratives) ainsi que l’obligation de passer à la facture électronique d’ici 2025 pour toutes les entreprises. En effet, l'utilisation du papier dans les différents processus métier a un coût non négligeable.

Que ce soit dans le secteur privé ou au sein des mairies et collectivités, tous les acteurs économiques tendent à limiter l'utilisation du papier pour réaliser des économies. Les dépenses sont multiples et les avantages de ce support sont limités (ex : échanges de documents fastidieux). Mais avant de mettre en marche son plan de dématérialisation, il est important de mesurer l'importance de ces coûts et leurs différentes natures. 

78% utilisent Zeendoc pour le respect de l’environnement

       •  Gain d’espace

       •  Geste écoresponsable

       •  Développement durable

     √   Gain écologique

La dématérialisation des données permet de réduire l'empreinte écologique des entreprises. Les collectivités locales, le monde de l'entreprise et tous les services publics produisent de nombreux documents papier : factures fournisseurs, factures clients, bulletins de paie, etc. 

Chaque année, en France, ce sont des centaines de milliers de tonnes de déchets de papiers qui sont jetés au bureau, souvent sans y être recyclés. La mise en place d'un plan de dématérialisation et d'une Gestion Électronique des Documents adaptés aux besoins d'une entreprise lui permet de réduire son empreinte carbone de plusieurs manières.

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