Consommables d’impression : les idées reçues !

Consommables d’impression : les idées reçues !
Consommables d’impression : les idées reçues !

Merci à Lexmark pour cette étude et cette infographie sur les idées reçues des consommables d’impression.

Méditerranée Bureautique saura vous accompagner dans vos projets d’impression jusqu’à la gestion des consommables d’impression.

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Dématérialisation RH

Dématérialisation RH

Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

La dématérialisation est incontournable et innovante, elle est donc nécessaire pour une entreprise. À tous les niveaux : organisationnels, relationnels et financiers.

La transformation digitale des entreprises est largement facilitée par plusieurs éléments :

          -     Environnement législatif et économique favorable : loi El Khomri, simplification du bulletin de paie, RGPD

          -     Émergence et arrivée en entreprise de la génération Z

          -     Extension des usages mobiles

Quels sont les besoins d’un service RH ?

               Gérer les dossiers salariés rapidement

               Classer simplement et retrouver instantanément des documents

               Distribuer et archiver les bulletins de salaire électronique de manière sécurisée

               Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations du service RH

               Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier

               Constituer un patrimoine documentaire (RGPD, litige…)

               Crée une CVthèque

Les bénéfices

               Gain de productivité

               Réduction des couts

               Conformité à la réglementation

               Sécurité confidentialité

               Optimisez les processus RH

          √     Maitrisez les risques de l’activité RH (Chaque collaborateur aura des droits d’accès personnalisés).

De plus en automatisant l’archivage des documents à valeur probante (contrats et avenants, bulletins de  paie…) les contraintes légales en matière de conservation des documents RH seront respectées

Pourquoi dématérialiser les processus RH ?

               Mise en place du télétravail et de la mobilité

               Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique

               Reconnaissance des documents pour un classement automatique

               Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié grâce au moteur de recherche et aux facilités d’envoi

               Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel

               Signature électronique des documents

               Formulaire et workflow de demandes de congés, de formation

               Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés

               Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents.

 

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LE PASSAGE DU PAPIER AU DIGITAL…

Transition numérique des entreprises

 Une grande majorité d’entreprises s’interrogent et ont besoin d’être rassurées autant que conseillées sur les nouveaux produits et nouvelles manières de travailler à adopter avec leur MFP.

« Nous considérons le MFP ou système d’impression comme une plate-forme de conversion entre le papier et le digital, et inversement. Tout est mis en œuvre pour rendre la transition papier digitale transparente et simple pour l’utilisateur » Illustre Jean-Pierre Blanger, Directeur Solutions, Services et Innovation chez Ricoh.

Dans la lignée de notre fournisseur Ricoh, Méditerranée Bureautique rend la transition digitale limpide et accessible pour l’utilisateur. Ainsi Méditerranée Bureautique propose plusieurs points d’entrée d’accompagnement vers la digitalisation, avec notamment l’écran des scanners et des multifonctions personnalisables pour améliorer l’expérience utilisateur à travers une navigation simplifiée et qui démystifie l’usage du document électronique. Autre exemple, une customisation logicielle du MFP ou système d’impression qui servira à automatiser les tâches répétitives et à les exécuter depuis l’écran du multifonction.

Méditerranée Bureautique est à votre écoute pour vous informer sur toutes les possibilités et évolutions vers le digital de votre entreprise.

La dématérialisation des notes de frais, comment faire ?

Depuis mars 2017, les salariés ne sont plus tenus de conserver un reçu papier pour se faire rembourser leurs notes de frais. Mais alors comment faire ?

Pour la plupart des entreprises, la gestion traditionnelle des notes de frais est jugée trop chronophage, en effet selon le magazine Forbes 58% des entreprises mettent en effet plus de 10 jours après l’envoi des justificatifs à rembourser les salariés. Ce phénomène pousse 63% des entreprises françaises à s’engager dans la digitalisation des notes de frais. Alors pourquoi pas vous ?

Dématérialisation des justificatifs de notes de frais

Méditerranée Bureautique dispose d’une solution facile et intuitive pour la gestion des notes de frais : ZEENDOC. La dématérialisation de vos notes de frais sera disponible sur toutes les interfaces (ordinateur, tablette, mobile). Grâce à cet outil vous ne perdrez plus de temps avec la saisie et vous consacrerez donc du temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous gagnerez en productivité avec le classement et le traitement automatisé des notes de frais.

La pratique est aussi simple que la théorie, avec cet outil multi-interfaces, photographiez les justificatifs avec votre téléphone, envoyez automatiquement les documents dans l’application Zeendoc.

Une question, un renseignement, une démo ? Contactez-nous !

Zeendoc : le collecteur automatique de factures

La collecte automatique de vos factures fournisseurs, l’ensemble de vos factures arrivent soit par mail, soit par courrier. Ces factures sont uniquement disponibles sur le site de votre fournisseur (par exemple Edf ou Orange). Pour avoir accès à ces factures afin de les récupérer ou seulement les visualiser, il faut se rendre sur chaque compte de l’entreprise pour chaque fournisseur. C’est une tâche répétitive, représentant une véritable perte de temps avec un risque d’oubli.

Avec Zeendoc, améliorez votre productivité grâce à la collecte automatique de factures. Connectez vos espaces clients à Zeendoc en un clic et les nouvelles factures seront automatiquement récupérées. Plus de 400 connecteurs sont disponibles.

