Archivage électronique et dématérialisation : nous avons la solution !

Archivage électronique et dématérialisation : nous avons la solution !

Passez à l’archivage électronique et à la dématérialisation de vos documents d’entreprise avec notre solution de dématérialisation pour les TPE/PME.

La solution de dématérialisation disponible en mode SaaS (Software as a Service en français logiciel en tant que service), concept reposant sur le cloud, valorise les informations qui se trouvent sur vos documents. La solution est disponible depuis votre ordinateur, tablette et smartphone vous pourrez donc exploiter et consulter vos documents ou que vous soyez.

Méditerranée Bureautique rend votre bureau mobile !

Diffusez, partagez vos documents en quelques clics à vos collaborateurs ou vos partenaires professionnels.

Gagnez en productivité, avec notre solution de dématérialisation et d’archivage documentaire le travail en équipe prend une autre dimension : plus fluide, plus simple et plus efficace.

Les bénéfices sont concrets et mesurables :

√  Diminution des coûts d’envoi

√  Réduction des coûts de traitement manuel

√  Diminution des coûts de stockage

√  Suppression des risques d’erreurs

√  Réduction de l’empreinte carbone, démarche Citoyenne et respectueuse de l’environnement

Du 26 janvier au 2 février c’est la Semaine Green pensez à la planète avec notre solution !

Pas le temps de lire ? Regardez ça en vidéo !

Vous souhaitez un renseignement, un devis, une démo ?

La dématérialisation des notes de frais, comment faire ?

Depuis mars 2017, les salariés ne sont plus tenus de conserver un reçu papier pour se faire rembourser leurs notes de frais. Mais alors comment faire ?

Pour la plupart des entreprises, la gestion traditionnelle des notes de frais est jugée trop chronophage, en effet selon le magazine Forbes 58% des entreprises mettent en effet plus de 10 jours après l’envoi des justificatifs à rembourser les salariés. Ce phénomène pousse 63% des entreprises françaises à s’engager dans la digitalisation des notes de frais. Alors pourquoi pas vous ?

Dématérialisation des justificatifs de notes de frais

Méditerranée Bureautique dispose d’une solution facile et intuitive pour la gestion des notes de frais : ZEENDOC. La dématérialisation de vos notes de frais sera disponible sur toutes les interfaces (ordinateur, tablette, mobile). Grâce à cet outil vous ne perdrez plus de temps avec la saisie et vous consacrerez donc du temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous gagnerez en productivité avec le classement et le traitement automatisé des notes de frais.

La pratique est aussi simple que la théorie, avec cet outil multi-interfaces, photographiez les justificatifs avec votre téléphone, envoyez automatiquement les documents dans l’application Zeendoc.

Une question, un renseignement, une démo ? Contactez-nous !

Chorus Pro obligatoire pour toutes les entreprises

Chorus Pro obligatoire pour toutes les entreprises

Chorus Pro, le portail de la facture dématérialisée.

La dernière étape du 1er janvier 2020 pour les petites entreprises est arrivée, désormais l’ensemble des entreprises doivent se soumettre à la facture dématérialisée dans le cadre des marchés publics.

Depuis le 1er janvier 2020, les TPE doivent elle aussi dématérialiser leurs factures lorsqu’elles fournissent un bien ou une prestation à une entité de l’État (commune, département, établissement public…).

Nous vous rappelons donc que notre solution de dématérialisation permet de faciliter l’envoi des factures électroniques via Chorus Pro de façon automatique.

Avec cette solution vous pourrez gérer la dématérialisation et l’envoi de vos factures sur une seule interface.

Lecture et classement automatique des documents

√ Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures

√ Extraction automatique des données de facturation obligatoire dans Chorus Pro

√ Signature électronique des factures avec un certificat RGS

√ Transmission sécurisée et preuve de dépôt

√ Archivage à valeur probante

C’est l’occasion de moderniser vos processus !

Il n'y a que des avantages à utiliser la facturation électronique notre solution de dématérialisation.

