Mettre en place des outils de gestion électronique des documents et dématérialiser les processus métier présentent de nombreux avantages. En effet, le traitement des informations, les échanges et l'archivage de documents ainsi que la recherche documentaire sont largement simplifiés.

QUELQUES CONSEILS POUR DEMATERIALISER SES DONNEES EN TOUTE SECURITE

• Pour opérer une transformation digitale réussie, il est nécessaire de mettre en place certaines mesures pour assurer la protection des données. Voici les bons réflexes à avoir lors de la dématérialisation des données d'entreprise :
• Chiffrer les documents à leur archivage avec une clef spécifique à chaque client, en utilisant le protocole AES. La clef de déchiffrement est elle-même cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur, de sorte que seul le détenteur de ce mot de passe soit capable de déchiffrer le document.
• Utiliser un logiciel GED qui catégorise et autorise les actions possibles (consultation, modification, suppression) selon l'identité de l'employé permettant la traçabilité des actions réalisées.
• Protéger ses données, les connexions et les ordinateurs de l'entreprise grâce à des anti-virus et des filtres anti-hameçonnage ou si possible mettre ses données dans le cloud dans une solution en saas (sécurisée), de préférence stockées en France avec une connexion TLS (HTTPS). Si votre choix s’oriente vers le cloud, il faudra vous assurer du niveau d’accès au service et de la disponibilité de vos données à tout moment : une certification Tier III vous garantit plus de 99% de disponibilité.
• Avoir un accès sécurisé par mot de passe personnel. Afin de renforcer la sécurité, la fourniture d’un identifiant et d’un mot de passe valides sont nécessaires pour se connecter.
• Être conforme aux exigences du RGPD. Pour dématérialiser ses documents et processus métier, la meilleure solution reste d'utiliser un logiciel GED professionnel, comme. Cela permet également de parler de son projet de dématérialisation des données avec des professionnels et de mettre en place des solutions de sécurité adaptées.

LES AVANTAGES DE LA DEMATERIALISATION

• Le stockage et l'archivage numérique dans un système informatique sécurisé permet d'éviter de nombreuses erreurs humaines (oublis, perte d'un document papier)
• Le flux de documents est mieux géré et même automatisé (par exemple, ventes de factures). De plus, les employés peuvent accéder aux données et documents 24 heures sur 24 pendant leur travail ou en déplacement grâce à une connexion Internet.
• L'échange de données informatisé (EDI) entre les services d'une même entreprise ou avec des partenaires externes est grandement simplifié.
• La dématérialisation des documents peut également éviter l'impression sur papier et l'archivage physique à une époque où le flux de documents devient de plus en plus important. Certains de nos clients ont atteint leur objectif « zéro papier » de flux de documents qu'ils ont éliminé.

Retrouvez-nous sur Linkedin   

Retrouvez-nous sur Twitter