Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

La dématérialisation est incontournable et innovante, elle est donc nécessaire pour une entreprise. À tous les niveaux : organisationnels, relationnels et financiers.

La transformation digitale des entreprises est largement facilitée par plusieurs éléments :

          -     Environnement législatif et économique favorable : loi El Khomri, simplification du bulletin de paie, RGPD…

          -     Émergence et arrivée en entreprise de la génération Z

          -     Extension des usages mobiles

Quels sont les besoins d’un service RH ?

          √     Gérer les dossiers salariés rapidement

          √     Classer simplement et retrouver instantanément des documents

          √     Distribuer et archiver les bulletins de salaire électronique de manière sécurisée

          √     Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations du service RH

          √     Être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier

          √     Constituer un patrimoine documentaire (RGPD, litige…)

          √     Crée une CVthèque

Les bénéfices

          √     Gain de productivité

          √     Réduction des couts

          √     Conformité à la réglementation

          √     Sécurité confidentialité

          √     Optimisez les processus RH

          √     Maitrisez les risques de l’activité RH (Chaque collaborateur aura des droits d’accès personnalisés).

De plus en automatisant l’archivage des documents à valeur probante (contrats et avenants, bulletins de  paie…) les contraintes légales en matière de conservation des documents RH seront respectées

Pourquoi dématérialiser les processus RH ?

          √     Mise en place du télétravail et de la mobilité

          √     Archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique

          √     Reconnaissance des documents pour un classement automatique

          √     Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié grâce au moteur de recherche et aux facilités d’envoi

          √     Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire automatisée dans un coffre-fort numérique personnel

          √     Signature électronique des documents

          √     Formulaire et workflow de demandes de congés, de formation

          √     Automatiser le contrôle de la check-list des dossiers salariés

          √     Traçabilité avec un historique des accès et des actions réalisées sur les documents.

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La collecte automatique de vos factures fournisseurs, l’ensemble de vos factures arrivent soit par mail, soit par courrier. Ces factures sont uniquement disponibles sur le site de votre fournisseur (par exemple Edf ou Orange). Pour avoir accès à ces factures afin de les récupérer ou seulement les visualiser, il faut se rendre sur chaque compte de l’entreprise pour chaque fournisseur. C’est une tâche répétitive, représentant une véritable perte de temps avec un risque d’oubli.

Avec Zeendoc, améliorez votre productivité grâce à la collecte automatique de factures. Connectez vos espaces clients à Zeendoc en un clic et les nouvelles factures seront automatiquement récupérées. Plus de 400 connecteurs sont disponibles.

Après avoir été reconnues, les données sont indexées (nom du fournisseur, montant, TVA, date par exemple).

Grâce à Zeendoc :

     √  Gagnez en productivité

     √  Gagnez du temps pour votre activité

     √  Gagnez en efficacité

     √  Moins de tâches chronophages sans valeur

     √  Moins de risques de perte ou d’oubli

Grâce à Zeendoc vous pouvez vous dédier à 100% à votre activité !

 Regardez les explications en vidéo

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          1. Gain de place

Un des premiers avantages de la dématérialisation des documents est le gain de place. En effet l’archivage des documents nécessite la location d’une salle d’archive, ce qui engendre des coûts. La solution de dématérialisation vous permet d’archiver l’ensemble de vos documents et des les retrouver où que vous soyez seulement avec une connexion internet et un ordinateur, tablette ou smartphone. Ce gain de place est une réelle opportunité pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs locaux.

          2. Meilleure organisation

La dématérialisation des documents amène aussi un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents. Cette solution est parfaitement adaptée aux entreprises qui ont mis ou qui souhaitent mettre en place le télétravail. Gérez la dématérialisation et le télétravail des vos collaborateurs avec notre solution de dématérialisation.

          3. Sécurité et protection des données

Avec notre outil de dématérialisation des documents, les données dîtes sensibles ou concernant les informations du personnel sont sécurisées, cet outil répond aux réglementations RGPD. Les documents sont protégés et sécurisés sous une appellation « pdfa » et ne peuvent être modifiés.

          4. Diminution des coût

La dématérialisation des documents permet une meilleure organisation des documents, la solution bénéficie d’une recherche automatique des documents, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder plus rapidement à l’information. Cela engendre une réduction des coûts logistiques (achats de papier, encre pour l’imprimante, locaux pour archives, courrier, distribution).

          5. Accessibilité des documents simplifiée

La dématérialisation des documents dans une entreprise offre la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en ayant seulement une connexion internet. Cela permet aux clients, fournisseurs, experts-comptables d’éviter les déplacements et d’économiser les coûts liés. L’accessibilité au document ou à l’information se fait en quelques clics !

          6. Écologie

L’écologie est un des sujets qui préoccupent le plus les esprits de nos jours. La dématérialisation va permettre aux entreprises de réduire leur empreinte écologique, le papier sera moins présent dans les locaux ce qui entrainera une diminution du besoin de personnel d’archivage ainsi que des locaux prévus à cet effet.

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Une offre dédiée pour les agences immobilières.

Méditerranée Bureautique facilite la gestion des documents d’une agence, avec notre solution de dématérialisation l’espace occupé par les archives et le temps passé au classement est considérablement diminué.

Gestion locative, vente de biens, la solution de dématérialisation vous permet de mieux contrôler, rechercher et partager l’ensemble de vos informations, tout en ayant un niveau de sécurité et confidentialité élevé.

La profession immobilière est contrainte de garder des documents tels que les courriers, les contrats, états des lieux et pièces justificatives. La dématérialisation de vos documents vous permet de réduire l’espace de vos archives, le temps passé sur les documents (classement, traitement, recherche) et le coût de sécurisation des données.

Les documents sont accessibles et exploitables sur ordinateur, tablette ou téléphone.

Ne pas rater un renouvellement de bail ou de mandat, une assurance échue (gestion locative) sont des problématiques commerciales et juridiques importantes et qui demandent de l’organisation et du temps pour être bien suivis.

Notre solution permet de mettre en place des alertes et d’être instantanément mis au courant d’un mandat à renouveler ou d’une assurance à échoir.

Aujourd’hui les lois sur la dématérialisation permettent d’éviter de se perdre dans la manipulation du papier et d’accélérer certains processus documentaires grâce à la signature électronique et de prouver en cas de litige l’identité des signataires, l’heure de dépôt des documents non modifiables.

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