√ Les échanges simplifiés

√ Des meilleurs délais de traitement et de paiement

√ Une conformité aux contraintes fiscales

√ Un suivi de la réception du document par le destinataire

Dématérialisation bulletin de paie

La dématérialisation touche tous les métiers, dans cet article nous allons nous intéresser à la fonction RH. Cette fonction est en effet en pleine évolution que ce soit pour le recrutement avec ce que l’on appelle le recrutement 3.0 ou la dématérialisation des processus et documents RH.

Avec la loi de simplification du droit du Travail « décret n°2016-1762 du 16 Décembre 2016 »

« L’employeur peut désormais procéder à la remise du bulletin de salaire sous forme électronique, sauf opposition du salarié, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au CPA »

Grâce à notre solution de dématérialisation, vous gérez la distribution et l’archivage des bulletins de paie électroniques en quelques clics, vous optimiserez la traçabilité et la confidentialité de vos documents.

LES BENEFICES

  • ENTREPRISE

> Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage

> Diminution de l’empreinte écologique

Recentrage de l’entreprise sur des activités à plus forte valeur ajoutée

  • SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES

> Solution conforme à la loi El Khomri (archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage)

> Suppression des tâches chronophages

> Traçabilité et sécurisation des échanges

Recherche simplifiée et accès permanent dans un espace unique et sécurisé

  • COLLABORATEUR

> Accès sécurisé et personnel à ses bulletins de paie à tout moment et avec toutes les interfaces

> Archivage des bulletins dans un coffre-fort numérique personnel

>Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisse retraite, établissements bancaires et financiers)

> Assure un lien avec le Compte Personnel d’Activité (CPA)

 

Vous souhaitez faire évoluer la fonction RH de votre entreprise CONATCTEZ-NOUS !

Signature électronique des documents

Signature électronique des documents

Oubliez papier et stylo, envoyez vos documents par voie électronique pour les signer !

Notre solution de dématérialisation va vous permettre d’envoyer par emails vos documents et de les faire signer électroniquement par vos clients depuis un ordinateur, tablette ou smartphone. Aucune installation préalable est requise.

Comment ça marche ?

  1. L’envoi

Depuis notre solution de dématérialisation, sélectionnez le document, indiquez les signataires et envoyez.

  1. La signature

Chaque signataire reçoit le document par email avec un lien sécurisé ainsi qu’un code d’authentification par sms pour garantir son identité. Ainsi le signataire n’a plus qu’à signer d’un simple clic.

  1. Le suivi et la gestion

Lorsque le contrat aura été signé, l’expéditeur du document sera informé en temps réel et le document sera archivé dans la solution de dématérialisation.

  1. La valeur légale des signatures

Signature électronique et manuscrite ont la même valeur juridique.

Notre solution de dématérialisation a choisi de collaborer avec DocuSign la référence mondiale en matière de signature électronique à valeur juridique, avec plus de 200 millions d'utilisateurs dans 180 pays. 

  • Conforme au règlement eIDAS (UE n° 910/2014)
  • Qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » européenne.

Les avantages

  • Meilleure traçabilité des documents
  • Relations clients / fournisseurs améliorées
  • Gain de temps et de productivité
  • Réduction de l’empreinte environnementale
  • Gain d’espace
  • Conformité : signature électronique dans le respect de la législation française et européenne
  • Sécurité des échanges

Nouvelle année, nouvelles résolutions !

Quand la nouvelle année 2020 rime avec changement…

Le mois de Janvier est propice aux bonnes résolutions pour tous mais aussi pour vos entreprises. Méditerranée Bureautique et nos filiales vous accompagne pour une nouvelle année dans vos projets qu’ils concernent la dématérialisation de documents, les systèmes d’impression, les infrastructures informatiques ou encore les logiciels métiers.

Notre démarche restera inchangée pour cette nouvelle année, nos maîtres mots sont la réactivité à tous les niveaux de l’organisation (accueil, technique, commercial et gestion) et la relation client qui est au cœur de notre organisation, mais également la satisfaction de nos clients qui est une priorité.

Contactez-nous pour tout complément d’informations ou demande de rendez-vous nous serons ravis de commencer cette nouvelle année avec vous.