Convention Hexapage 2019

Sujet : Convention Hexapage Autour d’une Convention à Carnac, les membres du Groupe Hexapage se sont retrouvés sur les terres bretonnes pour découvrir les tendances et nouveautés dans le domaine des systèmes d’impression (Imprimantes, multifonctions, dématérialisation, scanners, presse numérique). Avec au total 18 partenaires présents lors de cette rencontre, comptant les grandes enseignes du secteur d’activité tel que Ricoh, Lexmark, Kyocera, Wooxo mais aussi Sages Informatique spécialiste dans la dématérialisation des documents. L’équipe commerciale de Méditerranée Bureautique a pu au fil de ces trois jours être au contact de ses partenaires les plus fidèles, et ainsi découvrir les nouveautés et perspectives du secteur d’activité, qui tendent toutes vers le digital. La plénière a été rythmée par plusieurs conférences notamment sur la transformation numérique ou la gestion de l’information dans l’entreprise ou encore la révolution à venir dans la gestion du courrier. Autant de sujets qui entrent dans les tendances actuelles et qui nous permettrons d’alimenter notre offre commerciale pour toujours mieux conseiller notre clientèle
Groupe HEXAPAGE actualités

Prestataire dématérialisation

Prestataire dématérialisation

Méditerranée Bureautique vous guidera pas à pas dans l’installation, le développement et la pratique de votre armoire numérique et sera l’interlocuteur privilégié de votre entreprise. Nous formons et guidons l’ensemble des utilisateurs.

La dématérialisation de vos documents à court ET à long terme vous apportera de nombreux avantages (gain de temps, économies de traitement administratif, support multi-interface, travail en extérieur).

Pour dématérialiser vos documents de manière simple et intuitive Méditerranée Bureautique est la solution qu’il vous faut !

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Chorus Pro obligatoire pour les TPE et fournisseurs du secteur public

La dernière étape au 1er janvier 2020 pour les petites entreprises.

Changement en vue pour les très petites entreprises, les micros-entreprises qui fournissent des prestations ou vendent des biens à destination du secteur public (État, collectivités locales, hôpitaux, établissements publics). À compter du 1er janvier 2020, la transmission des factures sous forme dématérialisée sur le portail Chorus Pro devient obligatoire pour les petites structures de moins de 10 salariés, une disposition qui s’applique depuis janvier dernier pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés), depuis 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5.000 salariés) et depuis 2017 pour celles de plus de 5.000 salariés. À compter de 2020 toutes les entreprises seront dans l’obligation de le faire, même celles avec moins de 10 salariés.

Notre solution de dématérialisation permet de faciliter l’envoi des factures électroniques via Chorus Pro de façon automatique.

Avec cette solution vous pourrez gérer la dématérialisation et l’envoi de vos factures sur une seule interface.

√   Lecture et classement automatique des documents

√  Gestion des droits d’accès et d’envoi des factures

√  Extraction automatique des données de facturation obligatoire dans Chorus Pro

√  Signature électronique des factures avec un certificat RGS

√  Transmission sécurisée et preuve de dépôt

√  Archivage à valeur probante

Au plus tard au 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises.

Si vous n’utilisez pas encore la facturation électronique cette étape vous permettra d’accéléré votre transformation digitale et ce en respectant les restrictions légales. Cela permettra aussi d’améliorer votre productivité en fluidifiant vos processus de distribution des factures clients.

Selon le magazine le Monde il faut savoir « que le 6 juin dernier la France, parmi douze États membres de l’union européenne ont reçu une lettre de mise en demeure pour non-conformité envers la directive relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. »

C’est l’occasion de moderniser vos processus !

Il n'y a que des avantages à utiliser la facturation électronique notre solution de dématérialisation.

√  Les échanges simplifiés

√  Des meilleurs délais de traitement et de paiement

√  Une conformité aux contraintes fiscales

√  Un suivi de la réception du document par le destinataire

Prenez 30 secondes pour découvrir l’interfaçage de Zeendoc vers Chorus Pro.       

Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation

Les avantages et les inconvénients de la dématérialisation

Les avantages :

          •   Gain de place

Le premier avantage de la dématérialisation est sur le plan logistique, en effet grâce à notre solution vos documents seront tous au même endroit et accessible avec une connexion internet, ce qui entraine bien évidement un gain d’espace grâce au stockage numérique.

          •   L’accessibilité des données

La dématérialisation des documents dans une entreprise offre la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en ayant seulement une connexion internet. Cela permet aux clients, fournisseurs, experts-comptables d’éviter les déplacements et d’économiser les coûts liés.

L’accessibilité au document ou à l’information se fait en quelques clics !

          •   La traçabilité informatique des documents

L’intelligence d’un système de gestion électronique de documents accroît la productivité des collaborateurs, chaque information est disponible en temps réel.

La transmission de l’information n’est plus un problème, les boîtes mails ou autres canaux d’envoi ne sont pas saturés.

Le classement des documents est aussi un avantage considérable de la dématérialisation, en effet avec cette solution vos documents seront classés par catégories, vous ne pourrez plus les égarés !

La dématérialisation accélère ainsi un ensemble d’activités coordonnées, en apportant en plus de cela une traçabilité des documents, avec un historique détaillé.

          •   Un archivage numérique à valeur légale

Les documents sont protégés et sécurisés sous une appellation « pdfa » et ne peuvent être modifiés.

          •   Empreinte écologique

L’écologie est un des sujets qui préoccupent le plus l’esprit des personnes de nos jours. Nous voyons apparaitre de plus en plus des pratiques dîtes à faible « empreinte écologique », mais qu’en est-il pour les pratiques écologiques des entreprises ?

La dématérialisation va permettre aux entreprises de réduire leur empreinte écologique, le papier sera moins présent dans les locaux ce qui engendrera une diminution du besoin de personnel d’archivage ainsi que des locaux prévus à cet effet.

Une diminution de la consommation de papier va permettre aux entreprises de réduire les dépenses et donc permettra de faire de réelles économies à court ou moyen terme.

          •   La sécurité des données

Avec notre outil de dématérialisation des documents, les données dîtes sensibles ou concernant les informations du personnel sont sécurisées, cet outil répond aux réglementations RGPD.

Les inconvénients :

          •   L’investissement

Le passage du papier au digital est un investissement à long terme, qui après coût apportera plusieurs gains cités ci-dessus. L’investissement financier est un des inconvénients de la dématérialisation même si ce nouveau mode de fonctionnement peut paraitre couteux il est avantageux dans de nombreux points.

          •   La résistance face aux changements

La résistance est inévitable, certaines personnes dans votre entreprise seront habituées à avoir une certaine façon de travailler et ne souhaiteront pas en changer. Nous sommes aussi présents pour vous accompagner dans cette démarche et ce nouveau mode de fonctionnement.

 

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