Nos conseils pour dématérialiser en toute sécurité

Nos conseils pour dématérialiser en toute sécurité

Mettre en place des outils de gestion électronique des documents et dématérialiser les processus métier présentent de nombreux avantages. En effet, le traitement des informations, les échanges et l'archivage de documents ainsi que la recherche documentaire sont largement simplifiés.

QUELQUES CONSEILS POUR DEMATERIALISER SES DONNEES EN TOUTE SECURITE

  • Pour opérer une transformation digitale réussie, il est nécessaire de mettre en place certaines mesures pour assurer la protection des données. Voici les bons réflexes à avoir lors de la dématérialisation des données d'entreprise :
  • Chiffrer les documents à leur archivage avec une clef spécifique à chaque client, en utilisant le protocole AES. La clef de déchiffrement est elle-même cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur, de sorte que seul le détenteur de ce mot de passe soit capable de déchiffrer le document.
  • Utiliser un logiciel GED qui catégorise et autorise les actions possibles (consultation, modification, suppression) selon l'identité de l'employé permettant la traçabilité des actions réalisées.
  • Protéger ses données, les connexions et les ordinateurs de l'entreprise grâce à des anti-virus et des filtres anti-hameçonnage ou si possible mettre ses données dans le cloud dans une solution en saas (sécurisée), de préférence stockées en France avec une connexion TLS (HTTPS). Si votre choix s’oriente vers le cloud, il faudra vous assurer du niveau d’accès au service et de la disponibilité de vos données à tout moment : une certification Tier III vous garantit plus de 99% de disponibilité.
  • Avoir un accès sécurisé par mot de passe personnel. Afin de renforcer la sécurité, la fourniture d’un identifiant et d’un mot de passe valides sont nécessaires pour se connecter.
  • Être conforme aux exigences du RGPD. Pour dématérialiser ses documents et processus métier, la meilleure solution reste d'utiliser un logiciel GED professionnel, comme. Cela permet également de parler de son projet de dématérialisation des données avec des professionnels et de mettre en place des solutions de sécurité adaptées.

LES AVANTAGES DE LA DEMATERIALISATION

  • Le stockage et l'archivage numérique dans un système informatique sécurisé permet d'éviter de nombreuses erreurs humaines (oublis, perte d'un document papier)
  • Le flux de documents est mieux géré et même automatisé (par exemple, ventes de factures). De plus, les employés peuvent accéder aux données et documents 24 heures sur 24 pendant leur travail ou en déplacement grâce à une connexion Internet.
  • L'échange de données informatisé (EDI) entre les services d'une même entreprise ou avec des partenaires externes est grandement simplifié.
  • La dématérialisation des documents peut également éviter l'impression sur papier et l'archivage physique à une époque où le flux de documents devient de plus en plus important. Certains de nos clients ont atteint leur objectif « zéro papier » de flux de documents qu'ils ont éliminé.

 

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Solution de gestion de parc d’impression

Solution de gestion de parc d’impression

Un véritable vivier de compétitivité !

Pourquoi externaliser la gestion de votre parc d’impression ?

             Une gestion des coûts et du stock maitrisé

L’impression au sein d’une entreprise est un coût réel et une charge quotidienne. Certes les coûts peuvent être maîtrisés par l’entreprise elle-même mais cela demande une organisation et du temps. L’impression est une charge quotidienne pour les équipes informatiques, qui consacrent notamment beaucoup de temps à répondre aux sollicitations des utilisateurs de l’entreprise.

Le service d’infogérance d’impression consiste en l’externalisation de la gestion du parc d’impression et des consommables.

             Une gestion du stock maîtrisée

Votre stock est en fonction de vos besoins seulement, pas de surplus.

            Une réponse spécifique à vos besoins par des experts dans le domaine

Un des avantages de la solution de gestion de parc d’impression est d’apporter de la visibilité budgétaire, en général via un système de facturation sous forme de coût à la page, c’est-à-dire que l’entreprise ne paie que pour les impressions réalisées selon un barème préétabli.

En confiant la gestion de vos impressions à une entreprise experte dans le domaine, vous répondez ainsi en toute simplicité à vos principales problématiques :

            Connaitre précisément les dépenses d’impression afin de prévoir celles à venir

            Bien évaluer le parc pour le faire évoluer en fonction des besoins réels

            Gagner du temps en simplifiant la gestion

            Assurer la satisfaction des utilisateurs en améliorant leur confort de travail.

Vous pourrez donc améliorer la productivité de vos collaborateurs et réduire les pertes.