Après avoir été reconnues, les données sont indexées (nom du fournisseur, montant, TVA, date par exemple).

Grâce à Zeendoc :

     √  Gagnez en productivité

     √  Gagnez du temps pour votre activité

     √  Gagnez en efficacité

     √  Moins de tâches chronophages sans valeur

     √  Moins de risques de perte ou d’oubli

Grâce à Zeendoc vous pouvez vous dédier à 100% à votre activité !

 Regardez les explications en vidéo

 

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Les avantages de la dématérialisation des documents

Les avantages de la dématérialisation des documents

          1. Gain de place

Un des premiers avantages de la dématérialisation des documents est le gain de place. En effet l’archivage des documents nécessite la location d’une salle d’archive, ce qui engendre des coûts. La solution de dématérialisation vous permet d’archiver l’ensemble de vos documents et des les retrouver où que vous soyez seulement avec une connexion internet et un ordinateur, tablette ou smartphone. Ce gain de place est une réelle opportunité pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs locaux.

          2. Meilleure organisation

La dématérialisation des documents amène aussi un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents. Cette solution est parfaitement adaptée aux entreprises qui ont mis ou qui souhaitent mettre en place le télétravail. Gérez la dématérialisation et le télétravail des vos collaborateurs avec notre solution de dématérialisation.

          3. Sécurité et protection des données

Avec notre outil de dématérialisation des documents, les données dîtes sensibles ou concernant les informations du personnel sont sécurisées, cet outil répond aux réglementations RGPD. Les documents sont protégés et sécurisés sous une appellation « pdfa » et ne peuvent être modifiés.

          4. Diminution des coût

La dématérialisation des documents permet une meilleure organisation des documents, la solution bénéficie d’une recherche automatique des documents, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder plus rapidement à l’information. Cela engendre une réduction des coûts logistiques (achats de papier, encre pour l’imprimante, locaux pour archives, courrier, distribution).

          5. Accessibilité des documents simplifiée

La dématérialisation des documents dans une entreprise offre la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en ayant seulement une connexion internet. Cela permet aux clients, fournisseurs, experts-comptables d’éviter les déplacements et d’économiser les coûts liés. L’accessibilité au document ou à l’information se fait en quelques clics !

          6. Écologie

L’écologie est un des sujets qui préoccupent le plus les esprits de nos jours. La dématérialisation va permettre aux entreprises de réduire leur empreinte écologique, le papier sera moins présent dans les locaux ce qui entrainera une diminution du besoin de personnel d’archivage ainsi que des locaux prévus à cet effet.

 

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Dématérialisation profession immobilière

Dématérialisation profession immobilière

Une offre dédiée pour les agences immobilières.

Méditerranée Bureautique facilite la gestion des documents d’une agence, avec notre solution de dématérialisation l’espace occupé par les archives et le temps passé au classement est considérablement diminué.

Gestion locative, vente de biens, la solution de dématérialisation vous permet de mieux contrôler, rechercher et partager l’ensemble de vos informations, tout en ayant un niveau de sécurité et confidentialité élevé.

La profession immobilière est contrainte de garder des documents tels que les courriers, les contrats, états des lieux et pièces justificatives. La dématérialisation de vos documents vous permet de réduire l’espace de vos archives, le temps passé sur les documents (classement, traitement, recherche) et le coût de sécurisation des données.

Les documents sont accessibles et exploitables sur ordinateur, tablette ou téléphone.

Ne pas rater un renouvellement de bail ou de mandat, une assurance échue (gestion locative) sont des problématiques commerciales et juridiques importantes et qui demandent de l’organisation et du temps pour être bien suivis.

Notre solution permet de mettre en place des alertes et d’être instantanément mis au courant d’un mandat à renouveler ou d’une assurance à échoir.

Aujourd’hui les lois sur la dématérialisation permettent d’éviter de se perdre dans la manipulation du papier et d’accélérer certains processus documentaires grâce à la signature électronique et de prouver en cas de litige l’identité des signataires, l’heure de dépôt des documents non modifiables.

 

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Facturation : ce qui change au 1er octobre 2019

Logiciel de Dématérialisation de Factures

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires sur la facture ?

Les factures émises à compter du 1 er  octobre 2019 devront comporter deux nouvelles mentions obligatoires. Ainsi, devront être indiqués, non plus seulement l’adresse des parties (le siège social du vendeur et le siège social ou le domicile de l’acheteur), mais également l’adresse de facturation de ces dernières si elle est différente, ainsi que le numéro de bon de commande lorsqu’il aura été préalablement établi par l’acheteur.

L’objectif de l’ajout de ces mentions est d’accélérer le règlement des factures et de faciliter leur traitement.

Quelles sont les sanctions encourues ?

  • Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant ;
  • Une amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale). Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.

Le détail des mentions obligatoires : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

Quelles solutions pour vous ?

Un logiciel de dématérialisation qui permet le traitement efficace des factures. De plus ce logiciel vous simplifiera la gestion de vos factures en rapprochant et faisant le lien avec les autres documents du cycle client.

Pour en savoir davantage sur la dématérialisation des factures CLIQUEZ ICI
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